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行政会议策划与执行标准化流程表

一、适用场景与核心目标

本流程表适用于企业内部各类行政会议的策划与执行，包括但不限于常规月度/季度工作例会、专项工作会议（如项目启动会、跨部门协调会）、年度总结会、临时应急会议等。通过标准化流程，可实现会议目标清晰化、筹备分工责任化、执行过程规范化、成果落地可追溯，保证会议高效有序，避免资源浪费与信息遗漏，提升行政工作协同效率。

二、标准化操作流程详解

（一）会前筹备阶段（会议发起前3-5个工作日）

步骤1：会议需求确认

操作内容：由会议发起部门（如行政部、业务部）填写《会议申请单》，明确会议主题、目标、预期成果、建议参会人员（部门/职务）、预计时长等核心信息，提交至行政部审核。

关键动作：行政部与发起部门沟通，确认会议必要性及核心诉求，避免无效会议。

步骤2：会议方案制定

操作内容：行政部根据审批通过的《会议申请单》，制定详细会议方案，内容包括：

会议时间（精确到上/下午，具体时段）；

会议地点（会议室名称，需提前确认场地可用性）；

参会人员（主会人、主讲人、记录人、列席人员，明确是否需外部人员参与）；

会议议程（按议题重要性排序，每个议题分配具体时长，预留10-15分钟机动时间）；

所需资源（投影设备、麦克风、白板、会议资料、茶歇、防疫物资等）。

输出文件：《会议方案审批表》（需主会人签字确认）。

步骤3：资源协调与确认

操作内容：行政部根据方案协调资源：

场地：预订会议室，提前检查设备（投影仪、音响、网络）是否正常，调试设备并测试；

物料：打印会议资料（按参会人数+备用份数准备）、准备签到表、姓名牌、笔、纸等；

人员：明确记录人（负责会议纪要）、引导员（负责签到、引导座位）、茶歇服务人员（如有）。

关键动作：提前1天再次确认场地、设备、物料到位情况，避免临时变动。

步骤4：会议通知发布

操作内容：通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发布正式会议通知，至少提前2个工作日送达，包含：

会议主题、时间、地点；

参会人员名单及职务；

详细议程（含各议题时长）；

会前准备事项（如需提前阅读资料、准备汇报材料）；

联系人及联系方式（行政部*主管）。

附加动作：对关键参会人员（如主会人、主讲人）进行一对一提醒，保证准时参会。

（二）会中执行阶段（会议当天）

步骤1：场地与设备最终检查

操作内容：会议开始前30分钟，行政部人员到达会场：

检查会议室布置（桌椅摆放是否符合会议形式，如圆桌式/课桌式）；

再次测试设备（投影、麦克风、网络连接）；

摆放会议资料、姓名牌、签到表、笔等物料；

调试空调、灯光，保证环境舒适。

步骤2：签到与人员引导

操作内容：

参会人员到达后，在《会议签到表》上签字（含姓名、部门、联系方式、签到时间）；

引导员引导参会人员就座（主会人、主讲人安排在核心位置，列席人员安排在周边）；

提醒参会人员将手机调至静音或震动模式，关闭无关通知。

步骤3：会议议程控制

操作内容：

会议开始，由行政部*主管宣布会议开始，介绍主会人及议程；

严格按照议程推进，每个议题结束时提醒主讲人剩余时间，避免超时；

主会人可根据实际情况灵活调整议程顺序，但需提前与相关议题主讲人沟通；

记录人实时记录会议要点（含讨论内容、决议事项、待办任务）。

步骤4：突发情况处理

操作内容：

设备故障：立即启用备用设备（如备用投影仪、移动麦克风），或临时调整议程（如先进行无需设备的议题）；

人员迟到/缺席：由引导员及时联系迟到人员，告知当前议题；缺席人员的重要意见需由其部门同事代为传达；

讨论偏离主题：主会人或主持人及时引导，聚焦议题核心目标。

（三）会后跟进阶段（会议结束后1-3个工作日内）

步骤1：会议纪要整理与分发

操作内容：

记录人根据会议记录，整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决议事项、待办任务（含任务描述、负责人、截止日期）；

纪要完成后提交至主会人审核，确认无误后（1个工作日内）通过企业内部通讯工具发送至所有参会人员及相关负责人；

纪要需标注“请各负责人按时完成任务，行政部将定期跟踪”。

步骤2：任务分解与跟踪

操作内容：

行政部根据《会议纪要》中的待办任务，填写《任务跟踪表》，明确任务负责人、截止日期、优先级；

任务负责人需在收到任务后1个工作日内确认任务可行性，如有异议及时反馈；

行政部每周更新《任务跟踪表》进度，对逾期未完成的任务提醒负责人，并同步至主会人。

步骤3：资料归档与复盘

操作内容：

资料归档：将《会议申请单》《会议方案审批表》《会议签到表》《会议纪要》《任务跟踪表》等会议相关资料整理存档（电子档存入指定共享文件夹，纸质档装订存档），保存期限不少于1年；

会议复盘：行政部在重要会议（如年度总结会、项目启动会）结束后3个工作日内，组织发起部门、主会人进