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采购申请与审批流程标准化作业指南

一、适用范围与背景说明

本指南适用于公司各部门日常运营所需的各类物资采购、服务采购及固定资产采购申请与审批管理，包括但不限于办公文具、生产原材料、设备维修、IT服务、低值易耗品等采购场景。通过标准化流程，明确各环节职责分工，规范采购行为，提高采购效率，保证采购需求的合理性、预算的合规性及资金使用效益，同时规避采购风险，保障公司资产安全。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请提报

操作主体：需求部门负责人或指定需求人

操作要点：

需求部门根据实际工作需要（如新项目启动、常规物资补充、设备故障更换等），确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途及预估单价、总价。

填写《采购申请单》（详见模板表格），需注明“采购类别”（如办公用品、生产物料、服务外包等）、“紧急程度”（普通/紧急）、“预算来源”（如部门年度预算、专项项目预算等），并附相关支撑材料（如技术参数表、比价报价单、项目立项审批表等）。

申请单经需求部门负责人*经理审核签字后，提交至采购部。

输出结果：《采购申请单》及相关附件（纸质版/电子版）。

（二）部门初审与需求确认

操作主体：需求部门负责人*经理

操作要点：

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行初审，重点审核：

采购内容是否符合部门工作计划及年度预算；

规格参数是否明确，是否存在可替代的现有资源（如闲置设备、库存物资）；

预估单价、总价是否与市场行情基本一致，有无明显虚高。

初审通过后，在《采购申请单》“部门初审意见”栏签字确认；若初审不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

输出结果：签字确认的《采购申请单》（初审通过）或退回修改的申请单。

（三）采购部合规性与可行性审核

操作主体：采购部*主管

操作要点：

采购部收到申请单后，1个工作日内完成审核，重点审核：

申请材料是否齐全（如技术参数、预算表等附件是否缺失）；

是否属于公司集中采购范围（若为集中采购目录内物品，需按集中采购流程执行）；

预算是否在采购权限范围内（如超出部门权限，需启动分级审批）；

是否存在重复采购、可内部调拨的情况。

审核通过后，根据采购金额及类别启动对应审批流程；若审核不通过，注明原因（如“预算超限”“材料不全”）并反馈至需求部门。

对于技术参数复杂的采购（如专业设备），可组织技术部门*工程师会签，确认技术需求的可行性。

输出结果：采购部审核意见反馈（通过/不通过）。

（四）分级审批与权限管理

操作主体：分管领导、总经理

审批权限划分（可根据公司实际调整）：

低价值采购（预估金额≤5000元）：由采购部主管审批，报分管领导副总备案；

中等价值采购（5000元＜预估金额≤50000元）：由分管领导*副总审批；

高价值采购（预估金额＞50000元）或重大资产采购：由分管领导副总审核后，提交总经理总审批。

操作要点：

审批人重点审核采购需求的战略匹配性、预算的合理性及风险可控性；

审批通过后，在《采购申请单》“审批意见”栏签字确认；若审批不通过，注明原因并退回采购部。

输出结果：最终审批通过的《采购申请单》。

（五）采购执行与供应商管理

操作主体：采购部

操作要点：

采购部根据审批通过的申请单，开展采购工作：

询价比价：对于金额≥10000元的采购，至少向3家合格供应商询价，填写《比价记录表》；

供应商选择：综合价格、质量、交期、服务等因素确定供应商，优先选择公司合格供应商名录内的合作方；

合同签订：采购金额≥20000元的需签订采购合同，明确双方权利义务、交付标准、验收方式、付款条件等。

采购完成后，将采购合同、订单、比价记录等资料整理归档，同步更新采购台账。

输出结果：采购订单、合同、供应商交付通知。

（六）验收与入库/费用结算

操作主体：需求部门、仓库、财务部

操作要点：

货物验收：

需求部门或仓库根据采购订单、技术参数对到货物资进行验收，核对数量、规格、质量等，填写《验收单》；

若验收不合格，需在2个工作日内反馈采购部，由采购部联系供应商退换货或处理。

入库管理：

合格物资由仓库办理入库手续，登记库存台账，更新库存信息；

低值易耗品可直接领用，需在《领用登记表》中签字确认。

费用结算：

财务部根据《采购申请单》《验收单》《发票》（若涉及）及付款条款，审核无误后安排付款；

采购部需在付款完成后，将付款凭证、发票等资料移交财务部归档。

输出结果：《验收单》《入库单》《付款凭证》。

三、采购申请单模板示例

采购申请单

编号：CG–

申请部门

申请人

采购类别□办公物资□生产物料□设备采购□服务外包□其他______

紧急程度□普通□紧急

预算来源□部门年度预算□专项项目预算□其他______

预估总金额

物品/服务名称

规格型号

用途说明

（请详细说明采购目的、使用场