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企业行政工作快速上手操作手册

前言

本手册旨在为新入职的行政工作人员提供标准化操作指引，涵盖日常行政工作的核心场景与流程，帮助快速熟悉岗位职责、规范操作步骤，提升工作效率与质量。手册内容基于企业行政工作通用实践，结合实际场景设计，可作为行政工作的“工具箱”与“指南针”。

一、适用工作场景

本手册适用于以下企业行政工作场景，助力新手快速应对常见任务：

新员工入职支持：办公位准备、物资发放、入职引导等；

日常办公管理：办公用品采购与库存管理、办公环境维护等；

会议与活动组织：小型会议筹备、跨部门活动协调等；

访客接待与服务：预约登记、引导服务、后续跟进等；

固定资产管理：资产入库、领用、盘点、报废等；

行政事务协调：跨部门沟通、流程对接、突发情况处理等。

二、标准化操作流程

（一）新员工入职行政支持

目标：保证新员工顺利入职，快速适应办公环境。

操作步骤：

入职信息提前确认

与HR部门对接，获取新员工基本信息（姓名、部门、岗位、入职日期、联系方式）；

向用人部门负责人确认工位需求（独立工位/共享工位、办公设备配置需求等）。

办公位与物资准备

工位布置：提前清理工位，检查桌椅、电源、网络接口是否正常；

设备配置：根据需求准备电脑、显示器、键盘鼠标、电话机等，联系IT部门安装必要软件（办公系统、通讯工具等）；

物资发放：准备入职物资包（包含笔记本、笔、文件夹、工牌、门禁卡、员工手册等），放置于工位指定位置。

入职当日引导

新员工到岗后，热情接待，引导至工位，介绍团队成员；

讲解办公区域设施（茶水间、卫生间、会议室、打印机位置及使用规则）；

说明行政相关制度（考勤打卡、办公用品领用流程、访客登记规定等）；

协助办理门禁卡、工牌，告知补办流程；

确认办公设备是否正常使用，若有问题及时联系IT支持。

后续跟进

入职首日下班前，与新员工简单沟通，知晓是否需要协助解决办公问题；

入职3个工作日内，检查办公设备运行情况，保证无故障；

定期（如每月）回访新员工，收集对行政服务的建议。

（二）办公用品采购与库存管理

目标：保障办公用品供应，合理控制库存成本。

操作步骤：

需求统计与提报

每月25日前，通过线上问卷或部门对接方式，收集各部门次月办公用品需求；

核对需求清单，剔除重复、不合理项（如非必需品或高频易耗品超量需求）。

采购流程执行

供应商选择：优先合作3家以上合格供应商（比价、质量评估后确定），签订年度供货协议；

下单采购：根据需求清单制作《办公用品采购申请表》（见模板1），经部门负责人审批后，向供应商下达订单；

验收入库：货物送达后，对照订单核对品名、规格、数量、质量，确认无误后入库，登记《办公用品库存台账》（见模板2）。

库存管理与发放

每周五下午为固定发放时间，各部门提前1天提交《办公用品领用申请表》（见模板3）；

发放时核对领用物品与申请单是否一致，领用人签字确认；

每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需排查原因（损耗、漏记等）。

（三）小型会议组织

目标：保证会议顺利召开，保障会议效果。

操作步骤：

会议筹备

需求对接：与会议组织者确认会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）；

场地准备：提前预订会议室，检查设备是否正常，布置桌椅（根据会议形式调整为圆桌/课桌式）、摆放会议资料、饮用水、纸笔；

通知发送：提前2天通过企业/邮件发送会议通知，包含时间、地点、议程、参会要求（如提前准备材料）。

会中服务

提前30分钟到场，再次检查设备、物资；

参会人员到场时，引导签到（电子/纸质），发放会议资料；

会议期间，负责设备调试、茶水补充，处理突发情况（如设备故障及时联系IT支持）。

会后跟进

整理会议室，恢复桌椅原状，关闭设备电源；

收集会议纪要（由组织者提供），1个工作日内归档至共享文件夹；

跟进会议决议事项，协助落实相关行政支持（如物料准备、场地协调）。

（四）访客接待与服务

目标：展现企业良好形象，提供专业访客服务。

操作步骤：

访客预约与登记

接到访客预约时，记录访客姓名、单位、来访事由、预约人、联系方式、到访时间；

提前通知被访人确认接待安排，若有变动及时告知访客。

到访接待

访客到访时，主动上前问候（“您好，请问找哪位？”），确认预约信息；

引导访客至前台登记，发放《访客证》（佩戴于胸前），指引至休息区或会议室；

通知被访人，协助访客与被访人对接。

服务与送别

若访客需等待，提供饮用水、企业宣传资料；

会议结束后，询问访客是否需要协助（如打车、指引电梯）；

送别时礼貌道别（“感谢您的到访，欢迎下次再来！”），回收《访客证》。

记录与反馈

每日下班前，更新《访客登记台账》（见模板4），汇总当日访客信息；

对重要访客或特殊需求（如多语言接待、无障碍设施需求），及时向部门负责人反馈。

三