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内部通讯与协调会议安排标准流程

一、适用情境

本流程适用于公司内部各类需要跨部门、跨层级协作的会议场景，包括但不限于：

项目推进会议：针对重点项目启动、阶段性目标复盘、资源协调等，保证各部门目标一致、行动协同；

问题解决会议：当工作中出现跨部门职责交叉、流程卡点或需多方协作解决的复杂问题时，通过会议明确责任与解决方案；

常规协调会议：如部门周例会、月度工作对接会等，用于信息同步、进度跟踪及短期任务分配；

专项任务部署会议：针对公司级专项任务（如新制度推行、大型活动组织等），统一思想、明确分工与时间节点。

二、标准操作流程

（一）会前筹备：明确目标，周全准备

步骤1：确定会议核心目标与范围

会议发起人（如项目负责人或部门主管）需明确会议需解决的核心问题（如“确定项目A的Q3开发资源”或“解决生产与研发的流程对接问题”），避免议题模糊导致会议低效；

根据目标确定会议类型（决策型、沟通型、部署型），并界定会议讨论范围，避免议题发散。

步骤2：确定核心参会人员

必邀人员：与会议议题直接相关的部门负责人、执行人（如项目涉及研发、市场、运营时，需邀请三部门主管及核心接口人*）；

可选人员：根据议题需要邀请的专家、支持部门代表（如法务、财务*）；

列出《参会人员清单》，提前与必邀人员确认时间冲突，避免关键人员缺席。

步骤3：协调会议时间与场地

时间选择：优先选择工作日上午9:30-11:00或下午2:00-4:00（避免临近下班或午休时段），会议时长控制在1-2小时内（复杂议题可提前拆分多次会议）；

场地安排：根据参会人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10人以上选中型会议室），提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用，若涉及外部人员或异地同事，需同步开通视频会议权限。

步骤4：准备会议材料与议程

材料准备：梳理与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等（如“项目A当前进度报告”“资源需求清单”），提前1-2天发送至参会人员，保证其熟悉内容；

议程制定：按“开场（5分钟）→背景介绍（10分钟）→议题讨论（40-60分钟）→总结与决策（10分钟）”结构设计，明确每个环节的负责人及预计时长，避免超时。

步骤5：发布正式会议通知

通过公司内部通讯工具（如企业钉钉）发送通知，内容需包含：

会议主题（如“关于项目AQ3资源协调的会议”）；

时间（年/月/日上/下午具体时间，时区标注）；

地点（会议室名称/视频会议）；

议程及附件材料（附）；

参会人员（全体必邀人员，标注“请准时参加，无法请提前2小时请假”）。

（二）会中组织：聚焦议题，高效推进

步骤1：提前入场与签到

会议室负责人（如行政助理*）提前30分钟到场，调试设备、摆放会议材料；

参会人员提前10分钟入场，在《会议签到表》签字（或线上签到），领取纸质材料（若需）。

步骤2：按议程主持会议

开场：主持人（通常为会议发起人或部门主管*）重申会议目标、议程及时长规则（“本次会议聚焦Q3资源分配，每人发言不超过5分钟”）；

议题讨论：按议程逐项推进，主持人引导发言顺序（如先责任部门汇报，再相关部门补充），避免讨论偏离议题，对分歧点及时梳理（如“关于研发人力需求，市场部与研发部存在不同看法，双方分别阐述理由”）；

决策环节：对需明确的事项，主持人组织表决或汇总意见，形成最终决议（如“经讨论，同意从项目B调配2名开发人员至项目A，下周一前到位”）。

步骤3：做好会议记录

指定记录人（通常为会议发起人助理或部门文员*），记录内容需包括：

关键讨论要点（各方主要观点、分歧点）；

决议事项（明确结论，避免模糊表述）；

任务分配（具体任务、负责人、完成时限，如“市场部*负责完成用户调研报告，8月15日前提交”）。

记录需实时同步至共享文档（如腾讯文档、飞书云文档），方便参会人员随时查阅。

步骤4：控制会议时间

主持人需严格按议程时间推进，对超时发言及时提醒（“感谢您的分享，请下一位同事，我们控制在5分钟内”）；

若议程未完成但临近结束时间，需明确后续安排（如“关于预算问题，需财务部*补充数据，会后3天内反馈，下次会议再讨论”）。

（三）会后闭环：跟进落实，形成闭环

步骤1：整理与分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、讨论要点、决议事项、任务清单（含负责人、时限）；

纪要经主持人审核无误后，于48小时内发送至全体参会人员及需知会部门（如公司管理层、相关协作部门），并在公司内部通讯工具群公告。

步骤2：跟踪任务执行进度

任务负责人需在纪要要求的时限内完成任务，并在完成后及时同步至会议群或任务管理系统（如钉钉待办、企业任务）；

会议发起人或指定跟进人（如项目经理*）每周通过任务清单或简报跟踪进度，对未按时完成的任务，