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2026/01/23

印章管理汇报

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

印章管理现状

02

印章管理存在问题

03

印章管理改进措施

04

印章管理未来规划

印章管理现状

01

印章种类与数量

公章类印章

公司现有公章、合同章等6枚，如行政公章用于对外正式文件签署，财务专用章在银行结算时使用。

专用类印章

含发票专用章2枚、项目专用章3枚，某建筑公司项目章仅限特定工程合同及文件盖章。

个人名章

法定代表人及财务负责人名章共4枚，用于银行预留印鉴，如某科技公司法人章由专人保管。

印章使用流程

用印申请提交

申请人需填写《用印审批单》，注明用印文件名称、份数及用途，如某科技公司要求附合同扫描件提交部门负责人。

审批流程流转

审批单需经部门主管、法务部、分管领导逐级签字，某制造企业规定金额超50万需总经理终审。

印章使用流程

印章领用登记

审批通过后，用印人在《印章使用登记簿》签字，记录领用时间、印章名称，某国企要求双人在场核对。

用印监督与归档

用印时需由印章管理员全程监督，用印后文件扫描存档，某上市公司要求电子档案保存至少10年。

印章保管情况

专人专管制度执行

某集团规定印章由行政部专人保管，配备指纹保险柜，每日下班前需登记锁存，2023年未发生保管疏漏事件。

异地用印监管措施

某建筑企业对异地项目部采用双人复核+视频记录用印模式，2024年1-5月远程监管用印127次，无违规操作。

印章使用记录

纸质记录管理现状

某制造企业仍采用纸质登记本记录用印，需经手人签字并经部门主管审批，2023年因漏签导致3起用印纠纷。

电子化系统应用情况

某互联网公司上线电子印章管理系统，2024年1-6月线上用印记录达1200余次，审批流程平均耗时缩短至4小时。

异常用印事件统计

2023年某国企发生5起未经审批用印事件，其中3起涉及合同文件，造成直接经济损失约80万元。

印章管理存在问题

02

制度执行漏洞

审批流程流于形式

某建筑公司曾出现项目经理未走审批擅自用印签订合同的情况，导致公司陷入120万元经济纠纷，暴露出用印前审核机制失效。

监督检查频次不足

某国企年度印章审计发现，下属子公司存在半年未开展用印台账核查的情况，期间发生3次越权用印事件未被及时发现。

监管力度不足

审批流程形式化

某建筑公司项目用章时，审批单未经部门经理签字，仅由行政人员代签便盖章，导致合同纠纷后责任追溯困难。

用印登记不规范

2023年某上市公司审计发现，30%的用印记录未登记使用人及用途，存在空白介绍信被违规使用的风险。

信息化程度低

专人专管制度执行

某集团规定印章由行政部专人保管，配备指纹锁保险柜，每日下班前核对印章数量并登记《印章使用台账》，2023年未发生遗失事件。

异地保管监督机制

某建筑企业对异地项目部印章，采用“双人双锁+视频监控”模式，每月由总部审计组远程抽查保管记录，违规率同比下降40%。

印章管理改进措施

03

完善管理制度

纸质记录占比过高

某集团下属子公司仍采用纸质登记本记录用印，2023年因手写模糊导致3起合同追溯纠纷，补证耗时超48小时。

审批流程不闭环

某制造企业2024年第一季度出现5笔未经终审用印记录，涉及金额超200万元，事后补签率达100%。

电子留痕覆盖率低

某省事业单位仅公章实现电子用印记录，财务专用章等8类印章仍依赖人工登记，数据同步延迟超24小时。

加强监督检查

公章与专用章分类

公司现有公章1枚（含防伪芯片）、财务专用章2枚（分别对应基本户和一般户），行政专用章3枚（用于不同部门文件流转）。

业务类印章统计

合同专用章4枚（分布于销售、采购、法务、海外事业部），2023年累计用印量达1200余次，涉及合同金额超5亿元。

特殊用途印章管理

含法定代表人签名章1枚、发票专用章2枚（区分普票和专票），存放于财务部双锁保险柜，启用需双人复核登记。

引入信息化管理系统

用印申请提交

申请人需填写《用印申请表》，注明用印文件名称、份数及用途，如某科技公司合同盖章需经部门经理签字确认。

审批流程流转

申请表依次经部门负责人、法务部审核，重要文件还需总经理审批，某集团规定单笔合同超500万需董事长签字。

引入信息化管理系统

用印登记备案

印章管理员核对审批文件无误后，在《用印登记册》记录用印时间、文件编号，某国企要求留存用印文件复印件备查。

用印后文件归档

盖章文件由档案室统一保管，电子档上传至OA系统，某上市公司规定合同类文件保存期限不少于10年。

开展人员培训

审批流程执行不到位

某建筑公司盖章时未严格执行双人复核制度，导致合同用印未经部门经理审批，造成150万元经济损失。

用印登记不规范

某事业单位20