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法律事务部案件管理流程及档案规范

一、引言

法律事务部作为企业风险控制与合规管理的重要职能部门，其案件管理工作的规范化、精细化程度，直接关系到企业合法权益的维护、法律风险的有效化解以及管理决策的科学高效。为进一步提升部门工作效能，确保案件处理过程的有序可控，保障案件档案的完整与安全，特制定本案件管理流程及档案规范。本规范旨在为法律事务部日常案件处理提供清晰指引，促进部门工作的标准化与专业化建设。

二、案件管理流程

（一）案件的接收与初步评估

案件的来源通常包括公司各业务部门的咨询与上报、外部单位的函告、有权机关的调查与通知，以及公司管理层的直接交办等。对于接收的案件信息，法务人员应首先进行初步登记，记录案件基本要素，如案件名称、涉及方、基本事实简述、接收时间及来源等。

随后，需对案件进行初步评估。评估内容主要包括：案件的性质（如合同纠纷、劳动争议、知识产权侵权等）、紧急程度、可能涉及的法律关系、对公司经营可能产生的影响范围及程度等。对于紧急或重大案件，应立即上报部门负责人及相关公司领导，确保快速响应。初步评估的目的在于判断案件是否需要进一步采取法律行动，并为后续工作的优先级排序提供依据。

（二）案件的分析与策略制定

在初步评估的基础上，法务人员应组织对案件进行深入分析。这包括但不限于：全面梳理案件事实，核实关键时间节点与证据材料；进行必要的法律调研，明确案件所适用的法律法规、司法解释及相关判例；分析对方当事人的诉求与可能采取的策略；评估我方在案件中的优势、劣势、机会与风险。

基于案件分析结果，法务人员应牵头制定初步的案件处理策略与方案。方案应明确案件的核心争议焦点、拟采取的法律路径（如协商、调解、仲裁、诉讼等）、预期目标、主要工作步骤、时间计划以及所需资源支持。对于复杂或重大案件，应组织内部研讨，必要时可邀请外部专业律师参与论证，以确保策略的可行性与最优性。

（三）案件的处理与执行

案件处理策略确定后，即进入具体的执行阶段。法务人员应根据既定方案，积极推进各项工作：

1.证据收集与保全：负责指导或直接收集、整理、固定与案件相关的各类证据，确保证据的合法性、真实性与关联性。对可能灭失或以后难以取得的证据，应及时采取保全措施。

2.内部协调与沟通：保持与公司相关业务部门的密切沟通，及时获取案件所需的业务信息与支持，向业务部门反馈案件进展，并就案件处理过程中涉及的业务问题提供法律意见。

3.外部对接与代理：如需外部律师代理，应按照公司规定选聘合适的律师事务所及律师，并对其工作进行监督与协调。如由法务人员自行代理，则应严格按照法定程序参与调解、仲裁或诉讼活动，包括起草、提交法律文书，参加庭审等。

4.谈判与和解：在适宜的时机，可尝试与对方进行协商谈判，争取以和解方式解决争议，降低纠纷解决成本，维护公司良好商业关系。和解协议的签订需经内部审批程序。

5.过程跟踪与汇报：建立案件进展台账，定期跟踪案件处理进度，及时向部门负责人及公司领导汇报重要节点、重大进展及突发情况，并根据指示调整工作策略。

（四）案件的结案与总结

案件处理终结后（包括调解、和解、裁决、判决生效或执行完毕等），法务人员应及时进行结案工作。首先，整理案件最终结果的相关法律文书（如调解书、和解协议、仲裁裁决书、判决书等），确保其完整归档。其次，对案件处理过程进行全面复盘，总结经验教训，形成结案报告。结案报告应包括案件基本情况、处理过程、最终结果、经验总结、对公司经营管理的启示与建议等内容。

结案总结不仅是对单个案件的收尾，更是法务工作知识积累与能力提升的重要途径。应将案件处理中形成的有益经验、典型问题及应对策略，转化为对公司相关制度、流程或合同模板的优化建议，以实现法律风险的源头防控。

三、档案规范

案件档案是案件处理全过程的原始记录，是公司重要的法律资产，对于后续可能发生的法律程序、内部管理改进、历史资料查询等均具有不可替代的作用。因此，档案管理必须规范、严谨。

（一）档案的构成

案件档案应全面、客观、系统地反映案件处理的整个过程。其基本构成包括：

1.案件受理阶段：案件来源材料（如业务部门请示、外部函件、立案通知书等）、初步评估记录、立案审批文件等。

2.案件分析与策略阶段：事实梳理材料、证据清单及证据材料、法律研究报告、案件讨论记录、处理方案及审批文件等。

3.案件处理与执行阶段：各类法律文书（如起诉状、答辩状、上诉状、代理词、证据材料、质证意见、庭审笔录等）、与对方及第三方的沟通函件、内部工作联系单、会议纪要、谈判记录、和解协议、仲裁裁决书、判决书、执行申请书、执行裁定书等。

4.案件结案阶段：结案报告、案件总结、相关的财务凭证（如诉讼费、律师费支付凭证）等。

（二）档案的整理与归档要求

1.材料收集的完整性：案件处理过程中形