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合同管理标准化文件存档与审核流程

一、适用场景与业务背景

在企业运营过程中，合同作为明确双方权利义务、规范商业行为的核心法律文件，其管理质量直接影响业务合规性、风险控制及运营效率。本标准化流程适用于以下场景：

日常业务合作：与供应商、客户、合作伙伴签署的采购合同、销售合同、服务协议等；

专项项目推进：如研发项目外包、工程建设、市场推广等专项合同的签署与管理；

合规审计需求：应对内外部审计、税务检查时，合同文件的完整性、合规性核查；

历史档案追溯：业务纠纷处理、续约谈判时，历史合同文本的调取与参考。

通过标准化流程，可解决合同管理中常见的“审核流程混乱、存档资料缺失、责任追溯困难”等问题，保证合同全生命周期管理规范、高效。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与准备

需求提出

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（含合作方背景、合作内容、预算金额、关键条款等），经部门负责人*经理审批后启动合同起草。

涉及跨部门合作的（如采购与技术部门联合），需提前召开需求对接会，明确双方权责。

合同起草

起草人根据《合同模板库》（参考国家示范文本及行业通用模板）拟定合同文本，明确以下核心要素：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；

核心条款（标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式）；

附件（技术参数、交付标准、验收流程等）。

特殊类型合同（如重大资产处置、知识产权合作），需同步准备《合作方案可行性分析报告》。

（二）部门审核（初审+复审）

初审（业务部门与财务部门）

业务部门审核：重点核对合作内容与业务需求一致性、交付条款可行性、违约条款对企业的保护性，填写《合同审核表-业务意见》并签字。

财务部门审核：重点审核价款/报酬支付方式、税费承担、发票开具要求、资金预算匹配度，对大额合同需评估对方支付能力，填写《合同审核表-财务意见》。

复审（法务部门与分管领导）

法务部门审核：重点审核合同法律合规性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完整性（有无遗漏关键约定）、法律风险点（如管辖约定、不可抗力、知识产权归属），必要时修改条款并附《法律意见书》。

分管领导审核：从业务战略、资源匹配度、风险可控性等角度综合评估，签署最终审核意见。

（三）合同签署与生效

用印审批

审核通过的合同，由行政部根据《合同用印申请单》加盖企业公章或合同专用章，用印前需核对合同文本与审核版本一致性，保证骑缝章、页码齐全。

签署与交付

双方法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》原件），签署日期统一为“最后签署方签署日”。

合同签署后3个工作日内，业务部门将原件交付合作方，并留存复印件/扫描件；同时在《合同登记台账》中记录“签署完成”状态。

（四）文件存档管理

分类归档

电子存档：合同签署后2个工作日内，由行政部将最终版合同（含附件、审核记录、用印申请单）加密存储至企业合同管理系统，按“年份-部门-合同类型”编号（如“2024-采购部-销售合同-001”），并设置查阅权限（仅业务部门、法务部、财务部可查）。

纸质存档：行政部将合同原件、附件、审核表等纸质材料按“一合同一档”原则整理，装入档案袋，标注合同编号、名称、存档日期，存放于企业档案室（防火、防潮、防盗）。

存档清单更新

每月5日前，行政部更新《合同归档清单》，列明合同编号、名称、存档日期、存放位置、保管人、借阅记录等信息，保证账实一致。

（五）后续管理与跟踪

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪履行进度（如交付节点、付款节点），每月填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况、异常问题及处理措施。

变更与终止

合同履行需变更的，由双方签署《补充协议》，参照原审核流程审批后存档；合同提前终止的，业务部门需提交《合同终止说明》，明确终止原因、责任划分及后续处理方案，经法务部审核后存档。

到期预警

合同到期前60天，系统自动向业务部门、法务部发送“续约提醒”或“终止提醒”，业务部门根据合作评估结果启动续约或终止流程。

三、配套工具表单模板

（一）合同审核表

合同基本信息

合同编号

_______________合同名称

合作方名称

_______________签署日期

合同金额（元）

_______________履行期限

审核环节

审核部门

业务需求审核

_______________

财务合规审核

_______________

法律风险审核

_______________

分管领导审批

_______________

（二）合同登记台账

合同编号

合同名称

合作方主体

合同类型

金额（元）

签署日期

存档日期

存放位置

档案编号

履行状态

责任部门

2024-采-001

原材料采购合同

A科技有限公司

采购合同

500,000

2024-