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财务报销审核流程及标准模板

适用范围与常见报销类型

本流程适用于公司全体员工因公支出后的费用报销管理，涵盖日常办公费用（如文具、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、会议费用（如场地租赁、物料采购）、商务接待费用（如客户洽谈产生的合理支出）及其他符合公司规定的因公支出场景。报销需保证费用真实、合规且与工作直接相关，禁止将个人消费混入公费报销。

报销审核全流程操作指引

第一步：报销申请发起

填写申请表：申请人登录公司财务系统或《财务报销申请表》，完整填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、报销类型（勾选对应类别）；

费用明细：逐项列示费用发生日期、具体事项、金额（需与凭证一致）、备注（如出差地点、会议主题等）；

报销总额：填写大写和小写金额，保证大小写一致。

准备凭证材料：根据报销类型整理合规凭证，包括但不限于消费票据（需注明抬头、金额、日期及消费事项）、行程单、会议通知、验收单等，所有凭证需真实、清晰，无涂改或破损。

提交申请：将填写完整的申请表及凭证材料扫描或拍照，通过财务系统提交至部门负责人，同时保留纸质材料备查。

第二步：部门负责人初审

审核真实性：部门负责人核对费用是否属部门预算范围内，确认费用发生事由与工作内容相关，避免重复报销或超范围支出。

合规性检查：检查申请表填写是否完整、金额计算是否准确，凭证材料是否齐全且符合公司规定（如差旅住宿是否超标、商务接待是否提前备案等）。

审批反馈：初审通过后，在系统中签署“同意报销”意见并注明日期；若发觉问题，退回申请人补充材料或说明原因。

第三步：财务部门复核

凭证合规性核验：财务专员重点检查凭证的真实性、合法性和完整性，包括票据抬头是否为公司全称、是否有税务监制章、消费日期是否在报销时限内（费用发生后30个工作日内）。

标准符合性审核：对照公司《费用报销标准细则》，审核各项费用是否超标（如市内交通费上限、差旅住宿标准等），超标准部分需申请人提交书面说明并由分管领导审批。

金额与流程核对：复核申请表中的小写金额合计与凭证总金额是否一致，审批流程是否完整（如部门负责人签字是否齐全）。

反馈结果：复核通过后，在系统中标注“财务审核通过”；若发觉问题，注明退回原因并要求申请人修改后重新提交。

第四步：分级审批执行

根据报销金额实行分级审批，保证审批权限合规：

5000元（含）以下：由部门负责人审批通过后，财务部门可直接安排支付；

5000-20000元（含）：需经部门负责人及分管业务领导双重审批；

20000元以上：除上述审批外，还需提交总经理办公会审批，审批通过后方可进入支付环节。

审批节点需在3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过。

第五步：款项支付与通知

支付安排：财务部门在收到最终审批通过的申请后，2个工作日内通过银行转账方式支付至申请人指定账户，支付时需备注“报销费用-申请人姓名-费用类型”。

到账提醒：款项支付后，财务系统自动向申请人发送到账通知，申请人可通过系统查询支付状态；若5个工作日内未到账，需及时联系财务部门核实。

第六步：单据归档管理

整理归档：财务部门每月对已报销的纸质凭证按部门分类整理，标注“已付”及归档日期，统一存入财务档案室；电子凭证备份至公司服务器，保存期限不少于5年。

查询与审计：员工如需查询历史报销记录，可通过财务系统提交申请，财务部门在3个工作日内提供复印件或电子记录；年度审计期间，档案需配合审计部门查阅。

财务报销申请表模板

财务报销申请表

基本信息

申请人姓名（*）：______________所属部门：______________申请日期：____年__月__日

报销类型：□日常办公费□差旅费□会议费□商务接待费□其他：______________

费用明细

序号

1

2

3

报销总额

小写：￥______________大写：______________________

审批意见

部门负责人：__________日期：____年__月__日

财务审核：__________日期：____年__月__日

分管领导/总经理：__________日期：____年__月__日

附件清单

名称（如：消费票据、行程单）

_________________________

_________________________

申请人签字：__________联系方式：______________

报销操作关键注意事项

单据规范：申请表需用黑色签字笔或电子文档填写，字迹清晰，不得涂改；凭证材料需为原件，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字。

时限要求：费用发生后需在30个工作日内提交报销，逾期未申请需提交书面说明并由总经理审批；跨年度费用原则上不予报销。

标准遵守：严格执行公司费用标准（如差旅住宿标准、