企业合同归档与管理制度文件管理标准化.docVIP

企业合同归档与管理制度文件管理标准化工具指南

一、适用范围与核心应用场景

本标准化工具适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）在合同全生命周期管理中的归档与制度文件规范工作，具体场景包括：

新签订合同（采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的初始归档；

历史合同档案的梳理、补录与标准化改造；

年度/季度合同审计、合规检查前的档案整理；

合同借阅、移交、销毁等环节的流程管控；

企业制度文件（如《合同管理办法》《合同审批流程细则》）的版本管理与归档联动。

二、标准化操作流程与步骤详解

步骤一：合同签订后初步整理与审核

操作内容：

收集原件：合同经办人（经办人）在合同双方签字盖章后3个工作日内，收集合同正本（至少2份，企业留存1份正本+1份副本）及附件（如技术协议、验收标准、补充协议等）。

完整性检查：档案管理员（档案管理员）核对合同要素是否齐全，包括：合同编号、签约主体、签订日期、金额、履行期限、双方签字盖章页、附件清单等，保证无缺页、漏签或涂改（涂改处需加盖双方公章确认）。

合规性初审：法务专员（法务专员）检查合同内容是否符合法律法规及企业内部制度，是否存在重大风险点（如违约责任不明确、争议解决方式约定不清等），并出具《合同合规性审核意见书》。

责任主体：经办人（收集）、档案管理员（完整性核对）、法务专员（合规性审核）。

步骤二：合同信息录入与唯一编号

操作内容：

填写《合同归档登记表》：档案管理员根据合同信息，在“合同归档管理系统”或Excel台账中登记以下字段（详见模板1）：

合同基本信息：编号、名称、类型（采购/销售等）、签订日期、生效日期、到期日期；

签约主体：甲方（企业全称）、乙方（对方公司全称/个人姓名+证件号码号）；

金额与履行信息：合同金额（含大写）、币种、付款方式、履行地点、验收标准；

内部流程信息：经办部门、经办人（经办人）、审批人（审批人）、法务审核人（法务专员）。

唯一编号：按“合同类型缩写-年份-部门代码-流水号”规则编号（示例：CG-2024-SC-001，代表采购类-2024年-市场部-第1号），编号需全局唯一，避免重复。

责任主体：档案管理员（录入与编号）、经办人（信息核对）。

步骤三：分类排序与实体归档

操作内容：

分类标准：按“合同类型+年度+部门”三级分类，具体类别包括：

采购类（原材料、设备、服务等）、销售类（产品、技术输出等）；

劳动人事类（劳动合同、保密协议等）、合作经营类（联营、合资等）；

其他类（如捐赠、赞助等未明确类型合同）。

排序规则：每类合同按“签订日期先后”排序，同日签订的按“合同编号”升序排列。

实体归档：

使用统一规格的档案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm），盒面标注“合同类型-年度-部门-合同数量”（示例：采购类-2024-采购部-共15份）；

合同正本在前、副本在后，附件单独装订并标注对应合同编号，放入同一档案盒；

填写《档案盒内文件清单》（贴于盒内首页），注明合同编号、名称、页码、归档日期。

责任主体：档案管理员（分类排序与装订）、部门负责人（监督分类准确性）。

步骤四：电子归档与系统管理

操作内容：

扫描：档案管理员将合同正本及附件扫描为PDF格式（分辨率≥300DPI，彩色扫描），文件命名规则为“合同编号-合同名称-扫描日期”（示例：CG-2024-SC-001-XX公司采购合同。

系统存储：将扫描件至企业指定的合同管理系统或OA系统“合同归档”模块，关联《合同归档登记表》电子数据，保证“电子档案-实体档案-台账信息”三者一致。

权限设置：系统管理员（系统管理员）设置查阅权限：经办人可查看本部门合同，法务专员可查看全量合同，外部人员需经部门负责人书面授权后查阅。

责任主体：档案管理员（扫描与）、系统管理员（权限配置）。

步骤五：借阅、移交与销毁管理

操作内容：

借阅流程：

借阅人填写《合同借阅申请表》（详见模板2），注明借阅事由、归还期限（最长不超过5个工作日），经部门负责人审批后交档案管理员；

档案管理员核对借阅权限，登记借阅时间、合同编号及借阅人签字，提供合同复印件（原件不外借）；

归还时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。

移交流程：部门合并、人员调动或档案管理员变更时，原负责人需填写《合同档案移交清单》（详见模板3），与接收人逐份核对并签字确认，移交至新档案管理员。

销毁流程：

对保管期限届满（一般为合同履行完毕后5-10年，具体按企业制度执行）且无争议的合同，档案管理员编制《合同销毁清单》，经法务专员和分管领导审批后；

由2人以上（含档案管理员、监销人）共同监销，保证档案无法恢复，并填写《合同销毁监销记录》，监销人签字存档。

责任主体：借阅人（申请）、档案管理员（登记与监销）、法务专员（销毁审核）。

三、