项目合同管理与审核流程模板.docVIP

项目合同管理与审核流程模板

一、适用范围与典型应用场景

二、全流程操作步骤详解

1.合同需求发起与初步确认

责任主体：业务部门项目负责人

操作说明：

业务部门根据项目需求，填写《合同需求申请表》（见模板表格1），明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、核心需求（如交付标准、时间节点、付款方式等）。

提交部门负责人审核，确认需求的合理性与必要性。

输出物：《合同需求申请表》（部门负责人签字版）。

2.合同文本起草

责任主体：项目负责人/指定经办人

操作说明：

根据确认的《合同需求申请表》，参考企业标准合同模板或合作方提供的范本起草合同文本。

合同内容需包含核心要素：合同双方主体信息、合作内容与范围、权利义务条款、金额及支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同期限等。

起草完成后，附《合同需求申请表》及附件（如技术规格书、报价单等），提交法务部门预审。

3.多部门联合审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门负责人

操作说明：

法务审核：重点审核合同条款的合法性、合规性，明确双方权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否符合企业规定，并出具《合同审核意见表》（见模板表格2）。

财务审核：审核合同金额是否符合预算、支付方式与进度是否合理、税务条款是否规范（如发票类型、税率等），并确认资金安排可行性。

业务部门复核：确认合同内容与原始需求一致，合作方履约能力是否满足项目要求（如资质、过往业绩等）。

审核结果处理：若审核通过，进入下一步；若需修改，由经办人根据意见调整文本后重新提交审核。

4.合同评审与最终审批

责任主体：分管领导/总经理（根据合同金额与重要性分级审批）

操作说明：

对于重大合同（如金额超万元或涉及核心业务），需组织合同评审会，由法务、财务、业务部门负责人及分管领导共同参会，对合同关键条款进行最终确认。

审批人根据评审意见签署《合同审批表》（见模板表格3），明确审批意见与生效条件。

输出物：《合同审批表》（最终审批版）、合同文本终稿。

5.合同签署与用印管理

责任主体：行政部/指定用印管理人

操作说明：

经办人持《合同审批表》及合同终稿，到行政部办理用印手续。

用印前需核对合同文本与审批表内容一致，保证签署页信息完整（如双方公司名称、法定代表人/授权代表签字、签署日期等）。

合同签署后，正本至少一式两份（合作方与企业各执一份），副本由业务部门与行政部分别存档。

6.合同履行与归档

责任主体：业务部门、行政部

操作说明：

履行跟踪：业务部门负责按合同约定跟踪合作方履约情况，记录关键节点（如交付时间、验收结果），若发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标），及时发函沟通并上报分管领导。

验收确认：合作方完成交付后，业务部门按合同约定组织验收，填写《项目验收单》（见模板表格4），由双方签字确认。

归档管理：行政部在合同签署后10个工作日内，完成合同正本、副本、审批表、审核意见表、验收单等资料的整理归档，建立《合同台账》（见模板表格5）进行动态管理。

三、核心工具表格模板

模板1：合同需求申请表

申请部门

项目名称

合作方名称

预算金额（万元）

需求背景与目标

合作内容与范围

核心需求（交付标准、时间节点、付款方式等）

部门负责人意见

签字：_________日期：_________

模板2：合同审核意见表

合同名称

合同编号

审核部门/人

审核日期

审核意见（分条款说明，如“第3.1条：交付时间需明确具体日期”“第5条：违约责任建议增加逾期付款的滞纳金计算方式”）

修改建议

审核结论□通过□需修改后重审□不通过（说明原因）

模板3：合同审批表

合同名称

合同编号

申请部门

申请人

合同主要内容摘要（金额、期限、核心权利义务等）

审核部门意见

法务：_________财务：_________业务：_________

分管领导意见

签字：_________日期：_________

总经理意见（如需）

签字：_________日期：_________

模板4：项目验收单

合同名称

合同编号

项目名称

验收日期

交付成果清单（附详细说明或附件）

验收标准（依据合同条款）

验收结论□合格□基本合格（需整改：_________）□不合格

企业方签字：_________合作方签字：_________

模板5：合同台账

合同编号

合同名称

签署日期

合作方

合同金额（万元）

履行状态（进行中/已完成/终止）

归档日期

存档位置

四、关键风险控制点与操作提示

主体资格审查：在合同发起前，业务部门需核查合作方的营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）等文件，保证其具备履约能力，避免与无资质主体合作。

条款严谨性：法务审核需重点关注“不可抗力”“违约责任”“争议