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会议提案征集与筛选制度

引言：随着组织规模的扩大和业务复杂性的提升，会议提案的有效征集与筛选成为提升决策效率的关键环节。本制度旨在建立一套系统化的提案管理流程，确保提案的质量与可行性，强化组织资源的合理分配。通过明确部门职责、规范工作流程、设定权限与决策机制，以及引入绩效评估与激励机制，本制度致力于实现提案管理的标准化、透明化与高效化。适用范围涵盖所有部门提出的业务改进、技术创新及战略发展相关提案。核心原则强调公开、公平、公正，确保优秀提案得到优先支持，同时强化跨部门协作与风险控制，为组织的持续发展提供有力支撑。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度由提案管理部负责实施，该部门在公司组织架构中扮演核心协调者角色，负责提案的收集、筛选、评估与跟踪。提案管理部需与各部门保持紧密协作，确保提案来源的广泛性及执行的可落地性。同时，该部门需与财务部、人力资源部等关键部门联动，共同制定资源分配与绩效考核标准。与其他部门的协作关系以项目制为基础，通过定期会议和联合工作组实现信息共享与问题解决。

（二）核心目标：短期目标包括建立提案收集渠道、完善筛选标准，并在六个月内实现提案响应率提升至80%。长期目标则聚焦于构建提案与战略目标的关联体系，通过持续优化流程，使提案贡献度占年度创新预算的30%以上。目标设定与公司战略紧密挂钩，例如，所有提案需符合年度业务规划方向，优先支持与数字化转型、市场拓展相关的建议。通过量化指标与战略指标的协同，确保提案管理支持组织的整体发展方向。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：提案管理部下设三级架构，包括总监、主管及专员。总监向公司高管汇报，主管负责提案分类与初步筛选，专员负责数据录入与流程跟踪。汇报关系上，总监对所有提案的最终决策拥有审核权，主管需向总监定期汇报筛选进展，专员则直接向主管汇报工作。关键岗位职责边界明确，例如，财务部对接专员负责预算评估，技术部对接主管负责可行性分析，确保跨职能协作的精准性。

（二）人员配置：部门初期编制为X人，包括总监1名、主管X名、专员X名。人员编制需根据提案数量动态调整，每年通过绩效考核决定人员增减。招聘需重点考察行业经验与逻辑分析能力，晋升机制基于年度绩效与岗位匹配度，轮岗机制则要求专员在两年内至少参与X个提案的全流程管理，以培养综合能力。所有岗位需通过内部培训确保对提案管理制度的理解，新员工入职需完成X小时专项培训。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：提案征集采用线上线下结合方式，线上通过内部系统提交，线下设置专用邮箱。提案提交后，专员需在X个工作日内完成初步分类，主管进行格式与完整性审查，符合标准的提案进入评估阶段。评估流程分三级：部门负责人初审、跨部门专家评审、高管终审。例如，采购类提案需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，确保决策的层次性与合理性。流程节点包括项目启动会（提案人阐述）、中期评审（技术可行性分析）、结项验收（效果评估），每个节点需形成书面记录。

（二）文档管理：所有提案文件需遵循统一命名规则，格式为“年份-部门-提案类型-编号”，例如“202X-技术部-优化方案-001”。文件存储于加密服务器，访问权限分级：普通提案由专员管理，评审中提案由主管调阅，已决策提案仅总监可调阅。会议纪要需使用标准化模板，包括提案摘要、讨论要点、决策事项，提交时限为会议结束后X小时内。报告模板分为月度进展报告、季度评估报告，需明确量化指标与文字说明，提交时限分别为次月X日与次季度X日。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：部门负责人对部门内部提案拥有初审权，财务部对预算类提案有否决权，CEO对所有重大提案拥有最终决策权。紧急决策流程适用于突发事件，如供应链中断或技术危机，可由提案管理部牵头成立临时小组，直接向CEO汇报并执行，事后需补办审批手续。授权范围通过授权书形式明确，每年更新一次，确保权责清晰。

（二）会议制度：例会频率包括周例会（部门内部提案讨论）、季度战略会（跨部门提案评审），参与人员根据提案类型动态调整。决策记录需形成会议纪要，明确责任人及完成时限，例如决议“优化系统需在X月X日前完成方案提交”，责任人需在24小时内通过内部系统确认接收。执行追踪通过进度看板实现，专员每周更新状态，主管每月汇总报告，确保决议落到实处。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：设定KPI包括提案采纳率、实施效果、跨部门协作满意度，评估周期为月度自评与季度上级评估。例如，销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分，提案管理部则根据提案质量与流程效率进行综合评价。评估结果用于资源分配与员工发展，如采纳率超标的部门可获额外创新预算。

（二）奖惩措施：奖励机制包括奖金、晋升机会及公开表彰，超额完成目标的团队可