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公司软件正版化工作管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司软件使用行为，加强软件版权保护，保障公司信息系统安全稳定运行，防范知识产权侵权法律风险，降低运营成本，提升信息化管理水平，根据《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》《政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况及信息化管理、OA系统管理等现有制度，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司本部各部门、各子公司（控股公司）及全体在职员工（以下简称“用户”）。涵盖公司所有办公及业务场景使用的软件，包括但不限于操作系统软件、办公软件、设计研发软件、安全防护软件、OA协同办公软件、财务软件、业务管理系统软件等各类计算机及移动终端软件的采购、安装、使用、维护、处置等全流程管理工作。

第三条核心原则

依法合规，严守底线：严格遵循知识产权相关法律法规，全面使用正版软件，坚决杜绝使用盗版、未经授权及来源不明软件，防范侵权风险。

统一管理，分级负责：实行“公司统筹、信息技术部牵头、各部门协同”管理模式，明确各部门及用户职责，建立全流程闭环管理体系。

需求导向，精准配置：结合业务实际需求采购软件，优先选择性价比高、技术成熟、售后完善的正版软件产品，避免资源浪费。

权责对等，规范使用：软件使用权限与岗位职责相匹配，用户严格按规定使用软件，对自身软件使用行为的合规性负责。

动态管控，长效保障：定期开展软件资产清查、盗版检测与合规整改，建立软件正版化长效管理机制，同步衔接OA系统等现有信息化平台管理要求。

第四条定义说明

本办法所称正版软件，是指依法取得著作权人或其授权机构许可，拥有合法授权证书、许可协议及安装介质，符合国家软件产品登记备案要求的软件产品。盗版软件包括未经授权复制、传播的软件，破解版、修改版软件，来源不明及超出授权范围使用的软件等。

第二章组织架构与职责分工

第五条领导小组（决策机构）

成立软件正版化工作领导小组，与OA系统管理领导小组统筹衔接，由总经理担任组长，分管信息化、财务工作的副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。主要职责包括：

审定本办法及软件正版化配套管理制度、操作流程；

审批软件采购、升级、运维年度预算及重大软件资产处置方案；

决策软件正版化工作重大事项，协调解决跨部门重大问题；

审议软件正版化合规检查结果及重大违规事项处理意见。

第六条牵头部门职责

信息技术部：作为软件正版化工作牵头部门，负责软件正版化日常管理工作。具体职责包括：制定软件采购计划及技术标准，开展软件市场调研与供应商筛选；建立软件资产台账，统筹软件安装、升级、维护及技术支持；定期开展盗版软件检测与清查，组织违规软件整改替换；配合审计部开展合规检查，留存软件授权文件及运维记录；衔接OA系统软件模块的正版化管理，确保系统软件合规使用。

财务部：负责软件采购资金保障与财务管理。具体职责包括：编制软件采购、运维年度预算，审核软件采购费用支出；将软件资产纳入公司固定资产管理体系，规范账务处理；监督软件采购资金使用合规性，配合开展软件资产审计。

审计部：负责软件正版化合规监督审计。具体职责包括：定期开展软件正版化专项审计，核查软件采购、授权、使用及资产处置的合规性；跟踪违规问题整改落实情况，形成审计报告上报领导小组；协助排查软件使用中的违规行为，配合处理相关责任追究事宜。

第七条各部门及用户职责

各部门：指定专人担任部门软件管理员，负责本部门软件需求提报、使用指导及日常管控；定期自查本部门软件使用情况，及时上报软件安装、升级及故障需求；配合信息技术部开展软件资产清查与盗版整改，确保本部门软件全部合规使用。

全体用户：严格遵守本办法规定，仅使用公司统一部署的正版软件，严禁私自安装、下载、传播盗版软件；妥善保管软件使用账号及授权信息，按权限规范使用软件；发现软件故障、盗版风险及违规使用行为，及时向部门软件管理员或信息技术部报备；主动参加软件正版化培训，掌握合规使用要求。

第三章软件采购与授权管理

第八条采购管理

软件采购实行“统一计划、分级提报”制度。各部门根据业务需求填写《软件采购申请表》，经部门负责人审核后提交信息技术部，信息技术部汇总后编制年度采购计划，报领导小组审批后执行。

采购软件需严格遵循合法合规、性价比优先原则，优先选择预装正版操作系统的计算机设备，采购纳入政府集中采购目录的软件需依法实行政府采购。采购过程中需准确核实软件知识产权状况，选择具有良好技术支持及售后服务的供应商。

软件采购需签订正式采购合同及授权协议，明确软件名称、版本、授权范围、使用期限、技术支持、升级服务及知识产权归属等条款，留存授权证书、发票、安装介质等资料，由信息技术部归档管理。

严禁各部门自行采购、安装软件，严禁通过非正规渠道采购软件，严禁采购盗版、破解版及来源不明软件。

第九条