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机关单位办公设备管理使用条例.docx

机关单位办公设备管理使用条例

第一章总则

第一条为规范机关单位办公设备的配置、使用、维护和处置，提高设备使用效益，保障工作正常有序开展，降低行政运行成本，确保信息安全与保密，根据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本条例。

第二条本条例所称办公设备，是指机关单位为保障日常办公需要所配备的各类硬件设备，主要包括计算机（台式机、笔记本电脑）、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、碎纸机、电话机、移动存储设备（U盘、移动硬盘等）以及其他与办公相关的电子设备和通用设备。

第三条本条例适用于本机关单位所有部门及全体工作人员。任何部门和个人在涉及办公设备的相关活动中，均须遵守本条例规定。

第四条办公设备管理遵循以下基本原则：统一规划、保障急需、合理调配、注重效益、安全保密、责任到人。

第二章管理机构与职责

第五条机关单位办公室为本单位办公设备的统一管理部门，负责办公设备的统筹规划、制度制定、采购审核、登记建档、调配处置、监督检查等工作。

第六条各部门为办公设备的直接使用和保管部门，应指定专人（可兼职）负责本部门办公设备的日常管理工作，包括设备领用、登记、使用指导、日常保养、故障报告及本部门设备台账的维护。

第七条财务部门负责办公设备采购经费的审核与保障，以及固定资产账目登记与管理。

第八条信息技术部门（或指定技术支持人员）负责办公设备的技术支持，包括设备选型咨询、安装调试、软件配置、故障维修、数据备份与恢复、信息安全技术保障等。

第三章设备配置与采购

第九条办公设备配置应根据工作需要、人员编制和经费预算，按照勤俭节约、适度超前的原则进行。配置标准由办公室会同财务及相关业务部门另行制定，并根据实际情况适时调整。

第十条各部门因工作需要新增或更新办公设备时，应向办公室提交书面申请，详细说明设备名称、规格型号、数量、预估单价、主要用途及必要性。办公室对申请进行审核，符合配置标准的，按规定程序报批后组织采购；不符合标准的，应向申请部门说明理由或提出调整建议。

第十一条办公设备采购应严格执行国家及本单位关于政府采购的相关规定，坚持公开、公平、公正的原则，通过规定的采购方式进行。大宗或贵重设备采购前，应进行充分的市场调研和可行性论证。

第十二条采购的办公设备到货后，由办公室组织使用部门、信息技术部门及相关人员共同进行验收。验收合格后，方可办理入库、登记和领用手续。验收不合格的，由采购人员负责办理退换货事宜。

第四章设备使用与维护

第十三条工作人员领用办公设备时，应在《办公设备领用登记表》上签字确认，明确使用人和保管责任。设备使用人对所领用设备的安全、完整和正常使用负直接责任。

第十四条办公设备应专机专用，严禁挪作私用或外借。因特殊工作需要外借的，须经部门负责人同意并报办公室批准，明确借用期限、责任人及归还要求，并办理借用登记手续。

第十五条使用人员应熟悉所使用设备的性能和操作规程，正确、规范操作。严禁违规操作或野蛮使用，以免造成设备损坏或数据丢失。不熟悉操作的，应向信息技术部门或设备管理员咨询。

第十六条计算机等信息设备使用应遵守国家信息安全管理规定，安装必要的安全防护软件，定期更新病毒库和操作系统补丁。严禁安装与工作无关的软件，严禁访问非法网站，严禁传播不良信息。

第十七条办公设备应保持清洁、干燥、通风的使用环境。使用人员应做好设备的日常清洁和保养工作，定期擦拭，防止灰尘、水、食物等进入设备内部。

第十八条设备发生故障或损坏时，使用人员应立即停止使用，及时向本部门设备管理员或办公室报告，并说明故障现象及可能原因。由办公室通知信息技术部门或联系专业维修机构进行检修。严禁个人擅自拆卸、维修或请非专业人员维修。

第十九条打印机、复印机等耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等）的领用和更换，由各部门设备管理员统一向办公室申领，办公室根据实际需要进行配发。鼓励节约使用耗材，减少浪费。

第五章设备保管与处置

第二十条各部门应建立本部门办公设备台账，详细记录设备名称、型号、序列号、采购日期、价值、领用日期、使用人、存放地点、维修记录、现状等信息，并定期与办公室的总台账进行核对。

第二十一条办公设备的存放应安全可靠，防止被盗、被抢、损坏或丢失。下班前应关闭设备电源，锁好门窗。笔记本电脑、移动存储设备等便携设备，使用后应妥善保管，随身携带或存入保险柜。

第二十二条工作人员调动、离职、退休或调离本部门时，必须办理所使用办公设备的交接手续，经部门负责人和办公室确认无误后方可办理相关人事手续。

第二十三条办公设备因使用年限过长、性能下降无法满足工作需要，或损坏严重、维修费用过高无维修价值的，可申请报废处置。报废申请由使用部门提出，经办公室、信息技术部门技术鉴定和财务部门审核后，按固定资产报废程序报批。