行业的合同审查与审批管理工具.docxVIP

行业通用合同审查与审批管理工具模板

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业及组织在日常运营中涉及的外部合作合同管理，包括但不限于：采购与供应链合同（原材料采购、设备采购等）、服务外包合同（技术服务、咨询服务、劳务外包等）、合作项目合同（联合研发、市场推广合作等）、租赁合同（办公场地、设备租赁等）、销售合同（产品销售、服务销售等）。通过标准化流程，保证合同条款合规、权责清晰，降低法律风险与运营争议，提升合同管理效率。

二、标准化操作流程

1.合同发起与资料准备

发起主体：业务部门负责人或合同经办人（如主管、专员）根据合作需求发起合同流程。

提交材料：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖公章）；

合同草案（需明确合作内容、双方权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

相关附件（如技术协议、补充说明、招投标文件等，若有）。

系统录入：通过企业OA系统或合同管理平台，填写《合同基本信息表》（含合同名称、合作方、合同类型、涉及金额、预计履行期限等），并上述材料，提交至业务部门负责人初审。

2.业务部门初审

审查重点：

合作内容是否符合业务目标，是否满足实际需求；

合同金额、付款方式、交付标准等商务条款是否与谈判结果一致；

合作方履约能力初步评估（如过往合作记录、资质等级等）。

输出结果：

若初审通过，在系统中签署“初审意见”，并流转至法务部门；

若需修改，标注具体修改意见，退回经办人补充完善后重新提交。

3.法务部门审查

审查重点：

主体合法性：合作方是否为合法存续的法人/组织，签约人是否具备有效授权；

条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；

权责明确性：双方权利义务是否对等，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确；

风险防控：知识产权、保密条款、不可抗力等特殊条款是否完善，是否存在潜在法律风险（如格式条款不公平）。

输出结果：

出具《合同审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并逐条说明修改建议；

对于重大风险合同（如标的额超过*万元、涉及核心业务），需组织法务、业务、财务部门联合评审。

4.财务部门会签（涉及费用支出的合同）

审查重点：

合同金额是否在预算范围内，付款条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；

税费承担方式是否清晰，发票类型（增值税专用发票/普通发票）是否符合财务要求；

资金安排是否与企业现金流状况匹配，是否存在支付风险。

输出结果：

签署财务会签意见，确认金额与支付条款合规后，流转至审批领导；

若涉及预算调整，需同步提交预算变更申请。

5.领导审批

审批权限划分：

金额≤万元：由部门负责人及分管领导（总）审批；

万元＜金额≤万元：需总经理（*总）审批；

金额＞*万元或重大战略合同：需提交董事会/决策委员会审批。

审批重点：

合同是否符合公司战略发展方向；

合作方与公司合作的长期价值与风险；

审批流程是否完整，前置环节意见是否落实。

输出结果：

审批通过后，在系统中签署“审批同意”，进入签署环节；

审批不通过，注明理由并退回至发起部门。

6.合同签署与用印

签署准备：

法务部门根据审批通过的版本，最终校对合同文本，保证与审查意见一致；

办理用印申请，提交至行政/公章管理部门。

签署规范：

合同需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章）；

多页合同需加盖骑缝章，每页小签或盖章确认；

电子合同需通过合法第三方平台签署，保证签署过程可追溯。

文件归档：签署完成后，合同原件（含附件）由行政部统一归档，扫描件同步至合同管理系统，保证电子与纸质档案一致。

7.合同履行与跟踪

责任部门：业务部门为合同履行第一责任人，需定期跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款到账等）。

异常处理：若合作方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据（如验收报告、沟通记录），书面告知法务部门，启动争议解决程序（协商、仲裁或诉讼）。

履行完成：合同到期或义务履行完毕后，业务部门需提交《合同履行总结报告》，说明履约结果，并归档至合同管理系统。

三、核心工具模板

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

合作方名称（甲方/乙方）

合同类型（采购/服务/合作等）

涉及金额（元）

币种

履行期限

经办人

业务部门

提交日期

模板2：合同审查意见书

合同编号

合同名称

审查部门

审查人

审查日期

审查内容

具体意见

修改建议

主体资格

商务条款

法律条款

其他条款

审查结论：□通过□修改后通过□不通过（需说明理由）

审查人签字：

部门负责人签字：

模板3：合同审批流程表

审批环节

责任部门/人

职责

时限要求

输出文档

发起

业务部门

提交合同草案及资料

1个工作日

合