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办公室文档归档与管理流程标准

一、总则

1.1目的与意义

为规范办公室文档管理工作，提高文档处理效率，确保信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥文档在日常办公及决策支持中的作用，特制定本标准。本流程旨在为办公室各类文档（包括纸质文档与电子文档）的产生、流转、归档、保管、利用及销毁等环节提供统一、规范的操作指引。

1.2适用范围

本标准适用于本单位所有部门及员工在日常办公活动中形成的，具有查考、利用价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。凡涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密的文档，除遵守本标准外，还应严格执行相关保密规定。

1.3基本原则

文档归档与管理工作应遵循以下原则：

*统一管理原则：各类文档均应由指定部门或专人负责集中统一管理，确保管理的系统性和规范性。

*及时准确原则：文档应在规定时间内完成整理、归档，确保内容真实、信息准确、要素齐全。

*规范有序原则：文档的分类、命名、编号、装订、存储等环节均应遵循统一规范，便于检索与利用。

*安全保密原则：严格执行保密制度，采取必要措施防止文档信息泄露、丢失、损毁或被篡改。

*便于利用原则：在安全保密的前提下，建立便捷的文档检索和利用机制，满足工作需求。

二、文档分类与命名规范

2.1文档分类

文档分类应遵循科学性、系统性、可扩展性原则，根据本单位实际情况，可按以下维度进行划分：

*按内容性质：如行政管理类、业务经营类、人力资源类、财务会计类、法务合规类、技术研发类等。

*按形成部门：如总经理办公室、财务部、市场部等。

*按文档形式：如合同协议、报告、通知、会议纪要、函件、统计报表等。

*按密级程度：如绝密、机密、秘密、内部公开、公开。

各单位应根据自身业务特点，制定详细的《文档分类表》，明确各级分类的名称、代码及涵盖范围，并保持相对稳定。分类体系应避免过度细分导致体系臃肿，或划分过粗而失去分类意义。

2.2文档命名规范

为确保文档易于识别和检索，所有文档在形成之初即应进行规范命名。命名应能反映文档的核心内容、形成时间、作者或部门等关键信息。建议命名规则如下：

*构成要素：通常可包括“部门/项目-年份-文档类型-主题-序号”等要素，具体组合方式可根据实际需要确定。

*命名规则：

*部门/项目名称使用规范简称。

*年份采用完整的四位数字表示。

*文档类型使用统一的规范术语，如“会议纪要”、“请示报告”、“合同”等。

*主题应简明扼要，概括文档核心内容。

*序号用于区分同批次、同类型的文档。

*要素之间可使用下划线“_”或短横线“-”等符号分隔，以保证清晰度。

*示例：“总经办-2023-会议纪要-年度工作部署-01”、“市场部-2023-报告-第二季度营销分析”。

电子文档的命名还应注意避免使用系统不兼容的特殊字符。

三、文档归档流程

3.1归档范围

凡是本单位在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的各类文档材料，均属于归档范围。具体包括：

*上级机关颁发的需本单位贯彻执行的文件材料。

*本单位发布的正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等。

*本单位与外部单位签订的合同、协议、意向书等。

*本单位重要的会议材料、调研材料、统计报表。

*反映本单位历史沿革、重要活动的声像材料、实物等。

*其他具有保存价值的文档材料。

3.2归档时间

*定期归档：对于日常办公中形成的、办理完毕的一般性文档，应在次月初或每季度末整理归档。

*即时归档：对于重要的、具有长远保存价值的文档，如合同、重大决策文件等，在办理完毕后应立即归档。

*专项归档：对于临时性工作、专项活动形成的文档，在工作或活动结束后一个月内整理归档。

3.3归档要求

*齐全完整：归档的文档材料应齐全、完整，正文、附件、审批件、修改稿等相关材料应一并归档。

*真实准确：归档的文档材料必须是办理完毕的正式文本，内容真实可靠，手续完备。

*规范整理：归档前应对文档进行系统整理，去除重复、过时、无价值的材料。

*符合格式：纸质文档应使用规定规格的纸张，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔（易褪色）书写。电子文档应保证其可读性和完整性，注明文件格式。

3.4归档步骤

1.收集：各部门或经办人将应归档的文档材料收集齐全。

2.鉴别：对收集的文档材料进行鉴别，判断其是否具有归档价值，剔除无需归档的材料。

3.分类：按照本单位制定的《文档分类表》对文档进行分类。

4.编号：根据分类体系和归档顺序，对文档进行编号，便于检索和管理。

5.著录：在档案管理系统或档案登记簿上对归档文档的主要信息（如文件名、编号、日期、作者、