采购部门询价响应流程及范本.docxVIP

采购部门询价响应流程及范本

在现代企业的运营体系中，采购部门扮演着连接外部供应商与内部需求的关键角色。询价作为采购活动的初始环节，其响应的及时性、准确性与规范性，直接影响到采购效率、成本控制乃至后续供应链的稳定性。建立一套清晰、高效的询价响应流程，并辅以实用的操作范本，是提升采购部门专业能力与管理水平的基石。本文旨在系统梳理采购部门询价响应的标准流程，并提供关键环节的文件范本，以期为相关从业者提供具有实践指导意义的参考。

一、询价响应流程详解

询价响应并非简单的报价回复，而是一个涉及信息接收、内部协同、供应商沟通、分析决策及文件编制的系统性过程。严谨的流程设计是确保响应质量的前提。

（一）接收与初步评估

采购部门在接收到需求部门提交的询价单后，首要任务是进行完整性与合规性检查。需确认询价单是否包含明确的物料/服务名称、规格型号、技术参数、数量、期望交付期、质量标准、交货地点以及是否附有必要的图纸、技术文件等。同时，对需求的合理性与紧迫性进行初步判断，若发现信息缺失或模糊之处，应立即与需求部门沟通澄清，避免因前期信息不对称导致后续工作反复。此环节的核心目标是确保询价基础信息的准确无误，为后续工作奠定坚实基础。

（二）内部信息传递与任务分配

在确认询价单无误后，采购部门需根据采购物品或服务的性质，将相关信息传递至内部相关部门，如技术部门（负责技术参数确认与支持）、质量部门（负责质量标准把关）、财务部门（必要时提供预算参考或付款条件建议）等。明确各部门的职责与反馈时限，确保内部协同顺畅。对于复杂或大额的采购项目，可能需要组织内部协调会议，共同研讨询价策略、潜在风险及供应商选择标准。

（三）供应商沟通与信息收集

依据采购策略及合格供应商名录，采购部门将向选定的潜在供应商发出询价通知。沟通方式可采用邮件、传真或专业采购系统。在发出询价单的同时，应明确告知供应商报价截止时间、报价方式、所需提供的资料（如资质证明、技术方案、样品要求等）以及后续可能的谈判或评审安排。过程中，供应商可能会就技术细节、规格要求等提出疑问，采购部门需协同相关技术部门及时、准确地予以解答，确保所有参与报价的供应商在信息对称的基础上进行报价。

（四）报价分析与比较

报价截止后，采购部门开始收集各供应商的报价文件。首先对报价文件的完整性进行审查，剔除不符合要求的报价。随后，对有效报价进行技术性评审与商务性评审。技术性评审主要关注供应商是否满足技术规格、质量标准等要求；商务性评审则侧重于价格、付款条件、交付周期、售后服务、保修条款等。分析过程中，应秉持客观公正原则，不仅关注单价，更要综合考量总拥有成本（TCO）。对于价格异常低的报价，需保持警惕，核实其成本构成及履约能力，避免陷入低价低质的陷阱。

（五）拟定初步响应方案

基于报价分析结果，采购部门结合内部讨论意见，拟定初步的询价响应方案。方案应包括推荐的供应商、建议的采购价格、交付周期、付款条件等核心内容，并对选择该方案的理由进行简要说明，如性价比优势、供应商信誉、合作历史等。对于存在多家合格供应商的情况，需明确排序及备选方案。

（六）内部审批

初步响应方案形成后，需按照公司内部的采购审批权限进行逐级报批。审批过程中，相关部门负责人将对方案的合理性进行审核。若审批通过，则进入正式的响应文件编制阶段；若审批未通过，需根据审批意见进行调整或重新进行询价。

（七）正式编制询价响应文件

获得最终审批后，采购部门需将询价结果整理成规范的询价响应文件。该文件是对需求部门询价的正式答复，应清晰、准确地呈现推荐的供应商信息、报价详情、主要条款及审批意见等。文件格式应符合公司管理规定，力求专业、规范。

（八）提交响应文件与后续跟进

将编制完成的询价响应文件正式提交给需求部门。同时，采购部门应与需求部门保持沟通，解答其可能提出的疑问。若需求部门对响应结果无异议，则可进入后续的合同签订阶段；若有异议，需根据反馈意见进行进一步的协调或调整。

二、询价响应相关范本

为确保询价响应工作的规范性与高效性，标准化的文件范本不可或缺。以下提供几个核心环节的范本示例，企业可根据自身实际情况进行调整与完善。

（一）询价响应函（模板）

[公司抬头/信笺]

询价响应函

致：[需求部门名称]

发件部门：采购部

日期：[YYYY年MM月DD日]

事由：关于[询价单号/项目名称]的询价响应

尊敬的[需求部门联系人/负责人]：

贵部门于[YYYY年MM月DD日]发出的关于[具体物料/服务名称，可加上询价单号]的询价单已收悉。经我部门认真研究及与相关供应商沟通，现将询价结果响应如下：

1.推荐供应商信息：

*主要推荐供应商：[供应商A全称]

*备选供应商（如适用）：[供应商B全称]

2.主要报价信息（针对主要推荐供应商）：

*物料/服务名称及规