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技术文档撰写标准及格式规范编写指南与模板

一、适用对象与应用情境

本指南与模板适用于技术研发团队、产品经理、技术支持工程师、文档编写专员等角色，在以下场景中需规范技术文档的撰写与格式：

新产品研发：如软件系统上线前需编写《技术方案设计文档》《用户操作手册》；

系统升级维护：如版本迭代时需更新《接口变更说明》《故障排查指南》；

跨团队协作：如前后端开发需基于《API接口文档》对接功能；

知识沉淀：如项目归档时需整理《系统架构文档》《部署手册》等。

规范的文档可保证技术信息传递准确、减少沟通成本，同时便于后续查阅与维护。

二、分步骤编写流程

（一）前期准备：明确文档定位与资源

确定文档目标与读者

明确文档用途（如设计评审、用户指导、运维支持），确定读者背景（如技术人员、普通用户、管理层），调整内容深度与术语使用。

示例：《API接口文档》读者为开发人员，需包含参数类型、请求示例；《用户操作手册》读者为普通用户，需侧重步骤图解与避坑提示。

收集基础资料

梳理项目需求文档、设计原型、测试报告、代码逻辑等资料，保证文档内容与实际产品一致。

（二）需求梳理与结构规划

拆解核心技术要点

根据文档目标，提炼需覆盖的核心内容，如技术方案文档需包含架构设计、模块功能、技术选型等；接口文档需包含接口地址、参数、返回值等。

设计文档框架

采用“总-分-总”逻辑搭建章节结构，保证层级清晰。通用技术文档推荐框架

文档概述

1.1目的与范围

1.2读者对象

1.3术语与缩略语

核心内容（按模块/功能划分）

2.1[模块1名称]

2.1.1功能描述

2.1.2技术实现

2.1.3示例/流程图

2.2[模块2名称]

…

附录

3.1常见问题（FAQ）

3.2参考文档

3.3版本历史

（三）内容规范撰写

核心内容撰写原则

准确性：数据、参数、逻辑需与实际产品一致，避免模糊描述（如“大概”“可能”）；

简洁性：用短句、专业术语，避免冗余（如“登录按钮”而非“用户通过鼠标屏幕上的登录按钮”）；

可操作性：步骤类文档需明确序号、操作路径、预期结果（如“1.打开设置界面→2.选择‘账户安全’→3.‘修改密码’”）。

辅助内容补充

图表：流程图用Visio/Draw.io绘制，架构图用Lucidchart，表格需有编号（如表1）和标题（如表1用户信息表）；

代码示例：高亮关键代码，注明编程语言（如“Java示例”），补充注释说明逻辑；

术语解释：首次出现专业术语时标注解释（如“RESTfulAPI（RepresentationalStateTransferApplicationProgrammingInterface）”）。

（四）格式标准化处理

按本模板“三、模板结构与规范示例”调整格式，统一标题层级、字体、段落、图表编号等，保证视觉规范。

（五）审核与修订

内部审核：编写人自查内容准确性、格式一致性，重点核对参数、步骤、图表是否匹配。

交叉评审：邀请相关角色（如开发、测试、产品）审核，保证文档满足多方需求。

最终定稿：根据评审意见修订，确认无误后发布，并记录版本历史（见附录模板）。

三、模板结构与规范示例

表1技术文档基本信息表

字段名

填写说明

示例

文档名称

简洁明确，包含核心主题（如“系统V2.0技术方案”）

系统V2.0技术方案

版本号

采用“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），首次发布为V1.0.0

V1.0.0

所属项目

项目全称

电商平台

编写人

姓名（用*代替）

*

审核人

技术负责人姓名（用*代替）

*

批准人

项目经理/部门负责人姓名（用*代替）

*

创建日期

YYYY-MM-DD

2023-10-01

更新日期

最后一次修订日期

2023-10-05

保密级别

公开/内部/机密

内部

适用对象

明确读者（如“开发团队”“运维人员”“终端用户”）

开发团队

表2技术文档章节结构模板（以“系统架构文档”为例）

章节编号

章节标题

内容要点

编写要求示例

1

文档概述

1.1目的与范围（说明文档用途及覆盖内容）1.2术语解释（如“微服务”“负载均衡”）

1.1本文档用于指导系统V2.0开发，涵盖架构设计、模块划分及技术选型。1.2微服务：将系统拆分为独立服务单元的架构模式。

2

系统总体架构

2.1架构图（绘制系统层级及模块关系）2.2核心模块功能描述

2.1架构图需包含前端层、API网关、业务服务层、数据层，用不同颜色区分模块类型。2.2用户服务：负责用户注册、登录及信息管理。

3

技术选型与实现细节

3.1框架选型（如SpringCloud、Vue3）及原因3.2数据存储方案（MySQL+Redis）

3.1后端采用SpringCloud，支持服务治理与负载