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采购供应链管理流程及操作指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购供应链管理活动，涵盖日常运营物料采购、项目专项采购、紧急采购等多种场景。具体包括：企业生产所需原材料、设备采购，办公物资采购，服务类采购（如物流、咨询等），以及新项目启动时的供应商寻源与采购执行。指南可供采购部门、需求部门、财务部门、仓储部门等协同使用，规范采购全流程操作，保证采购活动合规、高效、低成本。

二、采购供应链管理全流程操作步骤

采购供应链管理可分为需求管理、供应商管理、订单执行、交付验收、付款结算五大核心阶段，各阶段操作步骤及责任主体

（一）需求管理阶段：明确采购需求

目标：保证采购需求真实、准确、必要，从源头避免无效采购。

需求发起与提报

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）。

操作说明：

（1）需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、办公消耗），填写《采购需求申请表》，详细说明物料/服务名称、规格型号、技术参数、数量、用途、期望交付日期、预算金额等关键信息。

（2）需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

需求评审与确认

责任主体：采购部门牵头，需求部门、财务部门（可选）、技术部门（可选）参与。

操作说明：

（1）采购部门核对需求信息的完整性（如规格是否清晰、数量是否合理、预算是否符合公司成本控制要求），并判断是否属于集中采购目录或紧急采购。

（2）对技术复杂或金额较大的需求，组织技术部门进行参数可行性评审；对预算超标的，协同财务部门审核成本合理性。

（3）评审通过后，采购部门与需求部门确认最终采购需求，形成《采购需求确认单》，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商管理阶段：筛选与评估合格供应商

目标：建立稳定、可靠的供应商资源池，保证采购物料/服务的质量与供应continuity。

供应商寻源

责任主体：采购部门。

操作说明：

（1）根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价、比价、单一来源采购等方式寻源。

（2）优先从《合格供应商名录》中选择供应商；名录内无合适供应商时，通过行业展会、行业协会、网络平台（如企业采购平台）等渠道开发新供应商。

供应商资质审核

责任主体：采购部门、法务部门（可选）。

操作说明：

（1）要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）、过往合作业绩证明、财务报表（用于评估履约能力）等材料。

（2）审核供应商资质的真实性、有效性及经营范围是否匹配采购需求，形成《供应商资质审核记录表》。

供应商评估与选择

责任主体：采购部门牵头，需求部门、技术部门、质量部门参与。

操作说明：

（1）根据采购需求特点，制定评估指标（如价格、质量、交期、服务、合作稳定性等），对通过资质审核的供应商进行量化评分（参考《供应商评估打分表》）。

（2）对金额较大或关键物料的采购，可组织现场考察（如生产规模、工艺流程、品控能力），综合评估供应商履约能力。

（3）按“综合评分最优”原则确定候选供应商，报采购负责人审批后，纳入《合格供应商名录》或确定为项目供应商。

（三）订单执行阶段：与下达采购订单

目标：明确采购双方权利义务，保证订单信息准确无误，为后续交付验收提供依据。

采购订单

责任主体：采购部门。

操作说明：

（1）根据《采购需求确认单》和供应商报价，在采购系统中《采购订单》（PO），内容包括：供应商信息、物料/服务名称及规格、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

（2）订单需经采购负责人审核，保证与合同条款、需求信息一致。

订单下达与确认

责任主体：采购部门、供应商。

操作说明：

（1）采购部门将审核通过的《采购订单》正式发给供应商，要求供应商在规定时间内签字回传确认。

（2）若供应商对订单有异议（如交期、价格调整），采购部门需在2个工作日内与供应商沟通协商，达成一致后修订订单并重新确认。

（3）订单确认后，采购部门将订单复印件分发至需求部门、仓储部门，作为收货依据。

（四）交付验收阶段：物料接收与质量确认

目标：保证采购物料/服务数量准确、质量合格，符合订单约定标准。

到货通知与准备

责任主体：供应商、采购部门、仓储部门。

操作说明：

（1）供应商按订单约定时间提前1-3个工作日向采购部门发送《到货通知单》，注明预计到货时间、物料批次号、运输方式等信息。

（2）采购部门通知仓储部门做好收货准备（如卸货工具、存储空间、验收场地等）。

现场收货与数量清点

责任主体：仓储部门、采购部门（可选）、需求部门（可选）。

操作说明：

（1）物料送达后，仓储部门根据《采购订单》核对送货单信息（供应商名称、物料名称、规格、批次号、数量等），确认无误后签收；若数量不符或外包装破损，需当场在