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公司股东大会通知及流程规范

一、引言

股东大会作为公司的最高权力机构，是股东行使权利、参与公司重大决策的关键途径。规范股东大会的通知程序与会议流程，不仅是确保股东合法权益得以实现的基础，也是保障公司决策科学、透明、高效的前提。本规范旨在结合相关法律法规要求与公司治理实践，为公司股东大会的通知及流程管理提供一套系统、严谨且具操作性的指引。

二、股东大会通知规范

（一）通知的基本要求

1.及时性：股东大会通知应在法定期限内发出，确保股东有充足的时间了解会议内容、准备相关意见并安排参会事宜。具体期限应严格遵循《公司法》及公司章程的规定，通常情况下，年度股东大会应提前不少于二十日通知各股东，临时股东大会应提前不少于十五日通知各股东。

2.完整性：通知内容必须全面、准确，不得有遗漏或误导性陈述。应清晰列明会议的各项关键信息，以便股东做出是否参会的判断。

3.准确性：通知中关于会议时间、地点、审议事项等核心要素的表述必须精准无误，避免因歧义导致股东理解偏差。

4.送达有效性：通知应送达至每一位在册股东。对于不同类型的股东（如记名股东、无记名股东、法人股东等），应采取与其持股情况相适应的送达方式，确保通知能够有效触达。

（二）通知的内容要素

一份规范的股东大会通知应至少包含以下内容：

1.会议基本信息：

*会议名称（如“XX公司第X届第X次股东大会”）；

*会议召开时间（包括日期、具体开始时刻，如为多时段会议需分别列明）；

*会议召开地点（如为现场会议，需提供详细地址；如涉及网络或其他方式参会，需提供具体的接入方式和操作指引）；

*会议召集人。

2.会议审议事项：

*逐项列明本次股东大会拟审议的议案名称。议案应明确、具体，避免笼统表述。

*对于需要股东进行表决的议案，应提供充分的背景资料和说明，必要时可附上相关的董事会决议、监事会决议等文件作为附件。

3.参会对象：

*股权登记日登记在册的公司全体股东。

*公司董事、监事及高级管理人员。

*公司聘请的律师及其他需要列席会议的人员。

4.会议出席及表决方式：

*明确说明股东可以采用的出席方式（现场出席、网络投票、委托投票等）。

*如提供网络投票或其他非现场表决方式，应详细说明投票系统的接入路径、身份验证方法、投票起止时间及操作流程。

5.登记办法：

*登记时间（起止日期及每日具体时段）；

*登记所需材料（自然人股东需提供身份证明、持股证明；法人股东需提供营业执照复印件、法定代表人身份证明、持股证明及授权委托书等；委托代理人需提供授权委托书及代理人身份证明）。

6.联系方式：

*负责本次股东大会事务的联系人姓名、电话号码、电子邮箱及通讯地址，以便股东咨询。

7.其他需要提示的事项：

*如会议预计时长、是否提供食宿安排（通常不提供，除非公司章程另有规定或特殊情况）、股东交通提示等。

*涉及网络投票的，应提示股东注意投票代码、投票简称及表决意见的申报方式。

（三）通知的送达与公告

1.送达方式：

*对于记名股东，可通过邮寄纸质通知、发送电子邮件、在公司指定信息披露平台发布等方式进行。采用邮寄方式的，以邮件寄出后一定期限（如三日）视为送达。

*对于社会公众股股东，除邮寄外，还需按照监管要求在指定的报刊或证券交易所网站上进行公告。

2.公告要求：

*上市公司的股东大会通知，必须严格按照证券监管机构的规定，在指定的信息披露媒体上进行公告。

*非上市公众公司或有其他特殊规定的公司，应参照相关法规进行公告。

3.补充通知与更正：如已发出的通知存在遗漏、错误或需要变更会议相关事项的，应及时发出补充通知或更正公告，并确保新的信息能同样有效送达股东，且预留出足够的反应时间。

三、股东大会会议流程规范

（一）会前准备

1.会议材料准备：

*印制好股东大会会议议程、各项审议议案的详细资料、股东签到表、表决票、授权委托书样本等文件。

*准备好会议所需的设备，如投影、音响、表决器（如使用）、签到系统等，并进行调试，确保其正常运行。

2.会场布置：

*会场应选择交通便利、容纳能力适宜、环境安静的场所。

*会场内应有清晰的会议标识，如公司LOGO、会议名称横幅等。

*合理安排座位，区分股东区、董事监事高管区、列席人员区、媒体区（如需）等。

*准备必要的饮用水、文具等。

3.人员安排：

*明确会议主持人（通常为董事长，董事长不能履行职务时由副董事长或其他董事主持）。

*安排专人负责股东签到、资料分发、引导就座、现场记录、议案宣读、投票组织、计票监票等工作。

*配备必要的安保人员及医疗支持（视