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跨部门协作沟通手册任务分配执行版

一、适用协作场景

本手册适用于企业内部需多部门协同完成的各类任务场景，包括但不限于：

新产品研发项目：如市场部提出用户需求，研发部、设计部、测试部协同推进产品从概念到上线；

大型市场活动：如市场部策划推广活动，需销售部（区域支持）、产品部（资料提供）、客服部（售后响应）共同参与；

客户问题专项处理：如客户反馈跨部门复杂问题，需客服部牵头，技术部、运营部、财务部联动解决；

内部流程优化：如行政部发起审批流程简化，需IT部（系统支持）、财务部（规则调整）、各业务部门（需求反馈）配合。

二、协作执行全流程

步骤1：任务发起与需求明确

目标：清晰传递任务背景、目标及核心要求，避免后续理解偏差。

操作说明：

由任务发起部门（如市场部、产品部）填写《任务需求确认表》（见“核心模板工具”），明确以下信息：

任务名称（简洁具体，如“2024年Q3新品上市推广活动”）；

任务背景与目标（如“提升新品上市首月销售额30%，目标用户覆盖50万人次”）；

涉及部门（如市场部、销售部、产品部、设计部）；

交付物标准（如“推广方案PPT、宣传物料设计稿、销售培训资料”）；

时间要求（如“方案定稿截止日期：X月X日；活动上线日期：X月X日”）；

特殊约束（如“预算上限万元，需符合品牌调性”）。

发起部门负责人签字确认后，通过企业协作平台（如钉钉、飞书）或邮件同步至所有涉及部门，并召开简短启动会（30分钟内），口头强调关键点，解答疑问。

步骤2：跨部门对接与资源评估

目标：各部门确认自身资源与能力，明确支持范围，避免任务执行中资源不足。

操作说明：

各涉及部门收到任务需求后，2个工作日内反馈《部门支持确认函》（可简化为邮件或协作平台留言），内容包括：

可承担的任务模块（如“销售部负责区域渠道推广，需5名销售专员参与”）；

所需资源（如“设计部需市场部提供品牌VI手册，预计3个工作日出初稿”）；

潜在风险（如“研发部当前同时推进3个项目，人力紧张，需协调1名开发工程师优先支持本任务”）。

发起部门汇总各部门反馈，组织第二次协调会（1小时内），重点讨论资源冲突、风险应对措施，形成《任务资源分配共识》，明确各部门职责边界。

步骤3：任务分解与责任分配

目标：将总任务拆解为可执行、可跟进的子任务，明确每个子任务的负责人与时间节点。

操作说明：

由发起部门牵头，联合各部门负责人共同进行任务分解（建议使用WBS工具），按“阶段-模块-具体事项”逐级拆解。例如：“新品上市推广活动”可拆解为“方案策划（市场部）-物料设计（设计部）-销售培训（产品部+销售部）-渠道推广（销售部）-效果复盘（市场部）”5个阶段，每个阶段再细分具体事项（如“方案策划”包含“竞品分析、目标用户画像、推广渠道选择”）。

填写《任务分配总表》（见“核心模板工具”），逐项明确：

子任务名称（如“竞品分析报告撰写”）；

负责部门（如市场部）；

具体负责人（如市场部*经理）；

计划开始/结束时间（如“X月X日-X月X日”）；

交付物（如“竞品分析报告（含3个竞品对比）”）；

前置任务（如“需产品部提供核心功能清单”）。

《任务分配总表》经各部门负责人签字确认后，作为任务执行的唯一依据，同步抄送至各部门成员及上级领导。

步骤4：执行过程与进度跟踪

目标：实时掌握任务进展，及时发觉并解决问题，保证按计划推进。

操作说明：

日常沟通：各子任务负责人每日更新进度至协作平台（如钉钉任务），遇到问题直接在任务评论区相关人员（如“设计部*专员，宣传海报初稿需增加产品LOGO，麻烦今天17点前调整”）。

周进度同步：每周五17:00前，各部门负责人填写《进度跟踪表》（见“核心模板工具”），内容包括：

本周计划完成内容；

实际完成情况（如“已完成80%，剩余竞品数据核实”）；

遇到的问题（如“销售部反馈培训资料术语过多，需产品部简化”）；

需协调的资源（如“需研发部提供API接口文档，用于线上活动开发”）。

问题处理：发起部门每周一组织15分钟进度复盘会，聚焦《进度跟踪表》中的问题，分类处理：

轻微问题（如信息不全）：由负责人直接沟通解决，会后更新至协作平台；

资源冲突问题（如人力不足）：上报至各自部门上级，协调跨部门资源；

重大风险（如延期超3天）：启动升级机制，上报至公司分管领导决策。

步骤5：交付验收与闭环反馈

目标：保证交付物符合标准，总结经验教训，持续优化协作流程。

操作说明：

交付提交：子任务负责人在截止日期前，将交付物（电子文档、物料等）至协作平台指定文件夹，并发起部门对接人（如“市场部*专员，销售培训资料已，请查收”）。

验收确认：发起部门对接人收到交付物后2个工作日内完成验收，依据《任务需求确认表》中的标准出具验收意见：

验收通过：在协作平台标记“已完成”，同步至《任务分配