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采购代理业务内部监督管理制度

前言

采购代理业务作为现代市场体系中连接供需双方的重要桥梁，其规范运作与廉洁高效不仅关系到委托方的合法权益，更直接影响到采购代理机构自身的市场信誉与长远发展。为确保本机构采购代理业务严格遵循国家法律法规及行业规范，防范执业风险，提升服务质量与专业水平，强化内部监督机制势在必行。本制度旨在构建一套权责清晰、流程规范、措施得力、问责严格的内部监督管理体系，为采购代理业务的健康可持续发展提供坚实保障。

一、监督原则：坚守底线，明确导向

内部监督工作应始终遵循以下原则，确保监督的有效性与公正性：

1.依法依规原则：监督工作必须以国家现行的政府采购、招标投标等相关法律法规为根本遵循，确保监督行为本身的合法性与合规性。

2.客观公正原则：监督人员应秉持中立立场，以事实为依据，不受任何不正当因素干扰，客观评价业务行为。

3.全程覆盖原则：监督应贯穿于采购代理业务的全流程，包括项目承接、方案制定、文件编制、信息发布、开评标组织、合同备案、质疑投诉处理等各个环节，不留监督盲区。

4.预防与纠偏并重原则：注重事前预防、事中控制，及时发现并纠正潜在问题与偏差，同时对已发生的违规行为进行严肃处理，形成震慑。

5.保密与廉洁原则：监督人员应严格遵守保密纪律，不得泄露工作中接触的涉密信息；自身需恪守廉洁自律规定，杜绝以权谋私。

二、监督组织与职责：明确主体，落实责任

为确保监督工作落到实处，需明确监督主体及其相应职责，形成层级分明、责任到人的监督网络。

1.机构领导层：对本机构采购代理业务内部监督工作负总责，审批监督管理制度，听取监督工作汇报，对重大监督事项进行决策，保障监督资源投入。

2.监督管理部门（或指定牵头部门）：作为内部监督的日常执行机构，其主要职责包括：

*组织制定和修订内部监督管理制度及相关操作细则；

*统筹、协调、实施日常监督检查工作；

*受理并调查处理与采购代理业务相关的内部举报和投诉；

*对监督中发现的问题进行汇总、分析，并提出整改建议和处理意见；

*定期向机构领导层报告监督工作情况；

*组织开展对业务人员的廉洁从业和合规操作培训。

3.业务部门负责人：对本部门采购代理业务的合规性负直接管理责任，配合监督部门工作，组织落实本部门的问题整改，加强对本部门人员的日常管理与监督。

4.项目经办人及相关岗位人员：严格遵守各项规章制度，确保自身经办业务的合规性，主动接受监督，对发现的问题及时上报。

三、监督内容：聚焦关键，细化要点

内部监督应聚焦采购代理业务的关键环节和风险点，进行细致入微的检查与把控。

1.项目承接与委托代理协议管理监督：

*检查项目承接是否符合机构资质范围，是否存在超资质承接或违规转包、分包情况；

*审查委托代理协议的规范性、完整性，重点关注服务范围、收费标准、双方权利义务、违约责任等条款是否明确、合规。

2.采购需求与方案制定监督：

*监督采购需求的形成过程是否规范，是否符合国家政策及委托方实际需求，是否存在倾向性、歧视性内容；

*审查采购方式的选择是否符合法定条件和程序，采购实施方案是否科学合理。

3.采购文件编制与审核监督：

*检查招标文件（或谈判文件、询价通知书等）的编制质量，是否符合法律法规规定，是否完整、准确、规范，技术参数、评标标准等是否存在排他性或不合理限制；

*监督招标文件（或其他采购文件）的内部审核流程是否规范、有效执行。

4.采购信息发布监督：

*检查采购公告、资格预审公告、中标（成交）公告等信息的发布是否及时、准确、完整，发布媒介是否符合法定要求。

5.开评标（采购）过程监督：

*监督开评标（采购）场地、设施是否符合规定，程序是否规范；

*检查评标委员会（或谈判、询价小组）的组建是否合法合规，专家抽取过程是否规范；

*监督评审过程是否独立、客观、公正，是否存在干预评审的行为；

*检查开评标（采购）过程的记录是否完整、准确。

6.中标（成交）结果确定与合同管理监督：

*检查中标（成交）通知书发出的及时性与规范性；

*监督合同签订的及时性，合同内容是否与采购文件、中标（成交）结果一致，是否存在违法变更、签订“阴阳合同”等情况；

*关注合同履行情况的跟踪与反馈机制是否有效。

7.质疑、投诉与举报处理监督：

*检查对供应商质疑的处理是否符合法定时限和程序，答复是否合法、合规、有理有据；

*监督对涉及本机构的投诉、举报的处理是否及时、规范，配合相关部门调查是否积极。

8.档案管理监督：

*检查采购项目档案的收集、整理、归档、保管是否规范、完整，是否符合档案管理规定及保存期限要求。