供应商信息管理档案与风险评估表.docVIP

供应商信息管理档案与风险评估工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业供应链管理中供应商全生命周期管理的关键环节，具体场景包括：

新供应商准入：对拟合作供应商进行基础信息采集与初步风险评估，保证合作方资质合规、风险可控；

现有供应商年度复评：定期对合作中的供应商进行综合评估，动态监控其履约能力、财务状况及风险变化；

合作期间动态监控：针对供应商出现的质量问题、交付延迟、合规风险等异常情况，启动专项评估与应对；

高风险供应商专项管理：对评估中发觉的高风险供应商（如财务恶化、资质过期、重大客诉等），制定整改或淘汰方案。

二、标准化操作流程

第一步：供应商信息收集与核实

信息收集：通过供应商自评、行业调研、公开渠道（如企业信用信息公示系统）等，获取以下核心信息：

基础信息：供应商名称、统一社会信用代码、成立时间、注册资本、注册地址、实际经营地址、法定代表人；

资质文件：营业执照、行业许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）、体系认证（ISO9001、ISO14001等）、产品检测报告、知识产权证书；

合作背景：主要客户案例、合作年限、行业口碑、过往履约记录（如合同履行率、质量合格率）；

财务信息：最近两年财务报表（资产负债表、利润表）、银行信用等级、是否存在重大诉讼或债务纠纷。

信息核实：通过“三查三对”保证信息真实有效——查营业执照原件与官网信息是否一致，查资质证书是否在有效期内，查财务数据与第三方征信报告（如天眼查、企查查）是否匹配；对联系人信息、生产地址等进行电话或实地核对，避免虚假信息。

第二步：供应商管理档案建立

档案分类：按供应商类型（如原材料供应商、服务供应商、外包供应商）或合作层级（战略级、核心级、普通级）分类归档；

档案内容：包含《供应商信息登记表》（模板见下文）、资质文件复印件、合作合同、评估报告、沟通记录（如邮件、会议纪要）、问题整改记录等，形成“一供应商一档案”；

档案管理：采用电子档案（如ERP系统、共享云盘）与纸质档案相结合的方式，电子档案设置权限管控（仅采购、质量、财务部门相关人员可查阅），纸质档案标注编号并存放于专用档案柜，保证信息安全。

第三步：多维度风险评估实施

评估维度：从5个核心维度进行量化与定性分析，具体

风险维度

评估指标

质量风险

产品/服务合格率、客户投诉率、质量问题整改及时率、质量体系认证有效性

交付风险

订单准时交付率、批量偏差率、产能稳定性、物流运输能力

财务风险

资产负债率、现金流状况、应收账款逾期率、银行信用等级

合规风险

资质证书有效性、税务合规性（如是否偷税漏税）、劳动用工合规性、环保达标情况

合作稳定性风险

核心技术人员流失率、客户依赖度（如第一大客户占比超50%）、管理层稳定性

评估方法：采用“评分法+访谈法”结合——评分法：每个维度设置3-5个指标，按1-5分制打分（1分=风险极高，5分=风险极低）；访谈法：与采购、质量、财务部门负责人及供应商关键联系人（如销售经理、生产主管）沟通，核实定性指标（如管理层稳定性）。

第四步：评审与分级决策

评审组织：成立“供应商评审小组”，成员包括采购经理、质量工程师、财务分析师、法务专员及使用部门负责人；

分级标准：根据综合评分（满分25分）将供应商分为4级，对应不同管理策略：

战略级（21-25分）：长期合作核心供应商，优先分配订单，联合开发新产品，定期高层互访；

核心级（16-20分）：稳定合作供应商，保障常规订单份额，每半年开展一次业务回顾；

普通级（10-15分）：备选或低频合作供应商，控制合作规模，每年复评一次；

观察级（≤9分）：高风险供应商，暂停新订单，要求30日内提交整改计划，跟踪整改效果；若整改无效，启动淘汰流程。

决策输出：评审小组出具《供应商风险评估报告》，明确分级结果、风险点及改进建议，经分管领导审批后同步至相关部门执行。

第五步：动态更新与持续跟踪

更新触发条件：发生以下情况时，及时更新档案与评估结果：

供应商资质证书到期、变更或吊销；

出现重大质量、交付延迟或合规问题；

财务状况恶化（如破产、重大诉讼）；

合作满1年或战略调整（如产品线变更）。

跟踪机制：战略级供应商每季度跟踪一次，核心级每半年跟踪一次，普通级每年跟踪一次；观察级供应商整改期间每周跟踪，直至风险解除或淘汰；跟踪结果记录在《供应商动态跟踪表》中，作为后续复评依据。

三、模板工具清单

表1：供应商信息管理档案表

供应商编号

供应商名称

所属行业

成立时间

注册资本

统一社会信用代码

S2024001

*市XX科技有限公司

电子制造

2015-03-15

5000万元XXXXXXXXX

注册地址

实际经营地址

主营业务

核心产品

合作年限

合作类型

*市XX区XX路1号

*市XX区XX路5号

汽车零部件生产

传感器、控