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企业文档编制与审批模板

一、适用范围与典型场景

制度类文档：如《公司考勤管理制度》《财务报销管理规范》等，用于明确企业内部管理规则；

方案类文档：如《年度市场推广方案》《新产品研发项目计划书》等，用于规划具体工作目标与实施路径；

报告类文档：如《季度工作总结》《项目结题报告》等，用于汇报工作进展或成果；

协议类文档：如《供应商合作协议》《内部服务协作函》等，用于明确合作双方权责；

其他需跨部门协同或存档的重要文档。

二、编制与审批全流程操作指南

（一）文档发起与需求明确

发起人确定：由文档需求部门（如人力资源部、项目部）指定专人作为发起人，负责统筹文档编制全流程。

需求梳理：发起人需明确文档的核心目标（如规范考勤流程、明确项目分工）、适用范围（如全体员工/特定部门）、关键要求（如需包含考核标准、时间节点），并形成《文档需求清单》（可作为附件）。

提交发起申请：发起人通过企业OA系统或审批工具，填写《文档编制审批发起表》，同步《文档需求清单》，提交至部门负责人初步审核。

（二）文档初稿编制

编制责任人：由发起人组织具备相关业务知识的人员（如制度类文档需HR专员参与，方案类文档需项目负责人牵头）共同编制初稿，保证内容专业、贴合实际需求。

内容规范要求：

文档标题需简洁明确，格式统一为“公司+文档类型+具体名称”（如《公司差旅费报销管理制度》）；

结构需包含：目的依据（“为规范，根据规定，制定本制度”）、适用范围、职责分工（明确各部门/岗位责任）、具体内容（分条款描述，逻辑清晰）、附件说明（如有表格、流程图等需标注）；

语言需正式、简洁，避免歧义，关键条款需量化（如“迟到15分钟内扣当日薪资10%”）。

格式标准：采用企业统一（字体、字号、行距、页眉页脚等格式按公司《公文写作规范》执行）。

（三）内部审核与修订

形式审核：初稿完成后，先由发起人所在部门负责人进行形式审核，重点检查：

文档结构是否完整（是否包含目的、范围、职责等核心模块）；

格式是否符合规范（字体、编号、页码等）；

基础信息是否准确（部门名称、日期、文档编号等）。

审核通过后，进入实质审核；若不通过，退回发起人修订并重新提交。

实质审核：根据文档类型组织跨部门审核，审核人需在3个工作日内完成审核并反馈意见，重点审核：

合规性：是否符合国家法律法规、行业政策及公司现有制度（如财务类文档需财务部审核合规性）；

可行性：内容是否贴合实际操作，是否存在执行障碍（如考勤制度需征求员工代表意见）；

协同性：涉及其他部门的职责分工是否明确，是否存在权责交叉（如项目方案需协同部、财务部会签）。

意见汇总与修订：发起人收集各审核人意见，组织修订形成修订稿，若有重大争议（如部门间职责分歧），需报请分管副总协调解决。

（四）最终审批

审批层级划分：根据文档重要性确定审批人，一般分为三级：

一般文档（如部门内部工作指引）：由部门负责人审批；

重要文档（如公司级制度、跨部门方案）：由分管副总审批；

重大文档（如战略规划、核心制度变更）：需提交总经理办公会集体审议，总经理签批。

审批流程：修订稿提交至最终审批人，审批人重点审核文档的核心目标达成度、风险控制有效性及企业利益一致性，审批通过后生效；若不通过，注明退回原因，发起人根据意见重新修订并再次提交审批。

（五）发布与归档

正式发布：审批通过后，由发起人通过企业OA系统、公告栏或内部平台发布，同步更新《公司现行文档清单》，明确文档编号、版本号、生效日期及查询路径。

归档管理：原件由行政部（或档案管理部门）统一归档，电子版存入企业文档管理系统，归档信息需包含：文档名称、编号、版本、编制人、审核人、审批人、生效日期、存放路径等。

三、配套工具表单

表1：文档编制审批流程表

环节

责任人

工作内容

输出成果

时间要求

需求明确

发起人

梳理文档目标、范围、要求，形成《文档需求清单》

《文档需求清单》

启动后1个工作日内

初稿编制

编制组

按需求撰写初稿，保证内容完整、格式规范

文档初稿

需求明确后3个工作日内

形式审核

部门负责人

检查结构、格式、基础信息

形式审核意见表

初稿提交后1个工作日内

实质审核

各相关部门

审核合规性、可行性、协同性，反馈书面意见

实质审核意见表

形式审核通过后2个工作日内

修订

发起人

汇总审核意见，修订初稿形成修订稿

文档修订稿

意见收集后2个工作日内

最终审批

审批人（按层级）

审核核心目标、风险控制、企业利益，签批同意或退回

审批意见表

修订稿提交后2个工作日内

发布与归档

发起人、行政部

发布文档，更新《现行文档清单》，行政部归档

正式文档、归档记录

审批通过后1个工作日内

表2：文档基本信息表

文档名称

文档编号

版本号

编制部门

编制人

审核人

审批人

生效日期

适用范围

附件名称（如有）

公司考勤管理制度