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合同条款审查与签订标准化流程工具

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业、事业单位及组织在合同全生命周期管理中的条款审查与签订环节，具体场景包括但不限于：业务合作合同、采购合同、服务合同、劳动合同、保密协议等标准化及非标准化协议的签订前审查。通过规范化的流程设计，可帮助使用者系统识别合同风险、保证条款合规、提升谈判效率，最终实现合同管理的标准化与风险可控化，降低因条款疏漏导致的法律纠纷与经济损失。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与前置准备

需求提出与资料收集

业务部门根据合作需求，明确合同类型（如买卖、服务、技术合作等）、合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）及核心合作内容（标的、数量、价款、履行期限等）。

收集合作方主体资格证明文件（如营业执照复印件、资质证书、授权委托书等），保证文件在有效期内且与实际合作方一致。

输出成果：《合同需求说明书》（含核心条款清单）、《合作方资质材料清单》。

合同草案起草

优先使用企业标准化合同模板，若需定制化条款，由业务部门会同法务（或指定审核人员）共同起草，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

草案需标注“（草案）”字样及版本号，避免与最终版本混淆。

（二）条款初步审查（形式与完整性审查）

审查主体：业务部门负责人或指定经办人。

审查要点：

合同基本信息完整性：合同名称、编号、签约主体、签约日期、签订地点是否明确；

核心要素齐全性：标的物（或服务内容）、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、履行地点、违约责任、争议解决方式等是否清晰；

文件规范性：合同文本无涂改（双方涂改需盖章确认）、页码连续、附件完整（如技术附件、清单等）。

输出成果：《合同初步审查记录表》（注明审查意见及是否通过）。

（三）合规性与风险专项审查

审查主体：法务部门或外聘法律顾问（若企业无法务部门）。

审查要点：

主体合法性：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/组织，经营范围是否涵盖合作内容，法定代表人/授权代表签字是否真实有效（需核对授权委托书范围）；

条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在“霸王条款”“无效条款”（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益等）；

风险点排查：价款支付条件是否明确（如“验收合格后”需明确验收标准）、违约责任是否对等（避免单方面加重我方责任）、知识产权归属是否清晰、保密条款范围是否合理、争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否明确且有利于我方；

合规性审查：是否涉及行政许可（如特殊行业资质）、数据安全、反商业贿赂等合规要求。

输出成果：《合同合规与风险审查意见书》（逐条列明审查问题、修改建议及风险等级，分为“高风险”“中风险”“低风险”）。

（四）业务确认与谈判修订

意见反馈与修订：业务部门根据《合同合规与风险审查意见书》，与合作方就存在争议的条款进行谈判，达成一致后修订合同草案，并反馈法务部门确认。

跨部门协同：若涉及财务（如支付方式、税务条款）、技术（如质量标准、验收规范）等专业领域，需同步征求相关部门意见并形成书面确认。

输出成果：《合同修订说明》（列明修订条款及依据）、修订后的合同终稿。

（五）最终审核与审批

审核主体：企业合同审批负责人（如总经理、分管副总或按权限划分的审批人）。

审核内容：

合同内容是否符合企业战略及业务目标；

风险控制措施是否落实，重大风险是否已化解；

审批流程是否完整（业务初审、法务复审等环节是否通过）。

审批方式：采用书面审批或OA系统线上审批，审批人需签署明确意见（如“同意签订”“附条件同意”“不同意”）。

输出成果：《合同审批表》（含各环节审核意见及最终审批结论）。

（六）签署与归档管理

签署准备：

确认合同文本为最终审批版本，编号唯一，双方法定代表人/授权代表签字、盖章（公章或合同专用章）清晰完整；

若为多页合同，需加盖骑缝章；

涉及附件的，需在合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。

签署规范：

企业方签署：由授权代表在指定位置签字并盖章，避免代签（若代签需提供完整的授权委托书及证件号码明）；

合作方签署：核对签字人身份与授权委托书是否一致，保证盖章真实有效。

归档管理：

合同签署后，原件由行政部或档案管理部门统一归档，电子版同步存入企业合同管理系统；

归档材料包括：合同正本、审批表、审查意见书、合作方资质文件、附件等，标注归档日期及档案编号；

建立合同台账，记录合同名称、编号、签约方、金额、履行期限、归档情况等关键信息，便于后续跟踪管理。

三、配套工具模板

（一）《合同合规与风险审查意见书》模板

合同基本信息

合同名称

《X合同》

合同编号

X–

签约双方

甲方：X公司；乙方：X公司

审查人

*法务专员

审查日期

年月日

审查条款

问题描述

修改建