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酒店订房管理系统使用手册

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酒店订房管理系统使用手册

前言

欢迎使用本酒店订房管理系统。本系统旨在优化酒店客房预订流程，提升房态管理效率，改善宾客入住体验，并为管理层提供精准的运营数据支持。本手册将详细介绍系统各项功能模块的操作方法与注意事项，建议相关操作人员仔细阅读并熟练掌握，以便充分发挥系统效能。

本手册主要面向酒店前台接待员、预订部专员及相关管理人员。

一、系统登录与首页

1.1用户登录

在浏览器地址栏输入系统指定URL，进入登录界面。输入分配的用户名和密码，点击“登录”按钮。首次登录请及时修改初始密码，以保障账户安全。

1.2系统首页

成功登录后，系统将显示首页。首页通常包含以下关键信息区域：

*房态概览：以直观图表（如饼图或柱状图）展示当日及未来几天的客房占用率、可售房数量等核心数据。

*快捷功能区：提供常用操作的快速入口，如新预订、入住登记、退房结算等。

*待办事项提醒：显示需要及时处理的任务，如预抵客人信息、特殊请求等。

*重要通知：发布酒店内部公告或系统更新信息。

二、客房预订管理

客房预订管理是本系统的核心模块，主要负责处理各类预订请求，包括散客预订、团队预订等。

2.1创建新预订

1.入口：点击首页快捷功能区的“新预订”按钮，或在左侧菜单栏选择“预订管理”-“创建预订”。

2.选择客人类型：

*新客人：需填写客人姓名、性别、国籍、证件类型、证件号码、联系电话、电子邮箱等信息。带“*”号的为必填项。

*老客人：可通过姓名、证件号码或电话号码进行搜索，选择后系统自动调取客人信息。

3.选择房型与房价：

*选择入住日期和离店日期，系统将显示该时间段内各房型的可售数量及对应房价。

*点击所需房型后的“选择”按钮，确认预订数量。

*系统支持选择不同房价码（如门市价、协议价、会员价等），请根据实际情况选择并提供相应依据。

4.填写预订详情：

*确认入住人数（成人、儿童）。

*特殊要求：如无烟房、高层景观、加床、接送服务等，可在此处备注。

*预订来源：如官网、OTA平台、电话、旅行社等。

5.确认担保与支付方式：

*根据酒店政策，选择是否需要客人提供担保（如信用卡担保、预付款）。

*若为担保预订，需录入担保信息。

6.完成预订：

*仔细核对所有信息无误后，点击“确认预订”按钮。

*系统生成唯一的预订号，并可选择打印预订单或发送预订确认邮件/短信给客人。

2.2预订查询与修改

1.预订查询：在“预订管理”-“预订查询”页面，可通过预订号、客人姓名、手机号、入住日期等多种条件进行精确或模糊查询。

2.查看预订详情：点击查询结果中的预订号或“详情”按钮，进入预订详情页面。

3.修改预订：在预订详情页面，点击“修改”按钮，可对以下信息进行调整（根据预订状态和酒店政策，部分信息可能无法修改）：

*入住/离店日期、房型、房价、预订数量。

*客人信息（如更换入住人）。

*特殊要求、担保方式等。

*修改完成后点击“保存修改”。

4.取消预订：在预订详情页面，点击“取消预订”按钮。系统会提示确认，并可选择取消原因。根据酒店政策，某些情况下取消预订可能产生违约金。

2.3团队预订管理

团队预订流程与散客预订类似，但增加了团队信息管理功能：

*需填写团队名称、团队编号、领队姓名及联系方式、团号等。

*可批量导入/导出团队成员名单。

*支持设置团队主账和分账。

*房态图可按团队进行颜色标记。

三、入住登记

当客人抵达酒店时，前台人员需为其办理入住登记手续。

3.1散客入住

1.查询预订：在“入住登记”模块，通过客人姓名、预订号或证件号码查询预抵信息。

2.核对信息：调出预订后，核对客人证件信息与预订信息是否一致，询问客人是否有预订变更需求。

3.选择房间：系统显示该房型可用的具体房号，可根据客人偏好（如楼层、朝向）及房态（清洁、检查完毕）为客人分配房间。

4.填写入住登记表：根据当地法规要求，登记客人详细信息。系统支持身份证阅读器，可快速录入信息。

5.收取押金：根据房费及可能的额外消费，告知客人预计押金金额，选择支付方式（现金、信用卡预授权、移动支付等），并在系统中记录。

6.确认入住：点击“完成入住”按钮，系统自动更新房态为“已入住”，并生成房卡。可打印入住登记表请客人签字，并提供欢迎礼遇等。

3.2无预订散客入住（Walk-in）

操作流程与有预订散客类似，区别在于无需查询预订，直接选择“无预订入住”，然后按新建预订的客人信息录入步骤操作，并现场选择可用房型及房价。

四、在店客人管理

4.1客人信息查询

在“在店