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采购成本控制与审批流程规范

一、适用范围与场景描述

本规范适用于企业各类采购活动的成本控制与审批管理，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等物资采购场景。具体包括：日常运营采购（如生产用辅料、办公耗材）、项目专项采购（如新设备引进、工程物资）、紧急采购（如生产突发故障急需的备件）及战略采购（如年度框架协议下的批量采购）。通过标准化流程，保证采购活动合规、高效，实现成本最优与风险可控。

二、采购成本控制与审批全流程操作指南

（一）需求提出与预算确认

需求部门发起

采购需求部门根据生产计划、项目进度或日常运营需要，填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、预计使用时间及需求依据（如生产订单、项目预算书等）。

对于单价超过5000元或单次采购金额超2万元的物资，需附《成本预估说明》，包括历史采购价格参考、市场询价初步结果（至少2家供应商报价）或第三方价格评估报告。

预算审核

需求部门将《采购需求申请表》提交至财务部，财务部核对预算科目与金额，确认是否在部门年度/季度预算范围内。

若超预算，需填写《预算调整申请表》，说明调整原因（如生产任务增加、市场价格波动），经部门负责人签字后，按预算审批权限逐级报批（如部门总监→财务总监→总经理）。

（二）供应商选择与资质审核

供应商寻源

采购部根据需求明细，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等方式筛选潜在供应商，保证至少3家供应商参与比价（紧急采购除外，但需在事后补充说明）。

对于新供应商，采购部需收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作案例（3家以上客户证明），填写《供应商准入评估表》。

供应商评估与比价

采购部组织技术部、使用部门对供应商的样品（如需）、报价方案进行评估，重点考核价格合理性、交货周期、质量保障能力、售后服务等维度，形成《供应商比价评估报告》。

价格控制原则：优先选择低于或等于市场平均价且满足质量要求的供应商；若报价高于市场均价10%以上，需提供书面说明（如定制化服务、特殊材质），并经采购总监审批。

（三）采购成本分析与审批

成本复核

采购部结合《供应商比价评估报告》《历史采购价格记录表》，对本次采购的总成本进行复核，分析成本构成（如物料费、运输费、税费等），保证无隐性成本（如不合理的服务费、溢价条款）。

对于战略物资或年度采购量大的品类，可引入成本分析模型（如目标成本法、价值工程分析），评估成本优化空间。

分级审批

采购部将完整的《采购申请审批表》（含需求表、比价报告、成本分析说明）按以下权限提交审批：

单次采购金额＜1万元：需求部门负责人→采购部主管

1万元≤单次采购金额＜5万元：需求部门负责人→采购部主管→财务部经理

5万元≤单次采购金额＜20万元：需求部门负责人→采购部主管→财务部经理→采购总监

单次采购金额≥20万元：需求部门负责人→采购部主管→财务部经理→采购总监→总经理

审批人需在2个工作日内完成审核，重点核对需求真实性、预算匹配度、价格合理性及供应商资质，审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”。

（四）订单下达与合同签订

采购订单

审批通过后，采购部在ERP系统中《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物料明细、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式及质量标准，经采购部负责人签字后盖章发送供应商。

合同签订（必要时）

对于单次采购金额≥5万元或合作期限超过3个月的采购，需签订《采购合同》，条款需包括：双方权利义务、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款等。合同文本需经法务部审核（重大项目需聘请外部律师），保证合规性。

（五）物料验收与成本核算

入库验收

供应商送货至指定地点后，需求部门、仓储部、采购部共同到场验收：

数量核对：清点实物数量是否与采购订单一致；

质量检验：按技术参数或样品标准进行检测（如需第三方检测，需提前约定）；

单据核对：检查供应商提供的送货清单、合格证等是否齐全。

验收合格后，填写《物料验收单》，三方签字确认；若不合格，当场拒收并书面通知采购部启动退换货流程。

成本核算与差异分析

财务部根据《采购订单》《物料验收单》《发票》等单据，核算实际采购成本，对比预算成本与实际成本的差异，填写《采购成本差异分析表》，分析差异原因（如价格波动、数量偏差、运费增加等），反馈至采购部及管理层。

（六）付款结算与档案归档

付款审批

财务部收到供应商发票及《物料验收单》后，核对合同条款、发票信息与验收记录，按付款流程审批（如“发票→验收单→合同→付款申请”），保证“三单匹配”。

付款方式需符合企业财务制度，优先采用银行转账，禁止现金支付大额款项（单笔≥5万元）。

档案归档

采购部负责将本次采购活动的全套资料（需求申请、审批表、比价报告、合同、订单、验收单、发票等）分类整理，按“一采购一档