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企业员工档案管理制度(A4横版)

一、总则

（一）目的

为了规范企业员工档案管理，提高档案管理工作的质量和效率，维护员工档案的真实性、完整性和保密性，保障企业和员工的合法权益，为企业人力资源管理决策提供可靠依据，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业所有在职员工、离职员工以及实习人员的档案管理工作。

（三）管理原则

1.真实性原则：档案内容必须真实、客观地反映员工的个人经历、工作表现和相关信息，严禁伪造、篡改档案资料。

2.完整性原则：档案应涵盖员工从入职到离职的全过程信息，包括基本资料、培训记录、绩效考核、奖惩情况等，确保档案内容完整无缺。

3.保密性原则：严格保密员工档案信息，除法律法规规定或经授权的人员外，任何人不得擅自查阅、泄露员工档案内容。

4.动态性原则：随着员工工作经历、岗位变动、培训学习等情况的变化，及时更新档案内容，保证档案信息的时效性。

二、档案管理部门及职责

（一）管理部门

企业人力资源部门负责员工档案的统一管理工作，设立专门的档案管理岗位，配备专业的档案管理人员。

（二）档案管理人员职责

1.档案收集：负责收集员工入职时提交的各类资料，以及在职期间产生的相关文件，确保档案资料的及时、完整收集。

2.档案整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，建立规范的档案目录，便于查询和管理。

3.档案保管：提供安全、适宜的档案存放环境，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全保存。

4.档案查阅与借阅：严格按照规定的程序办理档案查阅和借阅手续，做好记录，确保档案的合理使用和安全归还。

5.档案更新：及时更新员工档案中的个人信息、工作经历、培训情况等内容，保证档案信息的准确性和时效性。

6.档案销毁：按照规定的程序对过期或无保存价值的档案进行销毁处理，确保销毁过程的安全和合规。

三、档案内容及分类

（一）基本资料类

1.个人信息：员工的姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、联系方式、家庭住址等。

2.照片：员工近期一寸免冠照片。

3.简历：员工的个人简历，包括教育背景、工作经历、职业技能等。

4.身份证复印件：员工身份证正反两面的复印件。

5.学历证书复印件：员工最高学历证书的复印件。

6.学位证书复印件：员工获得的学位证书的复印件。

7.专业资格证书复印件：员工拥有的专业资格证书、职业技能证书等复印件。

（二）入职资料类

1.入职申请表：员工填写的入职申请表，包括个人基本信息、工作经历、求职意向等。

2.背景调查资料：企业对员工进行背景调查的相关资料，如原工作单位的推荐信、离职证明等。

3.体检报告：员工入职前的体检报告，证明其身体状况符合岗位要求。

4.劳动合同：企业与员工签订的劳动合同，明确双方的权利和义务。

5.保密协议：员工与企业签订的保密协议，规定员工在工作期间和离职后对企业商业秘密的保密责任。

（三）培训资料类

1.培训计划：企业为员工制定的培训计划，包括培训内容、培训时间、培训方式等。

2.培训记录：员工参加培训的相关记录，如培训签到表、培训考核成绩等。

3.培训证书：员工参加培训后获得的培训证书复印件。

（四）绩效考核资料类

1.绩效考核方案：企业制定的绩效考核方案，明确考核指标、考核周期、考核方法等。

2.绩效考核表：员工每个考核周期的绩效考核表，记录其工作业绩、工作能力、工作态度等方面的表现。

3.绩效面谈记录：企业管理人员与员工进行绩效面谈的记录，包括面谈时间、面谈内容、改进措施等。

（五）奖惩资料类

1.奖励决定：企业对员工进行奖励的相关决定，如表彰通报、奖励证书等。

2.惩罚决定：企业对员工进行惩罚的相关决定，如警告处分、辞退通知等。

3.奖惩申诉材料：员工对企业的奖惩决定提出申诉的相关材料。

（六）岗位变动资料类

1.岗位调动申请表：员工岗位调动时填写的申请表，说明调动原因、调动岗位等信息。

2.晋升报告：员工晋升时的相关报告，包括个人业绩、能力评估、晋升建议等。

3.降职通知：企业对员工进行降职处理的通知，说明降职原因、降职后岗位等信息。

（七）离职资料类

1.离职申请表：员工申请离职时填写的申请表，说明离职原因、离职时间等信息。

2.离职交接清单：员工离职时与企业办理工作交接的清单，包括工作资料、办公用品、财务借款等的交接情况。

3.解除劳动合同证明：企业为员工出具的解除劳动合同的证明，证明双方劳动关系的结束。

四、档案收集与整理

（一）档案收集

1.入职收集：员工入职时，人力资源部门应要求其提供基本资料类和入职资料类中的相关文件，并进行审核。审核无误后，将资料归入员工个人档案。

2.在职收集：员工在职期间，各部门应及时将员工的培训资料、绩效考核资料、奖惩资料、岗位变动资料等提