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2026/01/23

印章管理使用月度总结

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

印章管理使用情况概述

02

本月工作成果

03

存在问题

04

改进措施

05

下月计划

印章管理使用情况概述

01

本月使用频率

公章使用频次

本月公章使用32次，其中合同盖章25次（占比78%），主要集中在与A供应商的设备采购合同及B客户的服务协议。

财务专用章使用情况

财务专用章本月使用18次，涉及员工工资发放表盖章12次、费用报销单盖章6次，均符合公司财务审批流程。

合同专用章使用统计

合同专用章本月使用20次，较上月增长15%，主要为销售部门与新拓展的3家代理商签订的合作合同。

涉及业务范围

01

合同文件签署

本月共为销售部12份购销合同、行政部8份合作协议加盖公章，涵盖原材料采购、客户合作等核心业务场景。

02

财务票据用印

处理财务部35张银行汇票、22份税务报表的印章加盖，涉及月度资金结算及税务申报等关键财务环节。

本月工作成果

02

规范使用流程

制定印章使用细则

本月修订《印章管理办法》，明确合同用印需经部门经理与法务双审，如某合作协议因缺法务签字被退回补签。

优化线上审批系统

上线电子审批流程，将用印申请响应时间从24小时缩短至4小时，本月处理紧急用印申请12笔均按时完成。

开展用印培训考核

组织全员参加印章规范使用培训，考核通过率达98%，新员工小王因混淆合同章与公章被要求复训。

确保使用安全

印章使用前审批核验

本月对各部门用印申请实施三级审批，其中某项目合同用印前发现授权文件不全，经补充材料后完成核验，避免越权用印风险。

印章存放与交接登记

每日下班前由专人将印章存入保险柜并双人上锁，本周三行政部交接印章时，通过指纹+密码双重验证完成登记，确保交接可追溯。

提升服务效率

优化用印审批流程

本月将用印审批环节从5步精简至3步，平均审批时长由24小时缩短至8小时，如财务部合同用印效率提升67%。

推行线上用印申请系统

上线企业微信用印申请模块，本月线上申请占比达85%，减少线下纸质表单流转120份，错误率降低至0.5%。

设立用印专员轮值制

实行“AB岗”专人负责，工作日9:00-17:00实时响应，本月紧急用印需求15次均在30分钟内完成处理。

加强监督检查

合同签署业务

本月共为销售部32份采购合同、财务部18份融资协议提供印章服务，覆盖供应商签约及银行贷款等核心场景。

内部文件用印

处理人力资源部25份劳动合同、行政部12份对外合作函件盖章，含新员工入职及对外活动审批等关键流程。

存在问题

03

审批流程繁琐

公章使用频次

本月公章累计使用28次，其中合同盖章占比65%，较上月增长12%，主要集中在与A公司的战略合作协议签署场景。

财务专用章使用情况

财务专用章本月使用15次，均为银行票据盖章，涉及工资发放、供应商付款等日常财务结算，无异常使用记录。

审批流程繁琐

合同专用章使用数据

合同专用章本月启用22次，覆盖采购合同18份、销售合同4份，单笔最高金额合同为与B企业的设备采购协议（580万元）。

印章使用高峰时段

本月10-15日为使用高峰，日均用印8次，因月底项目集中收尾，导致部门集中申请用印，已协调错峰处理。

部分人员意识淡薄

实施双人复核用印制度

本月对财务类用印实行双人复核，如合同盖章需用印人、部门主管双签字确认，有效避免3起误盖风险。

升级智能印章管理系统

引入某科技公司智能锁控设备，实时记录用印时间、人员及文件信息，本月异常操作预警2次并及时处理。

记录不够完善

优化用印审批流程

将原3个工作日的审批周期压缩至1个工作日，本月为XX部门紧急合同用印缩短审批时长12小时，保障项目按时推进。

推行线上用印申请系统

上线电子用印申请平台，本月处理线上申请58笔，较线下减少纸质材料使用量60%，平均节省申请人往返时间40分钟/次。

建立用印预约机制

实施分时段预约用印，将每日9-11点设为高峰期，本月高峰期用印等待时长从25分钟降至8分钟，未出现排队拥堵情况。

应急处理机制待优化

制定印章申请审批细则

本月明确印章使用需经部门负责人+行政总监双审批，如合同盖章需提交《用印申请单》并附文件原稿，较上月审批效率提升15%。

优化电子印章管理系统

引入某科技公司电子签章平台，实现线上用印申请、文件加密传输，本月线上用印占比达60%，较上月减少线下用印等待时间40分钟/次。

开展用印规范培训

针对新入职员工及各部门用印专员，组织3场印章使用培训，覆盖85人次，培训后抽查用印规范合格率从70%提升至95%。

改进措施

04

简化审批环节

合同签署业务

本月印章用于销售合同签署共32份，涵盖与“恒信科技”“方圆建材”