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企业人事档案管理系统模板

一、适用范围与核心场景

二、系统操作全流程指南

（一）新员工入职档案建立

材料收集

入职当日，人事专员向新员工（姓名）收集必要材料，包括：证件号码复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、入职体检报告、离职证明（如有）、一寸免冠照片等。保证材料齐全、信息与原件一致。

信息录入

登录人事档案管理系统，选择“新建档案”模块，按字段逐项录入员工基础信息（见“核心数据表格模板”中“员工基本信息表”），包括：员工编号（按企业规则自动）、姓名、性别、出生日期、证件号码号、户籍地址、联系方式（仅限企业内部通讯方式）、学历、专业、入职日期、所属部门、职位、劳动合同期限、试用期时长等。

审核与归档

录入完成后，系统自动提交至部门负责人（姓名）进行信息复核，确认无误后由人事主管（姓名）最终审核通过。审核通过后，系统将电子档案标记为“正式归档”，同时将纸质材料按员工编号分类存入档案柜，标注“姓名-入职档案-年月”。

（二）员工信息动态更新

变更申请

当员工信息发生变更（如职位晋升、联系方式调整、学历提升等），由员工本人填写《人事信息变更申请表》，注明变更事项、原内容、新内容及变更原因，经部门负责人签字确认后提交至人事部门。

信息核实与修改

人事专员（姓名）核对申请材料（如职位晋升需附审批文件、学历提升需附毕业证书复印件），确认变更事项真实有效后，在系统内找到对应员工档案，进入“信息更新”模块修改字段，并保存变更记录（变更人、变更时间、变更内容摘要）。

档案同步更新

电子档案更新后，若涉及纸质材料变更（如新学历证书复印件），需替换原档案中对应材料，并在档案袋内附《变更说明》，注明变更日期及经办人；电子档案变更记录自动“变更日志”，可追溯历史修改记录。

（三）档案调阅与使用

调阅申请

因工作需要调阅档案（如部门核查、项目申报、合规审计），由申请人填写《档案调阅申请表》，说明调阅事由、档案内容、调阅期限，经部门负责人及人事主管双重审批。

权限与记录

审批通过后，系统根据申请人权限开放对应档案的查阅功能（仅限查看，禁止）；纸质档案调阅需由人事专员（姓名）陪同，在指定区域（如人事档案室）查阅，调阅期间档案不得带离。

归还与反馈

调阅结束后，申请人需在《档案调阅登记表》（见“核心数据表格模板”）签字确认归还日期；若调阅内容用于外部文件（如审计报告），需经人事主管审批后，由人事专员加盖“档案证明专用章”，并注明“仅供本次使用”字样。

（四）离职员工档案管理

离职手续与档案封存

员工（姓名）办理离职手续时，人事专员确认其无未结清事项（如考勤、费用），在系统内将其档案状态更新为“已离职”，并封存电子档案（禁止新增修改）；纸质档案从“在岗员工档案区”转移至“离职员工档案区”，标注“离职日期-YYYY年MM月”。

档案转接与保存

若员工入职新单位并要求转递档案，需由其本人提交《档案转递申请》，经人事部门审核后，通过机要渠道或专人送达，并留存《档案转递回执》；未转递的离职档案，按规定保存期限（通常为员工离职后10年）保管，到期前由人事部门提出销毁申请，经企业法务及负责人审批后，按规定流程销毁（如碎纸处理），并留存销毁记录。

三、核心数据表格模板

表1：员工基本信息表

字段名称

示例内容

备注

员工编号

EMP2024001

系统自动，唯一标识

姓名

小明

-

性别

男

-

出生日期

1990-05-15

格式：YYYY-MM-DD

证件号码号

110*

隐藏部分位数，仅内部可见

联系方式

内部分机8888

不记录个人手机号

学历

大学本科

-

入职日期

2024-01-10

-

所属部门

市场部

-

职位

市场专员

-

劳动合同期限

2024-01-10至2027-01-09

-

试用期时长

3个月

-

档案状态

在岗

可选：在岗、已离职、冻结

表2：员工信息变更记录表

员工编号

员工姓名

变更事项

原内容

新内容

变更日期

经办人

审批人

EMP2024001

小明

职位变动

市场专员

市场主管

2024-07-01

**

**

EMP2024002

小红

联系方式

内部分机8889

内部分机8890

2024-07-15

**

**

表3：档案调阅登记表

调阅日期

档案编号

员工姓名

调阅事由

调阅人

审批人

归还日期

备注

2024-07-20

EMP2024001

小明

部门年度考核

**

**

2024-07-20

查看基础信息

2024-07-21

EMP2024003

小刚

审计资料核查

赵六

**

2024-07-21

加盖证明章

四、使用规范与风险提示

数据保密与权限控制

人事档案信息属企业内部敏感数据，系统需设置分级权限（如人事专员可编辑，普通员工仅可查看个人基础信息），严禁越权操作；档案调阅需严格审批流程，避免信息泄