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企业档案管理规范及范文模板

引言

企业档案作为企业各项活动的真实记录和宝贵财富，对于企业的持续健康发展具有不可替代的重要作用。科学、规范的档案管理，不仅是企业合规运营的基础，更是企业积累经验、传承文化、防范风险、提升核心竞争力的关键。为确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规范。本规范旨在为企业档案管理工作提供一套系统、实用的操作指引，并附以关键模板，以期帮助企业建立健全档案管理体系。

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规，结合本企业实际情况，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。凡企业在生产经营、行政管理、科研开发、企业文化等各项活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本规范管理范畴。

（三）基本原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映企业各项活动的客观情况。

2.完整性原则：确保档案的齐全完整，避免残缺遗漏。

3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，严防失泄密。

4.系统性原则：档案的收集、整理、保管、利用等环节应形成有机整体，保持档案之间的有机联系。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，为企业各项工作提供便捷、高效的档案服务。

二、管理机构与人员职责

（一）管理机构

企业应明确档案管理的归口部门，负责统筹、协调、指导和监督全企业的档案管理工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。

（二）人员职责

1.档案管理部门负责人：负责制定和完善档案管理制度，组织档案业务培训，监督检查档案管理工作的落实情况，协调解决档案管理中的重大问题。

2.档案管理员：具体负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等工作；维护档案管理系统；确保档案库房及设施设备的安全正常运行。

3.部门兼职档案员：负责本部门应归档文件材料的及时收集、初步整理、定期向档案管理部门移交，并协助档案管理员开展相关工作。

4.全体员工：有义务保护企业档案，在工作中形成的应归档材料应及时交本部门兼职档案员或档案管理部门。

（三）人员素质要求

档案工作人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，熟悉档案业务知识，掌握相应的信息技术应用能力，并保持相对稳定。

三、档案的收集与整理

（一）收集范围

企业档案收集范围主要包括但不限于：

1.文书档案：企业在行政管理、经营管理、生产管理、技术管理等活动中形成的各种决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、合同、协议等。

2.经营管理档案：企业在市场调研、营销策划、产品销售、客户服务、物资采购、仓储物流、成本核算、财务审计等活动中形成的各类文件材料。

3.人事档案：企业员工的履历、考核、奖惩、任免、工资、职称、学历、培训等材料（注：人事档案管理有专门规定的，从其规定）。

4.财务档案：企业在财务收支、会计核算等活动中形成的会计凭证、账簿、报表等（注：财务档案管理有专门规定的，从其规定）。

5.产品与技术档案：企业在产品研发、设计、生产、工艺、质量管理、标准、专利、技术改造等活动中形成的文件材料。

6.声像档案：记录企业重要活动、重大事件、重要人物、产品形象等的照片、录音带、录像带、光盘等。

7.实物档案：企业获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、印章、题词等具有纪念意义和凭证作用的实物。

8.电子档案：以数字形式存储于计算机等电子设备中，具有凭证、查考和利用价值的档案。

（二）收集要求

1.及时性：各项工作中形成的应归档文件材料，应在办理完毕后及时收集。年度性、总结性文件材料，应在工作结束后一个月内收集。

2.完整性：确保归档文件材料的齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件、相关依据和审批手续等应齐全。

3.规范性：归档文件材料应符合形成部门的业务规范，手续完备，书写工整，字迹清晰，符合长期保存要求。禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料。

（三）整理工作

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

1.分类：按照档案的内容属性和形成特点，结合企业实际，制定科学合理的档案分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。

2.编号：按照分类方案和排列顺序，对档案进行编号，编制档号。档号应具有唯一性和稳定性。

3.排列：在同一类目内，按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行系统排列。

4.编目：对整理好的档案编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。目