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销售合同审查与签约辅助工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售业务中各类合同的审查与签约管理场景，具体包括但不限于：

日常销售合同审查：针对商品销售、服务提供等常规业务合同，快速排查条款风险，保证内容合规；

复杂业务专项审查：涉及定制化产品、长期合作、跨境交易等复杂条款的合同，提供结构化审查指引；

跨部门协作签约：销售部门与法务、财务、供应链等部门协同审查时，明确分工与流程节点，提升效率；

历史合同复盘优化：通过审查模板与记录，总结常见问题，优化后续合同模板与签约策略。

二、标准化操作流程

步骤1：合同接收与初步登记

操作说明：

销售人员或合同接收人收到合同文本（电子版/纸质版）后，第一时间填写《合同接收登记表》（见模板1），记录合同编号、对方主体名称、合同类型、金额、签订日期、接收人等基础信息；

对合同完整性进行检查，确认是否包含主体信息、标的条款、价款支付、交付验收、违约责任、争议解决等核心模块，缺失关键条款的需及时与对方补充。

步骤2：合同主体资格审查

操作说明：

核对合同对方主体信息：企业需查验营业执照（复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人），自然人需核对证件号码件；

通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询对方经营状态（是否存续/吊销/注销）、涉诉记录、失信信息等，重点关注履约能力与信用风险；

若涉及特殊行业（如食品、医疗器械），需确认对方是否具备相应资质或许可证。

步骤3：核心条款逐项审查

操作说明：

对照《合同审查清单》（见模板2），重点审查以下条款：

标的条款：产品名称、规格型号、数量、质量标准（如国标/行标/约定标准）是否清晰，避免模糊描述（如“优质产品”）；

价款与支付：单价、总价、计价货币是否明确，支付方式（转账/承兑/现金）、支付节点（预付款/到货款/质保金）、账户信息（户名、账号、开户行）是否准确，避免“约定后续协商”等不确定性表述；

交付与验收：交付时间、地点、方式（自提/送货）是否具体，验收标准、流程（如外观检验、功能测试）、验收期限是否约定，逾期验收的默认规则是否合理；

权利义务与违约责任：双方核心权利义务是否对等，违约责任（如逾期付款、交付不符）的约定是否明确（违约金计算方式、赔偿范围），是否设置“单方解除权”“不可抗力”等条款；

争议解决：明确争议解决方式（诉讼/仲裁），诉讼管辖地（建议选择己方所在地或合同签订地）或仲裁机构名称是否准确，避免“由对方所在地法院管辖”等不利约定；

保密与知识产权：商业秘密的范围、保密期限、违约责任是否约定，涉及知识产权的需明确归属与使用权限。

步骤4：修订与反馈沟通

操作说明：

对审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等），使用《合同修订记录表》（见模板3）逐条标注修订建议，注明原条款内容、修改理由、修改后版本；

销售人员与对方沟通修订内容，重点解释法律风险与合理性，争取对方确认；若对方拒绝修改重大风险条款（如管辖地、违约责任），需上报法务或管理层评估是否继续合作。

步骤5：内部审批流程

操作说明：

完成修订的合同，按企业审批权限提交审批：一般合同由销售部门负责人审批；重大金额（如超过XX万元）、复杂条款或高风险合同需经法务部门、财务部门、分管负责人逐级审批；

审批人在《合同审批表》（见模板4）中签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由；审批通过后，形成最终版本合同文本。

步骤6：签约与归档管理

操作说明：

确认签约主体：法定代表人签约需提供证件号码明，授权代理人签约需提供授权委托书（原件），核对签约人身份与授权范围是否一致；

合同签署：采用书面形式，双方签字盖章（企业需加盖公章或合同专用章，骑缝章需齐全），注明签订日期；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠电子签名；

合同归档：签约后3个工作日内，将合同正本（电子版+纸质版）提交档案管理部门，同步更新《合同台账》（见模板5），记录合同履行状态（如“待履行”“履行中”“已履行”“已终止”）。

三、核心工具模板

模板1：合同接收登记表

合同编号

对方主体名称

合同类型（如：产品销售/服务）

合同金额（元）

签订日期

接收日期

接收人

备注（如：是否初稿/修订稿）

SC2024-001

*科技有限公司

软件销售服务

150,000

2024-03-01

2024-03-02

张三

初稿

模板2：合同审查清单

审查模块

审查要点

审查结果（√/×）

问题说明

修订建议

主体资格

对方营业执照是否有效，授权委托书是否在有效期内

√

-

-

标的条款

产品型号、数量、质量标准是否明确

×

未约定质量标准

补充“符合GB/T19001-2016标准”

价款支付

支付节点、账户信息是否清晰

√

-

-

交付验收

交付时间、验收流程是否具体

×

未约定