会议纪要编写与执行跟进双重检查表.docVIP

一、适用会议类型与核心价值

在项目管理、部门协作、跨部门协调、问题复盘、年度规划等需要明确决策、分配任务、跟进结果的会议场景中，会议纪要与执行跟进的双重检查能有效避免信息遗漏、责任模糊、执行脱节等问题。通过标准化流程保证“决议有记录、任务有归属、进度有跟踪、结果有验证”，提升会议效率与团队执行力。

二、全流程操作步骤详解

第一步：会前准备——奠定基础

明确会议目标：提前确认会议核心议题（如“Q3项目进度复盘”“客户需求对接”），避免议题发散。

准备会议材料：分发议程、背景资料（如项目现状报告、问题清单），让参会人员提前熟悉内容。

明确角色分工：指定记录人（负责实时记录关键信息）、主持人（控制流程）、跟踪人（会后负责执行跟进），保证责任到人。

第二步：会中记录——精准捕捉关键信息

区分“决议”与“讨论”：

决议事项：明确记录“做什么、谁负责、何时完成、验收标准”（如“由市场部负责优化宣传文案，8月15日前完成初稿，需通过产品经理审核”）。

讨论信息：简要记录不同观点（如“技术部*提出需增加测试环节，需评估工期影响”），避免冗余。

记录“待确认事项”：对暂时未明确的内容（如“预算需财务部*复核后反馈”），标注“待确认”，会后由跟踪人跟进补充。

实时同步记录：使用会议纪要模板边记录边梳理，会后1小时内整理初稿，保证信息准确。

第三步：会后整理——纪要与任务同步输出

拟定会议纪要：包含会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人）、核心议题、决议事项（含责任人、时间节点、验收标准）、待确认事项、下次会议安排。

参会人确认：发送纪要初稿至所有参会人，要求2个工作日内反馈修改意见，无异议后定稿并归档。

拆解执行任务：将决议事项拆解为具体任务，录入“执行跟进表”（含任务编号、描述、责任人、计划完成时间、验收标准等），同步发送给责任人。

第四步：执行跟进——动态监控进度

定期反馈机制：责任人按周/日提交进度反馈（如“宣传文案初稿已完成80%，待设计部*配合配图”），跟踪人汇总进度，标注“正常/延期/风险”。

异常处理：对延期任务，责任人需说明原因及解决方案（如“因客户需求调整，文案需延期2天，8月17日前提交”），跟踪人协调资源支持。

阶段性复盘：在下次会议前，跟踪人更新执行跟进表，标注已完成、进行中、未完成任务，重点说明未完成任务的进展。

第五步：双重检查——闭环验证

会议纪要准确性检查：由主持人或指定人员核对纪要内容，保证决议事项无遗漏、责任人/时间节点无错误、待确认事项有跟进记录。

执行有效性检查：任务完成后，由跟踪人组织验收（如“产品经理*审核宣传文案是否符合需求”），验收通过则在执行跟进表中标注“完成”，未通过则退回责任人整改，直至达标。

闭环管理：所有任务完成后，跟踪人汇总执行结果，形成“会议纪要与执行跟进报告”，作为下次会议复盘依据。

三、工具模板：会议纪要与执行跟进检查表

表1：会议纪要检查表

检查项

具体内容

检查结果（√/×）

备注

会议基本信息

时间、地点、参会人员、缺席人员、记录人是否完整

核心议题

是否清晰列出会议讨论的核心问题（不超过3个）

决议事项

是否包含“任务描述、责任人、计划完成时间、验收标准”四要素

缺失项标注

待确认事项

是否标注“待确认”，并明确跟进人及反馈时间

未标注的补充

行动项

是否与决议事项一一对应，无重复或遗漏

重复/遗漏项调整

参会人确认

是否已发送纪要并收集反馈，定稿是否经所有人确认

未确认的跟进

表2：执行跟进检查表

任务编号

任务描述

责任人

计划完成时间

实际完成时间

进度反馈（简述）

验收标准

验收结果（通过/未通过）

检查人

检查时间

T001

优化宣传文案初稿

市场*

2023-08-15

2023-08-17

完成初稿，待设计*配合

符合产品定位，无错别字

通过

跟踪*

2023-08-18

T002

客户需求调研报告

销售*

2023-08-20

-

正在整理数据，需延至22日

包含5个核心客户需求

-

跟踪*

2023-08-21

T003

系统功能测试

技术*

2023-08-18

2023-08-18

已完成，发觉2个bug待修复

测试用例通过率≥95%

未通过（待修复）

跟踪*

2023-08-19

四、关键要点与常见问题规避

纪要撰写要点

客观简洁：避免主观评价（如“技术部消极应对”），记录事实（如“技术部提出需增加3天测试工期”）。

责任到人：每项决议必须明确唯一责任人，避免“相关部门负责”等模糊表述。

时间量化：时间节点需具体到日期（如“8月15日”而非“下周”），避免“尽快”“尽快完成”等模糊词汇。

执行跟进要点

避免“重记录、轻跟进”：跟踪人需主动同步进度，而非等待责任人反馈，对延期任务提前预警。

区分“任务”与“目标”：任务需具体可执行（如“撰写调研报告”