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公司文件归档及管理流程指南

一、指南目的与适用范围

本旨在规范公司各类文件的归档、保管、利用及销毁全流程，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范管理风险。适用于公司各部门在业务活动中形成的各类纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子表格等）的管理，涵盖行政、人事、财务、项目、合同等全类型文件。

二、文件归档核心场景与价值

（一）常见应用场景

日常业务文件：如会议纪要、工作报告、请示批复、通知公告等，需按年度分类归档，便于后续查阅和追溯。

项目全周期文件：从项目立项、招投标、执行过程到验收结算的全套资料，需按项目编号归档，保障项目档案的完整性和连续性。

合同与法律文件：各类业务合同、协议、法律函件等，需按合同类型和签订时间归档，满足合规审计及法律纠纷应对需求。

人事与财务文件：员工劳动合同、薪酬记录、发票凭证、审计报告等敏感文件，需按保密级别单独管理，保证信息安全。

历史档案追溯：公司成立以来的重要决策文件、资质证书、荣誉奖项等，需作为长期档案永久保存，支撑企业文化建设和战略回顾。

（二）核心管理价值

合规保障：符合《中华人民共和国档案法》及行业监管要求，避免因文件管理不当导致的法律风险。

效率提升：标准化的归档流程可快速定位文件，减少重复查找时间，提高办公效率。

风险防控：通过规范保管和权限管理，防止文件丢失、泄密或损坏，保障公司资产安全。

三、文件归档全流程操作步骤

（一）第一步：文件分类与编码

分类标准

按部门：如行政部、财务部、市场部、项目部等，一级分类为部门代码（如“XZ”“CW”“SC”“XM”）。

按文件类型：二级分类为文件类型代码（如“BG-报告”“HT-合同”“CX-”“XM-项目”）。

按时间：三级分类为年度+月份（如“2023-09”），长期档案可仅保留年度。

示例：市场部2023年9月的项目报告，编码为“SC-XM-BG-2023-09-001”（部门-项目-类型-时间-流水号）。

密级划分

公开：可在公司内部freely传阅的文件（如通知、培训资料）。

内部：仅限相关部门人员查阅（如部门工作计划、普通报告）。

秘密：仅限授权人员查阅（如合同草案、财务数据、人事信息）。

（二）第二步：文件收集与初步整理

收集责任

各部门指定部门负责人为文件收集第一责任人，每月末汇总本部门当月形成的文件，交由档案管理员统一处理。

电子文件需同步收集原件（如邮件需导出为PDF或打印件，扫描件需保证清晰完整）。

整理要求

排序：按文件形成时间或流程顺序排列（如合同按“立项-谈判-签订-执行”排序）。

编页：纸质文件超过10页需编写页码（用铅笔在右上角标注），电子文件可在页脚添加页码标识。

去除杂物：剔除回形针、夹子等金属物，避免文件损坏；复印件需注明“复印件”及原件存放位置。

（三）第三步：文件录入与系统登记

电子档案系统操作

登录公司档案管理系统（如“OA档案模块”），选择对应“部门-类型-年度”分类。

录入关键信息：文件编号、题名、形成日期、页数、密级、经手人、存放位置（如“档案室A区-3排-5柜”）。

电子文件：扫描件需分辨率≥300DPI，PDF格式命名与文件编号一致（如“SC-XM-BG-2023-09-001.pdf”）。

纸质文件标注

在文件首页右上角加盖“归档章”，内容包含：文件编号、归档日期、经手人（*档案管理员）。

使用档案盒存放，盒脊标注“部门-类型-年度-盒号”（如“市场部-项目报告-2023-01”）。

（四）第四步：归档移交与保管

移交流程

部门负责人与档案管理员共同核对文件清单，确认数量、类型、编码无误后，填写《文件归档移交表》（见模板一），双方签字确认。

纸质档案移交后存放至指定档案室，电子档案同步至公司服务器备份（每月异地备份一次）。

保管要求

环境：档案室需保持温度18-22℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施。

权限：秘密级文件需存入带锁铁柜，钥匙由档案管理员和行政负责人分别保管；查阅需经部门负责人及以上领导审批。

定期检查：每季度检查档案保管状况，对受潮、虫蛀文件及时修复，丢失文件需填写《档案丢失报告》并说明原因。

（五）第五步：文件利用与借阅

借阅流程

填写《文件借阅申请表》（见模板二），注明文件编号、题名、借阅事由、借阅期限（一般不超过7个工作日）、借阅人签字。

公开/内部文件：经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅；秘密级文件：需经*分管副总审批。

借阅时，*档案管理员核对借阅人身份及审批手续，登记《文件借阅登记表》（借阅人、日期、归还日期、签字）。

归还与续借

借阅到期需按时归还，*档案管理员检查文件完整性（无涂改、无缺失）；如需续借，需提前2天提交续借申请，续借期限不超过3天。

涉密文件严禁带离办公区域，查阅需在档案室指定区域完成，并由