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行政公文写作规范模板

一、适用范围与常见应用场景

本规范适用于各类行政公文的拟制、审核与流转，涵盖机关、企事业单位日常工作中需以正式文件形式传达的指令、汇报、请示、函告等内容。常见应用场景包括：

上级部署传达：如转发上级文件、部署专项工作、落实会议精神等；

下级情况汇报：如工作总结、专项报告、请示事项等；

跨部门沟通协调：如商洽工作、征求意见、函复事项等；

对外正式函告：如告知事项、明确要求、回复咨询等。

二、公文拟制与流转全流程操作指引

（一）前期准备：明确核心要素

明确发文目的

确定公文需解决的核心问题（如“要求各部门提交年度计划”“请求增加办公经费”等）；

分析受众对象（上级、下级、平行单位或外部机构），针对性调整内容详略与语气；

确认是否需引用政策依据（如“根据《管理办法》第五条规定”等）。

收集整理资料

收集与发文事项相关的背景文件、数据、会议纪要等支撑材料；

核对信息准确性（如涉及时间、金额、部门名称等关键信息需与原始资料一致）。

确定文种类型

根据发文目的与内容性质，选择恰当文种（常见文种适用范围如下）：

通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（如“关于开展年度考核工作的通知”）；

报告：汇报工作、反映情况、答复询问（如“关于项目进展情况的报告”）；

请示：向上级请求指示、批准（如“关于申请购置办公设备的请示”）；

函：不相隶属机关之间商洽工作、询问答复（如“关于商请协助开展调研的函”）；

纪要：记载会议主要情况和议定事项（如“工作会议纪要”）。

（二）起草规范结构与内容

标题拟定

格式：“发文机关+事由+文种”（如“办公室关于举办公文写作培训的通知”）；

要求：简洁明确，不超过50字；避免使用“关于……的申请”“关于……的请示”等冗余表述（如“请示”已包含请求意味，无需重复“申请”）。

主送机关

指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；

多个机关间用顿号分隔，不同级别机关用逗号分隔（如“各部门、各直属单位：”）；

主送机关应唯一，确需多个时，应明确主办机关。

撰写

开头：说明发文依据或背景（如“根据年度工作安排”“为解决问题”等），简明扼要；

主体：条理清晰，一事一议，使用“一、二、三……”或“（一）（二）（三）”等序号分层；

结尾：根据文种规范表述（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“专此报告”等）。

附件说明

如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.工作方案”）；

附件名称后不加标点，多个附件时用阿拉伯数字标注顺序。

（三）内部审核：保证合规准确

部门初审

起稿人完成初稿后，交由部门负责人审核，重点检查内容是否与部门职责一致、数据是否准确、表述是否清晰。

会签程序

涉及多部门职责的公文（如联合发文、跨部门协调事项），需相关部门负责人会签，确认无异议后签字。

核稿校对

由办公室或综合管理部门核稿，重点检查：

格式是否规范（标题、主送机关、结构、附件等）；

内容是否符合政策法规、是否存在表述歧义；

文种使用是否恰当、主送机关是否准确；

文字、标点、数字使用无误（如“一”“二”与“（一）”“（二）”层级不混淆，日期用“2023年10月1日”而非“2023.10.1”）。

（四）签印发文：规范生效流程

领导签发

按审批权限报请领导签发（如请示类需报单位主要负责人签发，通知类需报分管领导签发）；

签发人应在指定位置签署姓名及签发日期（如“签发人：X2023年10月1日”）。

登记编号

办公室对签发后的公文进行登记，编制文号（如“X办发〔2023〕X号”），文号应唯一且按顺序编排。

排版印发

按标准格式排版（一般用三号仿宋体，标题用二号小标宋体，行距28磅等）；

核对无误后印发，并按规定分发至主送机关及抄送机关（需明确抄送范围，避免滥抄）。

三、公文核心要素及标准模板示例

（一）通用公文要素说明

要素

规范要求

示例

标题

发文机关+事由+文种，居中编排

公司关于开展2023年度安全生产大检查的通知

主送机关

顶格书写，后加冒号

各部门、各子公司：

开头说明依据，主体分条列项，结尾规范表述

为落实安全生产责任，根据上级要求，现就检查事项通知一、检查范围……二、检查内容……特此通知。

附件

下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称

附件：1.2023年度安全生产大检查评分标准

发文机关

右下角编排，字体与一致

公司办公室

成文日期

发文机关下一行，右空四字编排，用阿拉伯数字

2023年10月8日

印章

成文日期之上，居中编排，上不压，下压发文机关署名

（加盖单位公章）

（二）常见文种模板示例

1.通知类模板

办公室关于举办公文写作培训的通知

各部门、各直属单位：

为进一步提升我单位公文写作规范化水平，提高工作效率，根据年度培训计划，决定举办