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会议纪要模板及执行计划安排表

一、适用场景与价值

二、模板使用全流程指南

步骤1：会前准备——明确会议目标与框架

明确会议目的：确定本次会议需解决的问题（如项目进度同步、资源协调、决策制定等），避免议题发散。

收集会议基础信息：提前获取会议名称、时间、地点（线上/线下）、参会人员（主持人、记录人、核心参会人）、议程（建议提前1天同步给参会人）。

准备记录工具：可使用电子文档（如Word、在线协作文档）或纸质模板，提前创建“会议纪要”与“执行计划安排表”预留填写空间。

步骤2：会中记录——聚焦核心信息与共识

记录会议基本信息：按模板填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（缺席人员需注明原因）、列席人员（如有）。

按议程顺序记录要点：

发言要点：针对每个议题，记录关键发言人的核心观点（避免逐字记录，提炼关键词与结论），用“发言人+核心观点”格式（如“*经理：当前项目A已完成60%，需协调设计部本周内提供终版方案”）。

讨论过程：简要记录分歧点与共识方向（如“针对B问题，技术部建议优化流程，市场部建议增加资源，最终决定：优先优化流程，2周后评估效果”）。

决议事项：明确会议达成的结论（需具体、可执行，避免模糊表述，如“同意C方案，由*总监负责牵头落实”）。

标记“行动项”：对需后续执行的任务，实时标注“任务名称、负责人、初步截止时间”，便于会后整理执行计划。

步骤3：会后整理——核对信息与形成纪要

24小时内完成初稿：根据会议记录补充完整信息，保证决议事项、行动项无遗漏，语言简洁、逻辑清晰。

核对与确认：将初稿发给主持人及关键参会人核对，重点确认“决议内容”“负责人”“截止时间”等关键信息，保证准确无误。

正式分发：确认无误后，按公司规定分发（如邮件、企业群、OA系统），抄送所有参会人及相关协作部门，并注明“请相关人员按执行计划推进任务”。

步骤4：执行计划制定与动态更新

同步制定执行计划：基于会议纪要中的“行动项”，在“执行计划安排表”中细化任务内容，明确“任务名称、负责人、起止时间、交付成果、所需资源、当前状态”。

定期更新状态：负责人需按计划推进任务，每周/双周在执行计划表中更新“当前状态”（如“未开始、进行中、已完成、延期”），并注明延期原因（如“因D资源未到位，延期至X月X日”）。

闭环管理：任务完成后，负责人需提交交付成果（如文档、报告、演示稿），记录人同步更新执行计划表状态，形成“计划-执行-反馈-闭环”管理。

三、会议纪要与执行计划模板（含表格）

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目Q3启动会”

会议时间

例：2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）

主持人

*总

记录人

*专员

参会人员

经理、主管、专员、工程师（共8人）

缺席人员

*部长（因出差，已提前同步意见）

列席人员

*顾问（外部合作方）

会议议程

1.项目背景与目标回顾；2.当前进度汇报；3.跨部门资源协调；4.下阶段计划确认

表2：会议纪要内容表

议题

讨论要点与发言记录

决议事项

项目背景与目标回顾

经理：项目核心目标是Q3完成产品MVP上线，当前需求调研已结束，进入开发阶段。顾问：建议重点关注用户核心功能优先级，避免scope蔓延。

确认项目核心目标为“Q3完成产品MVP上线，覆盖核心用户场景”，按原计划推进。

当前进度汇报

工程师：前端开发完成40%，后端接口已完成60%，因测试环境资源不足，进度滞后5天。主管：测试环境预计本周五恢复，需协调开发部优先修复阻塞问题。

1.测试部主管负责协调资源，保证周五18:00前恢复测试环境；2.开发部工程师牵头，优先修复阻塞型bug，本周六前完成。

跨部门资源协调

专员：设计部需提供UI终稿，目前仅完成60%，影响前端开发进度。经理：设计部需增派1名设计师，本周三前提交剩余页面稿。

设计部*部长负责增派资源，保证X月X日前完成所有UI终稿并提交开发部。

下阶段计划确认

主管：下周启动第一轮内部测试，需市场部配合准备10名种子用户。专员：种子用户招募方案已制定，需*经理确认。

1.市场部专员负责X月X日前确认种子用户名单并完成培训；2.开发部经理负责X月X日前完成测试版本搭建。

表3：执行计划安排表

任务名称

负责人

起止时间

截止时间

交付成果

所需资源

当前状态

备注

恢复测试环境

*主管（测试部）

X月X日-10月X日

10月X日18:00

测试环境可用报告

服务器权限、运维支持

进行中

需提前1天通知开发部联调

修复阻塞型bug

*工程师（开发部）

X月X日-10月X日

10月X日24:00

bug修复清单及测试报告

测试环境、开发工具

未开始

优先处理影响核心功能的bug

完成UI终稿