会议记录与议程管理工具会议决策与执行跟进模板.docVIP

会议记录与议程管理及决策执行跟踪工具模板

引言

为规范会议管理、提升决策效率、强化执行落地，本模板整合会议全流程管理功能，涵盖会前议程规划、会中决策记录、会后任务分解及执行跟踪等核心环节。通过结构化信息记录与可视化进度管理，保证会议目标明确、责任到人、过程可追溯、结果可验证，适用于项目管理、部门协作、问题研讨等各类工作场景。

一、适用工作场景

本模板适用于以下需通过会议推进工作、明确决策事项并跟踪执行结果的场景：

1.项目启动与规划会议

用于明确项目目标、范围、分工及关键里程碑，记录项目启动会中的决策事项（如技术方案选型、资源分配），并跟踪后续任务执行进度。

2.日常工作例会（如周例会、月度会）

用于同步工作进展、讨论当前问题、明确下一阶段计划，记录例会中需跨部门协作的任务及决策，保证日常工作有序推进。

3.跨部门协调会议

用于解决需多部门协同的问题（如流程优化、资源冲突），记录协调结果及各方责任分工，跟踪跨部门任务的落实情况。

4.问题复盘与改进会议

用于总结项目/工作中出现的问题，分析根本原因，形成改进决策，并跟踪改进措施的执行效果，避免问题重复发生。

二、模板使用流程

（一）会前：议程规划与会议筹备

目标：明确会议目标、议题及流程，保证会议高效聚焦。

1.制定会议议程

明确会议核心目标（如“确定项目Q3实施计划”“解决流程瓶颈”），围绕目标梳理需讨论的议题，按优先级排序。

每个议题明确汇报人、预计时长及讨论要点（如“议题1：项目进度汇报——汇报人：*，需说明当前风险及需协调资源”）。

示例议程框架：

会议名称：项目周例会

时间：2023年X月X日14:00-15:30

地点：3楼会议室A

议题：

上周任务完成情况汇报（汇报人：*，20分钟）

当前项目风险及应对方案讨论（汇报人：*，30分钟）

下周工作计划及资源需求确认（全员，20分钟）

2.发送会议通知

提前1-2天通过邮件/即时通讯工具发送通知，包含会议目标、议程、时间、地点及参会人员，要求参会者提前准备议题相关材料。

（二）会中：高效记录与决策确认

目标：准确记录会议讨论要点、决策事项及任务分工，避免信息遗漏或歧义。

1.记录会议基本信息

使用“会议基本信息表”（见表1）记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员及原因（缺席人员需注明原因，如“*赵六：因出差请假”）。

2.按议程记录讨论内容

逐议题记录讨论要点，包括各方观点、争议焦点及最终共识，避免主观表述，客观还原讨论过程。

示例：

议题1：上周任务完成情况汇报

*：任务A（需求文档编写）已完成100%，任务B（接口联调）完成80%，因第三方接口延迟导致进度滞后。

与会人员讨论：是否需调整第三方接口对接时间？最终共识：由*协调第三方，本周三前确认新时间，同步更新项目计划。

3.明确决策事项与任务分工

对讨论达成的决策进行编号（如“DEC01”），记录决策内容、决策依据（如“根据项目优先级评估结果”）、负责人及完成时限。

示例：

决策事项：

DEC01：优先完成接口联调任务，推迟非核心功能开发（DEC01）

决策依据：第三方接口延迟影响核心功能交付，需保障上线关键路径

负责人：*

完成时限：2023年8月5日

（三）会后：记录整理与任务分解

目标：24小时内完成会议记录整理，分发至相关人员，保证任务清晰、责任明确。

1.整理会议记录

汇总会前议程、会中讨论要点、决策事项及任务分工，形成结构化会议记录，经主持人审核无误后分发。

会议记录需包含：会议基本信息、议程讨论摘要、决策事项清单（含编号、内容、负责人、时限）、下一步行动计划。

2.分解任务至执行跟踪表

将决策事项中的任务拆解为具体可执行的动作，录入“执行任务跟踪表”（见表4），明确任务编号（与决策编号关联）、任务内容、负责人、计划起止时间及交付标准。

示例：

任务编号：TSK01（关联DEC01）

任务内容：协调第三方确认接口联调新时间

负责人：*

计划开始时间：2023年8月2日

计划结束时间：2023年8月3日

交付标准：书面确认的接口联调时间计划

（四）执行跟踪：进度监控与闭环管理

目标：实时跟踪任务执行进度，及时发觉并解决问题，保证决策事项落地。

1.更新任务进度

负责人需按计划更新任务状态（“未开始”“进行中”“已完成”“已延期”），在“执行任务跟踪表”中记录实际进度、完成情况说明及遇到的问题。

示例：

实际开始时间：2023年8月2日

实际结束时间：2023年8月4日（延期1天，因第三方负责人临时请假）

进度百分比：100%

完成情况说明：已与第三方确认接口联调时间为8月10日，邮件同步项目组

2.定期复盘与风