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合同审批与档案管理标准化模板

一、适用范围与应用场景

本标准化模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）内部合同全生命周期管理，涵盖合同起草、审批、签署、履行、归档等环节。适用于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等各类标准化及非标准化合同，涉及业务部门、法务部门、财务部门、管理层及档案管理部门等多主体协同场景，旨在规范合同管理流程、降低法律风险、提升档案利用效率。

二、标准化操作流程

（一）合同起草与初审

发起主体：业务部门经办人*根据业务需求（如采购需求、合作意向等），起草合同文本，明确合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款。

材料准备：需同步收集以下材料作为附件：

对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）；

技术协议、补充协议等配套文件（如涉及）；

业务部门内部立项审批单（如涉及重大合同）。

部门初审：业务部门负责人*对合同的业务合理性、条款完整性进行审核，重点核对合同内容是否与业务需求一致，数据是否准确无误，签字确认后提交至法务部门。

（二）法务审核

审核内容：法务专员*重点审核以下事项：

合同主体是否适格（如对方是否具备相应资质、签约人是否获得有效授权）；

合同条款是否合法合规（如是否符合法律法规、行业规范，是否存在无效或可撤销情形）；

权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰；

语言表述是否严谨，是否存在歧义条款。

反馈与修改：法务部门如发觉需修改事项，应出具《法务审核意见书》，明确修改建议并反馈至业务部门；业务部门根据意见调整合同文本，再次提交法务部门复核，直至审核通过。

（三）财务审核

审核内容：财务专员*重点审核以下事项：

合同价款、支付方式、税费承担等财务条款是否清晰合理；

资金安排是否符合企业财务制度，是否存在付款风险；

涉及预算的合同，是否已履行预算审批流程。

意见反馈：财务部门审核通过后，在《合同审批表》中签署“同意”意见；如存在财务风险（如付款条件不明确、资金预算不足等），应出具书面意见并要求业务部门补充说明或修改条款。

（四）管理层审批

审批层级：根据合同金额、重要性及授权权限，确定审批层级：

一般合同：由分管业务副总*审批；

重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务等）：需提交总经理*或董事会审批。

审批要点：管理层重点审核合同的strategic符合性、风险可控性及企业利益保障情况，签署最终审批意见。

（五）合同签署与用印

签署准备：审批通过后，业务部门根据合同文本打印正式合同（一式X份，份数根据需求确定），保证合同内容与最终审批版本一致。

用印管理：需加盖企业公章或合同专用章的，由经办人*填写《用印申请单》，附审批通过的《合同审批表》及合同文本，经行政部（或公章管理部门）审核无误后，按规定流程用印。

签署交付：双方法定代表人或授权代表签字并盖章后，业务部门留存一份原件，其余根据约定交付对方（如需），同步将签署完成的合同扫描件存档至电子档案系统。

（六）履行跟踪与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，如发觉对方违约或履行异常，应及时上报并采取应对措施，同步记录《合同履行情况表》。

档案归档：合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门经办人*将以下材料整理齐全，提交至档案管理部门：

合同审批表（含各部门及管理层审批意见）；

合同正式文本（原件及复印件）；

对方主体资格证明、授权委托书等附件；

合同履行过程中的补充协议、变更函、付款凭证等材料；

《合同履行情况表》。

档案登记：档案管理员*对归档材料进行分类、编号、登记，录入《合同档案登记表》，建立电子与纸质档案双轨管理机制，保证档案完整、可追溯。

三、核心模板表格清单

（一）合同审批表

合同名称

合同编号

签约主体（甲方/乙方）

合同金额

履行期限

计划签订日期

业务部门初审意见

负责人签字：

日期：

法务审核意见

审核人签字：

日期：

财务审核意见

审核人签字：

日期：

管理层审批意见

审批人签字：

日期：

附件清单（可附页）

1.

2.

备注

（二）合同档案登记表

档案编号

合同名称

合同编号

签订日期

合同金额

合同类型

归档部门

归档人

归档日期

保管期限

存放位置

借阅记录（借阅人/日期/归还日期）

（三）档案借阅申请表

借阅人姓名

所在部门

借阅事由

档案编号/合同名称

借阅日期

计划归还日期

部门负责人签字

档案管理员签字

归还日期

备注

四、关键操作要点与风险提示

（一）合同信息准确性

合同名称、编号、金额、主体信息等核心内容需与业务需求及审批材料完全一致，避免因信息错误导致合同无效或履行纠纷。

合同编号需按企业统一规则编制（如“年份-部门-合同类型序号”），保证唯一性，便于后续检索与管理。

（二）审批流程完整性

严禁跳过审批