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项目团队会议纪要撰写指南

一、适用场景与会议类型

本指南适用于项目全生命周期中各类团队会议的纪要撰写，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键里程碑；

周期例会（如周会、双周会）：同步进度、协调资源、解决执行中的问题；

专题讨论会：针对特定技术难点、风险项或方案决策进行深入研讨；

阶段评审会：验收阶段性成果、评估偏差并调整后续计划；

问题复盘会：总结项目中的经验教训，制定改进措施。

二、会议纪要撰写全流程

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

与会议组织者（如项目经理、会议主持人）确认会议主题、需达成的共识及待决策事项，避免记录偏离重点。

梳理会议议程与参会人员

获取会议议程清单，提前熟悉议题逻辑及讨论顺序；同步参会人员名单（含核心角色，如项目负责人、技术负责人、需求方代表等），便于后续标注责任主体。

准备记录工具与框架

根据会议类型选择记录方式（电子文档如Word/Excel，或协作工具如飞书文档/腾讯文档），并提前搭建基础框架（如会议基本信息、议题、讨论要点、决议、行动项等），预留填写空间。

（二）会中记录：保证信息完整准确

精准捕捉关键信息

会议基本信息：记录会议名称、日期、时间、地点（线上需注明会议平台及）、主持人、记录人；

议题与讨论内容：按议程顺序逐项记录，重点标注不同观点的分歧点、共识形成的关键依据（如数据支撑、案例分析）；

决议与结论：明确每个议题的最终决策结果，避免使用“可能”“大概”等模糊表述，需具体到“通过方案”“确定时间节点”；

行动项：详细记录每项行动的具体内容、负责人（需明确到具体人名，如工号或部门）、交付成果、截止时间，避免“相关负责人”“尽快”等模糊表述。

高效记录技巧

采用“关键词+短句”记录，避免逐字逐句转录，优先用符号（如“→”表示行动项，“△”表示重点，“○”表示待办）简化内容；

对复杂技术讨论或争议点，可现场画简易流程图或思维导图辅助说明；

遇不确定信息（如数据、责任人），及时举手向主持人或发言人确认，避免会后遗漏。

（三）会后整理：形成规范纪要文档

核对与补充信息

会议结束后2个工作日内，根据会议录音（需提前征得同意）、参会者的补充发言及会议笔记，核对纪要内容的完整性和准确性，重点检查：

行动项的负责人、截止时间、交付成果是否清晰；

决议结论是否与会议最终结果一致，有无遗漏关键细节；

专业术语、项目名称、数据等是否准确无误。

润色与标准化排版

按逻辑顺序组织内容，结构一般为：会议基本信息→议题一（讨论要点→决议→行动项）→议题二→…→其他事项（下次会议安排、遗留问题等）；

语言简洁客观，避免主观评价（如“的方案不合理”），改为“的方案存在争议，经讨论暂不采纳”；

统一格式：标题用三号黑体，用小四宋体，一级标题加粗，行动项可使用表格呈现（详见模板示例）。

分发与归档

纪要定稿后，发送至所有参会人员及项目相关方（如项目发起人、客户接口人等），并附“请确认信息是否有误”的提示，收集反馈后1个工作日内更新最终版；

最终版纪需按项目名称、日期分类归档至共享文档库或项目管理系统中，保存期限不少于项目结束后1年，便于后续追溯查阅。

三、标准化会议纪要模板

项目团队会议纪要

会议基本信息

内容

会议名称

[如：项目V1.2版本需求评审会]

会议日期

[YYYY年MM月DD日]

会议时间

[HH:MM-HH:MM]

会议地点

[会议室A/线上会议（腾讯会议：X-X-X）]

主持人

[*（项目经理）]

记录人

[*（项目助理）]

参会人员

[（技术负责人）、（产品经理）、（开发组长）、（测试组长）、*（客户代表）等]

缺席人员及原因

[如：*（开发工程师）因出差请假]

议题讨论与行动项记录

序号

议题主题

讨论要点（简要记录关键观点、分歧及共识）

决策结论

行动项

负责人

截止时间

交付成果

备注

1

需求优先级排序

△产品经理提出：用户注册功能优先级高于消息推送，因影响用户基数；○开发组长反馈：消息推送技术难度低，可提前上线验证。共识：按“用户注册→消息推送→个人中心”排序。

确定需求优先级为：用户注册＞消息推送＞个人中心，本周内完成开发排期。

1.完成用户注册功能开发排期表；2.输出消息推送技术方案初稿。

（开发组长）（技术负责人）

[MM月DD日][MM月DD日]

开发排期表技术方案初稿

无

2

测试环境资源协调

△测试组长反馈：当前测试环境服务器功能不足，导致用例执行超时；△技术负责人说明：下周可协调2台新服务器到位。

同意申请2台新测试服务器，由技术负责人负责协调，测试组长配合环境部署。

1.提交服务器资源申请；2.完成新测试环境部署。

（技术负责人）（测试组长）

[MM月DD日][MM月DD日]

资源申请单环境部署报告

需同步运维部

3

项