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电子合同与数字印章管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位电子合同的订立、履行、存储及数字印章的制作、使用和管理，保障电子交易的安全、合法、有效，维护各方当事人的合法权益，根据《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。

第二条定义

本办法所称电子合同，是指当事人之间通过电子信息网络以电子形式达成的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本办法所称数字印章，是指基于可信密码技术生成的，用于识别签名人身份并表明签名人认可电子合同内容的数据电文或图形。数字印章应具备与传统物理印章同等的法律效力。

第三条适用范围

本办法适用于本单位及所属各部门、分支机构在经营管理活动中电子合同的起草、审核、签署、履行、归档等全过程管理，以及数字印章的申请、制作、发放、使用、保管、变更、注销等相关管理活动。

涉及国家秘密、商业秘密或有特殊规定的，从其规定。

第四条基本原则

电子合同与数字印章管理应遵循以下原则：

（一）合法性原则：符合国家相关法律法规及行业标准要求。

（二）真实性原则：确保签约主体身份真实、意愿真实，合同内容完整、未被篡改。

（三）安全性原则：保障电子合同和数字印章在生成、传输、存储过程中的安全，防止泄露、丢失或被非法使用。

（四）可靠性原则：所采用的电子合同服务平台和数字印章系统应具备可靠的技术保障和服务能力。

（五）可追溯性原则：电子合同的签署、流转及数字印章的使用过程应留有完整、可查的记录。

第二章电子合同管理

第五条电子合同的生成与拟定

（一）电子合同的内容应符合法律法规要求，明确当事人的权利义务。合同模板应由相关业务部门会同法务部门审核确认后统一管理。

（二）电子合同的生成应基于本单位认可的电子合同服务平台进行，确保合同文本格式规范、内容可识别。

（三）合同拟定过程中，相关人员应认真核对合同条款，确保信息准确无误。

第六条电子合同的签署与发送

（一）电子合同签署前，应通过可靠方式对签约各方的身份进行验证，包括但不限于手机号验证、邮箱验证、人脸识别等。

（二）签约各方应使用本单位认可的数字印章或可靠的电子签名进行签署。签署顺序和流程应符合合同约定或内部管理制度。

（三）电子合同签署完成后，系统应自动生成带有时间戳的签署凭证，并及时向各方发送已签署合同的通知及副本。

第七条电子合同的接收与审核

（一）接收方应及时对收到的电子合同进行完整性和有效性审核，包括检查签署状态、签署人、签署时间等是否符合预期。

（二）如发现电子合同存在异常或疑问，应立即与发送方联系核实，并做好记录。

第八条电子合同的履行与变更

（一）电子合同的履行应遵循合同约定，相关履行凭证宜通过电子方式留存。

（二）如需对已签署的电子合同进行变更或补充，应另行签署变更协议或补充协议，其签署和管理流程参照本办法执行。

第九条电子合同的归档与保管

（一）电子合同签署完成后，应自动归档至指定的电子档案系统。归档信息应包括合同原文、签署凭证、身份验证记录、流转记录等。

（二）电子合同的保管期限应符合国家有关档案管理规定及本单位档案管理制度。保管期间应采取必要的安全措施，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。

（三）电子档案系统应具备便捷的查询、调阅功能，并确保档案的长期可读性。

第十条电子合同的查阅与使用

（一）因业务需要查阅或复制电子合同的，应履行相应的审批手续，并遵守保密规定。

第三章数字印章管理

第十一条数字印章的申请与制作

（一）数字印章的申请应由相关部门或个人提出，说明印章的用途、使用范围等，经本单位指定管理部门审核批准后，由专人负责制作。

（二）数字印章的制作应符合国家密码管理相关规定，采用具有商用密码产品型号证书的技术和产品。印章图形应与本单位实体印章样式保持一致或按规定设计。

第十二条数字印章的领用与保管

（一）数字印章制作完成后，由申请人或其授权代表签字领用。领用后，领用人应妥善保管数字印章的存储介质（如USBKey）或访问凭证（如密钥、口令），防止遗失、被盗或泄露。

（二）数字印章的保管应遵循“专人专管、责任到人”的原则。保管人变更时，应办理交接手续，并及时更新管理记录。

第十三条数字印章的使用与规范

（一）数字印章仅限用于经批准的业务范围内，严禁超范围使用或转借、转让给他人使用。

（二）使用数字印章签署电子合同时，应仔细核对合同内容，确认无误后方可签署。严禁在空白合同或内容不明确的文件上使用数字印章。

（三）每次使用数字印章均应留下操作日志，记录使用人、使用时间、使用用途等信息。

第十四条数字印章的变更、停用与销毁

（一）因单位名称变更、印章样式调整等原因需要变更数字印章的，应按新申请流程办理，并及时将原数字印章停用。

（二）数字印章如发生遗失、被盗，