人事劝退全流程操作指南（含表格）.docxVIP

裁员劝退操作流程

人事劝退是企业与员工解除劳动关系的柔性方式，核心是通过合规、人性化沟通，降低劳资纠纷风险，保障双方权益。以下从四个核心阶段拆解全过程

一、劝退前期准备阶段（1-3个工作日）

此阶段核心是“有理有据”，避免因证据不足或流程违规导致法律风险。

环节

具体操作

注意事项

1.事实核查

1.收集员工不符合岗位要求的证据（如绩效报表、违纪记录、工作失误证明）

2.确认证据的真实性（签字确认的文件、系统记录截图等）

3.梳理员工入职以来的劳动合同、社保缴纳、薪酬发放记录

1.证据需书面化，避免口头表述

2.若涉及绩效不达标，需提供此前的绩效改进计划（PIP）及员工未完成证明

2.政策合规性审核

1.对照《劳动合同法》第39-41条，确认劝退理由是否符合法定情形（如“不能胜任工作，经培训/调岗后仍不能胜任”）

2.核算经济补偿金（N倍月工资，N为工作年限）、代通知金（若未提前30天通知）

1.若员工无过错（如架构调整），需按“协商解除”处理，不可强制劝退

2.避免使用“劝退”“开除”等易引发争议的表述，优先用“协商解除劳动关系”

3.沟通方案制定

1.确定沟通时间（避开员工情绪敏感时段，如月初发薪日、家庭特殊时期）

2.明确沟通地点（避免公开场合）

3.准备沟通话术（先肯定员工贡献，再说明劝退原因，最后提出解决方案）

1.话术需避免指责性语言，如“你能力不行”，改用“目前岗位需求与你的技能方向暂不匹配”

2.提前预判员工可能提出的疑问（如补偿金额、离职时间），准备应答方案

二、正式沟通阶段（1次沟通，约30-60分钟）

核心是“共情+明确”，安抚员工情绪，清晰传递核心信息，避免模糊表述引发误解。

沟通流程步骤

破冰开场（5分钟）：以轻松话题切入，如“最近项目辛苦你了，今天找你是想和你坦诚聊下职业发展的事”，缓解员工紧张情绪。

说明原因（10分钟）：基于前期准备的证据，客观说明劝退理由，例如“过去3个月的绩效数据显示，你未达成岗位KPI，且经过2次绩效改进培训后仍未达标，结合公司业务调整需求，我们建议协商解除劳动关系”。

提出方案（15分钟）：明确告知经济补偿标准（如“按你2年工作年限，补偿2个月工资，额外支付1个月代通知金，共计3个月工资”）、离职时间（如“建议1周内办理离职，若需交接工作可延长至2周”）及后续福利（如“社保缴纳至离职当月，公司可协助提供离职证明和推荐信”）。

倾听反馈（10分钟）：给予员工表达空间，若员工对补偿有异议，可协商调整（如“若你同意3天内离职，可额外多补0.5个月工资”）；若员工情绪激动，可暂停沟通（如“你先平复下情绪，我们10分钟后再继续聊”），避免冲突升级。

确认结果（5分钟）：若员工同意方案，现场签署

《协商解除劳动关系协议书》；若员工暂不同意，约定24小时内给予答复，避免强迫员工当场决定。

三、离职手续办理阶段（1-3个工作日）

此阶段核心是“高效+完整”，确保员工顺利交接工作，避免因手续遗漏导致后续纠纷。

手续环节

具体操作

时间节点

关键文件

1.工作交接

1.员工与接手人共同梳理工作内容（如项目进度、客户联系方式、工作文档位置）

2.填写《工作交接确认表》，双方签字确认

离职前1-2个工作日

《工作交接确认表》

2.物品归还

1.回收公司资产（如电脑、工牌、门禁卡、办公用品）

2.注销员工内部系统账号（邮箱、OA、考勤系统）

离职当天

《物品归还清单》

3.财务结算

1.核算离职当月工资、经济补偿金，确认发放时间（如“离职后3个工作日内通过银行转账发放”）

2.为员工开具《离职证明》（需注明“双方协商解除劳动关系，无劳动争议”）

离职当天

《离职证明》

《薪酬结算单》

4.档案转移

1.协助员工转移社保、公积金（若员工有新单位，提供社保转移函；若无，告知以灵活就业身份续缴）

2.保存员工离职档案（劳动合同、离职协议书、交接表等）至少2年

离职后15个工作日内

《社保转移函》

《离职档案登记表》

四、后续风险防控阶段（离职后1个月内）

此阶段核心是“跟踪+存档”，及时处理潜在问题，确保劝退流程闭环。

离职后回访：离职后1周内，HR通过微信或电话回访员工（如“离职后工作找得怎么样？有需要公司协助的地方吗”），既是人文关怀，也可及时发现未解决的问题（如“工资还未到账”）。

档案存档：将

《协商解除劳动关系协议书》

《工作交接确认表》

《离职证明》等文件归档至员工个人档案，存放至公司档案室，避免文件丢失。

内部通报：