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2026年面试中的行政秘书能力测试题集

一、办公软件操作题（共5题，每题6分，总分30分）

（针对长三角地区企业行政秘书岗位，侧重Excel与PPT）

1.Excel数据处理题（6分）

某公司2025年各部门行政费用支出数据如下表（部分数据缺失），请完成以下任务：

-计算每个部门的月均支出。

-使用数据透视表分析支出最高的三项费用（如办公费、差旅费）。

-为“市场部”制作费用超预算的红色警示标记（条件格式）。

要求：写出关键操作步骤（如“插入数据透视表，选择字段，设置条件格式”）。

2.PPT制作题（6分）

根据以下内容制作一份3页的汇报PPT：

-标题页：公司2025年行政效率提升计划。

-内容页1：用图表展示行政成本占比（假设数据：办公用品30%，差旅费25%，会议费20%）。

-内容页2：添加图标强调“数字化办公”措施（如电子审批、智能会议室）。

要求：描述页面布局（如“标题页使用公司LOGO，内容页分栏设计”）和关键功能（如“插入图表类型为饼图”）。

3.Word文档排版题（6分）

某会议通知需要包含以下要素：

-标题“第二季度行政会议”，居中加粗，字号24号；

-正文分三段，第一段首行缩进2字符，其余段落段间加0.5行间距；

-插入页码（右下角），并设置页眉为“XX公司行政部”。

要求：写出具体排版操作（如“点击“段落”设置首行缩进”）。

4.Excel公式应用题（6分）

已知某员工加班记录表，需计算每位员工的月加班时长（公式需考虑跨天情况，如“8:00-20:00算12小时”）。

要求：写出公式（如“=IF(B212,A2-12+C2,B2+C2)”，并解释逻辑）。

5.跨软件协作题（6分）

需将Excel中的“各部门费用统计”数据（含部门名称、预算、实际值）导入PPT的图表中，并确保数据更新时图表自动调整。

要求：描述操作方法（如“在PPT中插入图表，选择数据源为‘Excel文件’，勾选‘链接数据’”）。

二、事务处理题（共4题，每题7分，总分28分）

（针对珠三角地区外企行政秘书岗位，侧重跨文化沟通）

1.邮件回复题（7分）

收到客户邮件：“PleasearrangeameetingwithourdirectornextTuesday.”你需要协调本部门资源，回复邮件。请写出回复内容要点，需考虑：

-明确会议时间（如“可否安排于周二下午3点？”）；

-提供备选时间；

-询问对方导演的偏好（如“是否有具体议题？”）。

2.会议协调题（7分）

需组织一场跨国视频会议，参会者来自美国、德国和中国。请列出需提前准备的行政事项（至少5项）。

要求：例如“检查各方可用时差，准备多语言会议指南”。

3.差旅安排题（7分）

总经理计划下周前往上海参加展会，要求行政部协助安排。请列出差旅准备清单（至少5项），需体现本地化需求（如上海交通）。

要求：例如“预订浦东机场往返高铁票，提前申请上海临时证照”。

4.突发事件处理题（7分）

公司会议室设备突发故障（投影仪无法使用），需在1小时内解决。请写出处理步骤（至少4步）。

要求：例如“联系供应商远程指导，同时准备备用投影仪”。

三、沟通协调题（共4题，每题7分，总分28分）

（针对北方制造业企业行政秘书岗位，侧重内部协调）

1.部门沟通题（7分）

设计一份行政部与IT部关于“打印机共享方案”的沟通邮件框架，需包含：

-问题背景（如“各部门打印机故障频发”）；

-解决方案建议（如“集中采购3台激光打印机”）；

-请求反馈（如“请IT部评估可行性”）。

2.供应商谈判题（7分）

负责办公室绿植租赁，供应商报价超出预算。请列出谈判要点（至少4点）。

要求：例如“要求分期付款，或提出替代方案（如合作种植）”）。

3.员工关系协调题（7分）

接到保洁投诉：“茶水间饮水机滤芯已过期，导致水质差。”请写出处理流程（至少3步）。

要求：例如“立即更换滤芯，安抚员工并公示维修记录”。

4.跨部门会议主持题（7分）

主持“行政效率改进”会议，需协调人事部、财务部、IT部共同参与。请列出主持要点（至少3点）。

要求：例如“开场说明会议目标，控制发言时间，总结行动项”。

四、公文写作题（共3题，每题8分，总分24分）

（针对政府合作项目行政秘书岗位，侧重公文规范）

1.会议纪要写作题（8分）

根据以下会议内容，撰写会议纪要要点：

-会议主题：与XX市合作项目推进会；

-决议事项1：签订补充协议；

-决议事项2：下周提交可行性报告。

要求：格式需包含“时间、地点、参会人员、决议事项”。

2.通知写作题（8分）

公司决定下周一放假调休，请撰写正式通知（标题、正文、落款需完整）。

要