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多部门联合项目建设会议纪要范本

会议名称：[项目具体名称]建设启动暨协调会议

会议时间：XXXX年X月X日(星期X)上/下午X:XX-X:XX

会议地点：[公司会议室名称或线上会议平台及会议号]

主持人：[主持人姓名]([主持人部门/职务])

参会人员：

[部门A]：[姓名1]、[姓名2]

[部门B]：[姓名3]、[姓名4]

[部门C]：[姓名5]

(按部门或职务排序，可根据实际情况调整)

缺席人员及原因：

[姓名6]([部门/职务])：[具体原因，如：因公外出、病假等]

记录人：[记录人姓名]([记录人部门/职务])

一、会议议题

1.明确[项目具体名称]的背景、目标及重要性。

2.讨论并确定项目初步组织架构、各部门职责分工。

3.审议项目初步时间计划及关键里程碑。

4.初步识别项目风险及所需核心资源支持。

5.确定项目后续沟通机制及下次会议安排。

二、会议主要内容与决议

(一)项目背景与目标再确认

主持人[主持人姓名]首先对[项目具体名称]的立项背景进行了简要回顾，强调了该项目对于[公司战略目标/业务发展/提升效率等方面]的重要性。随后，项目发起部门代表[姓名X]详细阐述了项目的核心目标：

*短期目标：[例如：在X季度前完成XX系统的初步搭建并试运行]

*中期目标：[例如：实现XX业务流程的线上化，提升XX效率X%]

*长期目标：[例如：构建XX核心能力，支撑公司XX领域的持续发展]

讨论要点：各部门代表就目标的清晰度和可实现性进行了简短讨论。[部门D]代表提出[具体疑问或建议]，经解释和澄清后，各方对项目总体目标达成一致理解。

决议：一致确认项目核心目标及阶段性里程碑，后续将在项目章程中予以明确。

(二)项目组织架构与职责分工

针对项目的跨部门特性，与会人员重点讨论了项目组织架构及各部门职责。

*提议设立项目领导小组，由[高层领导姓名]担任组长，[主持人姓名]担任副组长，负责项目整体决策与资源协调。

*提议成立项目执行组，由各相关部门选派骨干人员组成，负责项目具体实施。[部门A]的[姓名Y]被推荐为项目执行组组长，负责日常项目管理与进度跟踪。

各部门初步职责分工如下（需进一步细化）：

*[部门A]：负责项目整体规划、需求分析、方案设计及[具体模块1]的开发/实施。

*[部门B]：负责提供[具体业务领域]的需求支持、用户测试及最终验收，并配合数据迁移工作。

*[部门C]：负责项目所需[硬件/网络/安全]环境的搭建与维护，提供技术支持。

*[部门E]：负责项目预算的审核、成本控制及相关采购流程支持。

*[其他部门]：[简述其在项目中的角色和主要职责]

讨论要点：关于[某项具体职责]的归属，[部门F]与[部门G]代表进行了深入沟通，最终明确了以[部门F]为主导，[部门G]提供协助的协作方式。

决议：

1.原则通过项目组织架构提议，项目执行组组长[姓名Y]牵头，一周内完成项目执行组成员的最终确认及职责分工明细文档。

2.项目章程（含组织架构、核心职责）由[姓名Y]负责草拟，提交项目领导小组审批。

(三)项目初步时间计划与里程碑

项目执行组组长[姓名Y]根据项目目标，初步提出了项目的时间规划：

*第一阶段（X月X日-X月X日）：需求调研与分析，完成需求规格说明书。

*第二阶段（X月X日-X月X日）：方案设计与评审，完成详细设计文档。

*第三阶段（X月X日-X月X日）：[核心模块]开发/配置与单元测试。

*第四阶段（X月X日-X月X日）：系统集成测试与用户验收测试。

*第五阶段（X月X日-X月X日）：系统部署、培训与试运行。

*项目初步计划上线时间：XXXX年X月底。

讨论要点：各部门对时间节点的合理性进行了评估。[部门B]代表提出其部门在X月有[某项重要活动/常规工作高峰期]，可能影响资源投入，建议适当调整[某阶段]的起止时间或提前协调资源。

决议：

1.项目执行组根据本次会议意见，三天内修订并发布项目初步时间计划（含关键里程碑），明确各阶段交付物。

2.各部门需在收到计划后两天内，反馈本部门在关键节点上的资源保障能力及潜在风险。

(四)项目风险初步识别与资源需求沟通

与会人员围绕项目范围、时间、成本、质量、资源等方面，初步识别了以下潜在风险：

*需求变更风险：跨部门项目需求复杂，后期可能出现需求理解偏差或变更。

*资源冲突风险：部分关键岗位人员同时参与多个项目，可能导致投入不足。

*技术难题风险：[某项关键技术]的实现可能存在不确定性。

*部门协作风险：多部门协作