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中小企业合同管理与风险防控技巧

在市场经济的浪潮中，中小企业如雨后春笋般涌现，它们是经济活力的重要源泉。然而，与大型企业相比，中小企业在资源、人才、管理经验等方面往往处于相对弱势地位。合同，作为企业间经济交往的纽带，其管理水平的高低直接关系到企业的经营风险与健康发展。许多中小企业正是因为合同管理的疏漏，导致了不必要的经济损失，甚至陷入经营困境。因此，如何有效地进行合同管理，防范和控制合同风险，是每一位中小企业管理者必须正视和解决的课题。

一、合同风险的“隐形雷区”：中小企业常见的合同管理痛点

合同风险并非一朝一夕形成，它往往潜藏在合同管理的各个环节。中小企业由于对合同管理的重视程度不够、专业人才匮乏等原因，更容易踩中这些“隐形雷区”。

首先，在合同订立前，对合作方的资信调查往往流于形式。许多中小企业在寻求合作时，往往更看重业务机会本身，而对潜在合作伙伴的市场信誉、财务状况、履约能力等缺乏深入、细致的了解。这种“先上车后补票”的做法，为日后的合同履行埋下了巨大隐患，一旦对方出现问题，企业将陷入被动。

其次，合同文本不规范是普遍现象。有些企业习惯于使用对方提供的格式合同，缺乏对条款的仔细审查；有些则是双方口头约定，事后补签合同甚至不签合同，导致权利义务不明确；还有些企业自行拟定的合同条款模糊不清、逻辑混乱，关键条款如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等缺失或约定不明，在发生争议时难以有效维护自身权益。

再者，合同履行过程中的动态管理不足。合同签订后并非万事大吉，许多中小企业对合同的履行情况缺乏跟踪，对对方的履约行为是否符合合同约定、己方义务是否按时履行等情况疏于管理。同时，合同履行过程中的变更、补充协议等未能及时以书面形式固定下来，导致证据灭失或事实难以认定。

最后，合同纠纷发生后的应对能力薄弱。部分企业在遇到合同纠纷时，要么惊慌失措，不知如何收集证据、运用法律武器维权；要么抱有“和为贵”的心态，一味退让，错失最佳解决时机，导致损失扩大。

二、筑牢防线：中小企业合同管理与风险防控的核心技巧

针对上述痛点，中小企业亟需构建一套行之有效的合同管理与风险防控体系。这不仅需要意识上的重视，更需要制度上的保障和技巧上的运用。

（一）合同订立前：未雨绸缪，严把“准入关”

合作方的选择是合同风险防控的第一道关口。在正式签订合同前，务必对合作方进行全面的资信调查。这并非意味着要投入巨大成本，而是可以通过多种渠道进行信息核实。例如，通过企业信用信息公示系统查询对方的工商登记信息、有无行政处罚记录；通过行业口碑、过往合作客户了解其商业信誉；对于重大合作项目，还可以要求对方提供财务报表、银行资信证明等材料。只有充分了解对方，才能做到“知己知彼，百战不殆”。

同时，企业内部应建立合同立项审批制度。任何业务合作的开展，都应经过必要的内部审批流程，明确业务需求、合作背景、潜在风险及应对初步方案。这有助于集思广益，从源头上评估项目的可行性和风险。

（二）合同签订中：字斟句酌，规范“文本关”

合同文本是合同权利义务的载体，其规范性、严谨性直接关系到合同的质量。中小企业应尽可能使用国家或行业推荐的标准合同文本，或根据自身业务特点，聘请专业律师制定一套相对完善的合同范本体系。对于对方提供的合同文本，务必逐条仔细审查，特别是对涉及自身核心利益的条款，如付款方式、交货期限、质量标准、违约责任等，要字斟句酌，严防“霸王条款”。

合同条款的表述应力求清晰、具体、无歧义。避免使用“大概”、“可能”、“尽快”等模糊性词语。例如，对于履行期限，应明确具体的日期或期间；对于质量标准，应约定明确的验收依据和方法。此外，违约责任条款是合同的“牙齿”，必须明确约定违约情形及相应的责任承担方式，如违约金的计算标准、损失赔偿的范围等，以增强合同的约束力。

在合同正式签署前，建议建立内部合同审查机制。根据合同的重要性和复杂程度，可由业务部门、财务部门、法务人员（或外聘律师）进行多级审查。业务部门关注商业条款的可行性，财务部门关注付款、税务等财务风险，法务人员则从法律角度审查合同的合法性、合规性及潜在风险。

（三）合同履行中：动态跟踪，严守“执行关”

合同签订后，并非束之高阁，而是进入了更为关键的履行阶段。企业应指定专人负责合同的跟踪管理，定期检查合同履行情况，确保己方义务按时、按质、按量履行，同时密切关注对方的履约行为。对于对方可能出现的违约迹象，如延迟付款、生产停滞等，要及时预警并采取应对措施。

在合同履行过程中，难免会发生变更、补充等情况。此时，务必将所有变更内容以书面形式记录，并由双方签字盖章确认，作为原合同的组成部分。这包括但不限于交货数量的调整、付款期限的延长、履行方式的变更等。同时，要妥善保管所有与合同相关的文件资料，如订单、送货单、验收单、发票、往来函件、邮件、聊天记录等