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企业员工劳动合同管理流程手册

前言

劳动合同是企业与员工之间确立劳动关系、明确双方权利和义务的法律文书，是维护双方合法权益的基石。规范、严谨的劳动合同管理，不仅是企业人力资源管理水平的体现，更是防范用工风险、构建和谐劳动关系、保障企业稳健运营的关键。本手册旨在为企业提供一套系统、实用的劳动合同管理操作指引，涵盖从合同订立前的准备到合同终止后的相关事宜处理，以期帮助企业实现劳动合同管理的制度化、规范化和精细化。

本手册适用于企业所有与员工劳动合同相关的管理活动，全体人力资源从业人员及各级管理人员均应熟悉并严格遵照执行。

第一章劳动合同订立前的准备与风险防范

在正式与员工订立劳动合同之前，充分的准备工作是确保后续用工合规的第一道防线。

1.1岗位需求确认与录用条件明确

人力资源部门应根据企业发展战略和部门用人需求，会同用人部门共同确认拟招聘岗位的职责、任职资格、工作条件及薪酬范围。更为重要的是，需清晰、具体地设定录用条件，录用条件应具有客观性、可衡量性，并与岗位要求紧密相关，这将是后续试用期考核及可能发生的解除劳动合同的重要依据。

1.2员工背景调查与入职审查

在发出录用通知前，应对拟录用员工的身份信息、学历学位、工作经历、职业资格、与前单位解除劳动关系证明等关键信息进行核实。对于特殊岗位，必要时可进行更深入的背景调查，以确保信息的真实性，避免因员工提供虚假信息而导致后续劳动合同无效或引发纠纷。同时，应要求员工如实填写入职登记表，并对所提供信息的真实性作出书面承诺。

1.3劳动合同文本的准备与审核

企业应根据《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，并结合自身实际情况，制定标准的劳动合同文本。合同文本应至少包含法定必备条款，如用人单位信息、劳动者信息、劳动合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。对于岗位说明书、薪酬福利制度、绩效考核制度、员工手册等重要规章制度，可作为劳动合同的附件，或在合同中明确约定其效力。劳动合同文本在正式使用前，建议经过企业法务部门或专业律师的审核，确保其合法合规。

第二章劳动合同的订立与签署

劳动合同的订立与签署是确立劳动关系的核心环节，必须严格遵循法定程序和要求。

2.1合同订立的时间要求

企业应在用工之日起一个月内与员工订立书面劳动合同。若自用工之日起超过一个月未满一年未与员工订立书面劳动合同，企业将面临支付双倍工资的法律风险；满一年未订立的，将视为双方已订立无固定期限劳动合同。

2.2合同条款的沟通与确认

在员工签署劳动合同前，人力资源部门应就合同条款向员工进行必要的解释和说明，确保员工充分理解合同内容。特别是关于工作内容、工作地点、劳动报酬、试用期、服务期、竞业限制等核心条款，应与员工达成明确一致。员工对合同条款有疑问的，应予以耐心解答；员工提出修改意见的，双方应本着平等自愿、协商一致的原则进行协商。

2.3劳动合同的签署规范

劳动合同应由员工本人亲笔签署，企业方应由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖企业公章。签署日期应明确。合同文本一般一式两份，企业与员工各执一份，并由员工签署《劳动合同签收单》，以证明其已领取合同文本。对于特定岗位或情况，可根据需要增加合同份数，如用于办理社保、公积金等手续。

2.4试用期的约定与管理

试用期应包含在劳动合同期限内，且不得单独约定试用期合同。劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。试用期内，企业也应依法为员工缴纳社会保险。

第三章劳动合同的履行与变更

劳动合同的履行是劳动关系存续的主要阶段，而变更是应对内外部环境变化的必要手段。

3.1合同履行的基本原则

企业与员工均应按照劳动合同的约定，全面、诚信地履行各自的义务。企业应按时足额支付劳动报酬，提供必要的劳动条件和劳动保护，保障员工的休息休假权利；员工应遵守企业的规章制度，认真履行工作职责。

3.2劳动报酬的支付管理

企业应严格按照劳动合同约定的工资标准、支付周期和支付方式，按时足额向员工支付劳动报酬，不得克扣或无故拖欠。工资支付记录应至少保存二年备查。涉及加班工资、绩效奖金、津贴补贴等的计算和支付，应符合国家相关法律法规及企业规章制度的规定。

3.3工作内容与工作地点的变更

因生产经营需要或员工个人能力等原因，确需变更员工工作内容或工作地点的，企业应与员工协商一致。变更应采用书面形式，并签订《劳动合同变更协议书》，作为原劳动合同的附