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企业日常采购成本控制管理模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的采购部门，用于规范日常采购流程、控制采购成本、提升采购效率。具体使用场景包括：

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、设备耗材等计划性采购；

非经常性采购：如新项目启动、临时应急采购等；

成本优化项目：针对高成本品类开展专项降价或供应商整合；

采购流程标准化：统一采购部门操作规范，避免流程漏洞导致的成本浪费。

通过使用本模板，企业可实现采购全流程透明化管理，降低采购成本5%-15%，同时提升采购决策的科学性和供应商合作稳定性。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与提报

操作目标：明确采购需求，避免盲目采购导致的成本浪费。

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购专员*。

操作步骤：

需求部门根据工作计划或实际消耗，填写《采购需求申请表》（见表1），注明物料名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期及预算上限。

需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，重点核查数量是否与历史消耗匹配、预算是否符合成本控制目标。

采购专员接收需求后，对照《物料标准库》（已建立物料编码、规格、常用供应商等信息的数据库）核对需求信息，若存在规格模糊或数量异常，需与需求部门沟通确认。

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人、采购专员签字确认）。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选优质供应商，保证物料质量与成本可控。

责任主体：采购专员、采购经理、质量部门（如需）。

操作步骤：

初步寻源：采购专员通过企业供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道，收集3-5家潜在供应商信息，记录其资质、产能、主营品类、合作案例等。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证）、产品检测报告等，采购专员审核资质有效性，剔除不符合要求的供应商。

现场评估（针对关键物料）：采购经理组织质量、技术部门人员对供应商进行现场考察，评估其生产环境、工艺水平、品控流程及供货稳定性，填写《供应商现场评估表》。

确定候选供应商：结合资质审核与现场评估结果，选择2-3家供应商作为候选，纳入《合格供应商名录》。

输出成果：《合格供应商名录》（定期更新，每季度复核一次）。

（三）询价与比价

操作目标：通过多方比价获取最优采购价格，保证成本合理性。

责任主体：采购专员、成本会计、采购经理*。

操作步骤：

向候选供应商发送《询价单》（注明物料规格、数量、交货期、付款条件等要求），要求其在2个工作日内提供报价单。

收集报价后，采购专员整理《询价比价表》（见表2），对比不同供应商的价格、质量、交货期、付款条件等指标，计算“综合性价比得分”（价格权重60%，质量权重20%，交货期权重10%，付款条件权重10%）。

若报价差异超过10%（或企业设定的阈值），采购专员需与供应商沟通价格构成，分析是否存在降价空间；必要时可邀请成本会计参与价格审核。

采购经理比价结果进行审批，确定最终合作供应商。

输出成果：《询价比价表》（附供应商报价单及沟通记录）。

（四）采购订单执行

操作目标：规范订单签订与履约过程，避免合同风险与交付延误。

责任主体：采购专员、法务部门（如需）、仓库管理员。

操作步骤：

采购专员根据比价结果，与供应商签订《采购订单》（见表3），明确物料信息、价格、数量、交货时间、质量标准、违约责任等条款，重大订单需经法务部门审核。

订单签订后，采购专员将订单复印件抄送仓库、财务部门，并录入采购管理系统，实时跟踪订单状态。

供应商发货后，采购专员核对到货通知单与订单信息，协调仓库管理员按“先检验后入库”原则收货：仓库核对物料数量、规格，质检部门进行质量抽检（或全检），合格物料办理入库，不合格物料则启动退换货流程。

财务部门根据入库单、采购发票及合同条款安排付款，采购专员定期跟进供应商回款情况，保证合作稳定。

输出成果：《采购订单》《入库单》《质检报告》。

（五）成本核算与分析

操作目标：统计采购成本数据，识别成本优化空间，为后续采购决策提供依据。

责任主体：成本会计、采购专员、采购经理*。

操作步骤：

成本会计每月收集采购数据（物料采购价格、数量、运输费用、质检成本等），按物料类别、供应商维度汇总，编制《采购成本月度汇总表》（见表4）。

采购专员对比实际采购成本与预算成本、历史成本，分析差异原因（如市场价格波动、供应商更换、需求量变化等），形成《成本差异分析报告》。

采购经理组织月度成本分析会，邀请需求部门、财务部门参与，重点讨论：

高成本物品的降价可行性；

替代物料的开发与应用；

供应商履约问题导致的隐性成本（如延迟交货导致的停工损失）。

根据分析结果，制定《成本优化行动计划》（如与供应商重新谈判价格、调整采购批量等），并跟踪落实效果。

输出成果：《采购成本月度汇总表》《成本差