论秘书办公室工作的重要性及改进专项措施.docVIP

论秘书办公室工作关键性及改善方法

摘要：现在中国秘书从业人员达2300万人。伴随社会发展和竞争日益加剧，秘书工作关键性越来越受到重视，秘书已日渐成为参与管理特殊助手。本文经过叙述秘书工作内容、特征，秘书应该含有职业道德和秘书工作现实状况，结合本人在医院办公室十二个月实习感悟，以办公室秘书为例，提出办公室工作中现存部分问题，并指出改善方案，期望秘书在职人员经过不停思索，不停自我提升，使秘书这一行业越来越专业化，成为各个单位发展不可或缺前进助推力。

关键词：秘书办公室工作

在二十一世纪今天，伴随社会发展和竞争日益加剧，秘书工作关键性越来越受到重视。秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”角色，而日渐成为参与管理特殊助手。通常而言，秘书角色定位应是辅佐功效，帮助领导者处理一切里里外外业务是秘书职责所在。在现代，通常企业或机构因为传统背景关系，秘书职务并不是那么确定。秘书除了本身主管外，和其它部门人员关系也很亲密和关键，形成纵横交错而复杂人际关系。

1秘书工作通常叙述

何为秘书呢？学术界对此还未有定论，我们通常意义中秘书是传统职业之一，是一个职务名称，指处于枢纽地位[1]，关键从事办文、办会、办事来辅助决议，并服务于领导人员，是领导参谋和助手。

1.1秘书工作内容

秘书工作很繁琐，大致有以下几项：接听电话，向电话问询者提供信息，统计留言，转接电话；收发和回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作汇报；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将文件、信件及其它统计等材料归档；备份信件及其它文档；接待访客；采购、分发和控制办公用具等等。

1.2秘书工作特征

1.2.1辅助性

根源于秘书工作隶属地位，也可称之为隶属性。辅助性关键表现在地位隶属性和工作被动性两个方面。①地位隶属性。秘书工作是伴伴随领导活动，有了领导活动才有为领导活动直接服务秘书工作。②秘书工作是围绕着领导工作需求而运转服务。领导指令和授意是秘书工作根本和关键。

1.2.2政治性

秘书工作隶属于领导，领导工作政治性决定了秘书工作政治性。政治性关键表现在三个方面：①阶级性。领导工作是有阶级性，所以作为辅助领导秘书工作，也肯定含有鲜明阶级性【2】。②政策性。秘书工作必需遵照政策性标准。③机要性。秘书工作是一项机要性工作。

1.2.3综合性

领导工作要总揽全局，领导整个机关、单位内方方面面工作。秘书部门是综合办事部门，秘书人员是领导参谋和助手，领导所包含工作范围，秘书工作全部要包含，要为领导提供全方位综合性服务。所以说秘书工作是包含全局综合性工作，含有综合性特点。

1.3秘书职业道德

1.3.1忠于职守

秘书工作辅助性、潜隐性，决定了秘书人员是“幕后角色”，要求她们甘于平凡，乐于奉献，任劳任怨，恪尽职守，不因工作烦琐而厌倦，不因工作无名而埋怨。

1.3.2廉洁奉公

秘书人员作为领导参谋和助手，应自觉抵制不正之风。要秉公办事，清正廉洁，不利用职权和工作之便，假公济私，谋取私利。

1.3.3团结合作

秘书部门处于机关、单位枢纽部位，要负责综合协调。为此，秘书人员要处理好人际关系，加强团结，善于合作，协商办事。

1.3.4严守机密

秘书人员因为工作需要，有更多机会接触机密。相对而言和其它人员相比，知密早，知密多，知密深。所以，秘书人员要严守党和国家机密，遵守保密法规条例和保密制度，做好保密工作，保持高度革命警惕性，预防失密、窃密事件发生。

1.3.5文明礼貌

秘书部门是机关、单位形象“门面”和“窗口”，秘书人员一言一行关系到整个机关、单位形象，关系重大。所以，秘书人员要树立形象理念，要知道单位形象是组织一笔无形资产，自己一言一行事关单位著名度、美誉度。

1.4秘书工作职业现实状况

秘书职业一直是职场上供需两旺人才需求热点，据不完全统计，现在中国秘书从业人员达2300万人。伴随社会发展和企业竞争日益加剧，秘书工作关键性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”角色，而日渐成为参与管理特殊助手，她们不仅要熟练掌握办公室工作技巧，还要能在领导没有过问情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判定力[3]，并在给权力范围内果断做出决定。这也是为何秘书需求不停上升原因所在。

2秘书工作关键性

秘书工作范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，能够说，秘书本身素质及工作效率直接影响到整个部门或机构形象及竞争力，可见秘书岗位关键性。秘书必需含有冷静和细致素质。在领导不可及范围和领导可及不过没有必需亲自去做范围内，推行自己职责，确保所属企业高效运行，这就好比是领导第三只手[4]。有了这第三只手，领导才能够愈加得心应手地去做那些必需领导亲自去做事情。假如一个领导没有一个称心助手，写公文要领导自己做、起草协议要领导自己做、整理文件要领导自己做、收拾办公要领导自己做等等。这些琐