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企业日常费用报销及审核规范工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于企业内部员工因履行工作职责产生的日常费用报销管理，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费等常规支出类型。典型场景包括：员工因公出差产生的交通及住宿费用报销、部门办公采购费用结算、客户接待相关支出报销、远程办公产生的通讯费用报销等。通过标准化流程，保证费用支出真实、合规、高效，同时明确各环节责任，提升财务管理规范性。

二、费用报销全流程操作指引

（一）费用发生与凭证准备

事前申请（如需）：单笔费用超过5000元或涉及大额支出（如会议费、培训费），需提前3个工作日通过OA系统提交《费用预申请表》，注明费用用途、预算金额、时间地点等，经部门负责人审批后方可执行。

费用发生与凭证获取：员工在费用发生时，应保证消费行为与工作相关，并获取合规凭证（如消费清单、电子支付记录、行程单等），凭证需注明消费日期、金额、项目及供应商信息，保证清晰可辨。

（二）报销单据填写与提交

填写《费用报销单》：登录企业财务系统，进入“费用报销”模块，选择对应费用类型，逐项填写报销明细，包括：费用项目、发生日期、金额、消费事由、所属部门、成本归属项目（可选）。

附件：将准备好的合规凭证扫描或拍照至系统，每张凭证需与报销单明细一一对应，附件总数不超过10张（超过需分单提交）。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统根据部门层级自动流转至审批人（员工→部门负责人→财务专员→出纳）。

（三）部门审核

部门负责人收到审批任务后，需在2个工作日内完成审核，重点关注：

费用事由是否与部门工作计划相关；

报销金额是否在预算范围内（如涉及预算）；

附件是否齐全、事由是否清晰。

审核通过后“同意”，驳回需注明具体原因（如“附件缺失”“事由不明确”），员工修改后重新提交。

（四）财务审核

财务专员收到报销单后，1个工作日内完成合规性审核，审核要点包括：

费用是否符合企业《费用管理制度》规定；

附件是否真实、合法（如消费记录与报销金额是否一致）；

报销标准是否合规（如差旅住宿是否超标、交通费是否符合地区补贴标准）。

审核通过则进入付款流程，驳回需明确整改要求（如“超支部分需核减”“补充说明材料”）。

（五）出纳付款与档案归档

出纳付款：出纳确认财务审核通过后，根据报销单信息选择支付方式（企业对公转账、员工个人账户等），款项需在1个工作日内支付至指定账户，并在系统中标记“已付款”。

档案归档：每月末，财务部门将当月报销单及附件打印、装订成册，标注“年月费用报销档案”，由专人保管，保存期限不少于5年。

三、标准化报销申请表模板

费用报销单

报销单号：【系统自动】

日期：年月*日

申请人信息

姓名：*工

部门：*部

工号：*号

岗位：*岗

费用明细

费用项目

发生日期

差旅费-交通

2023-10-08

差旅费-住宿

2023-10-08-10-10

办公费-采购

2023-10-12

合计金额（大写）：壹仠壹佰伍拾元整

小写：1150.00

附件清单

附件1：高铁电子票（PDF）

附件2：酒店水单（扫描件）

审批意见

部门负责人：经理日期：年月日

财务专员：会计日期：年月日

备注

本次出差涉及项目，成本归属项目：项目开发

四、执行要点与常见问题提示

（一）核心执行要求

时限管理：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交《逾期说明》，经部门负责人及财务总监审批后方可处理；跨月报销原则上不予受理，特殊情况除外。

标准规范：严格执行企业《费用报销标准》（如住宿标准：一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚；交通费：市内公交实报实销，打车需注明事由）。

责任明确：员工对报销材料的真实性负责，部门负责人对业务必要性负责，财务部门对合规性负责，各环节不得推诿。

（二）常见问题处理

附件缺失：若附件不全，需在收到驳回通知后1个工作日内补充，逾期未补充则自动撤销报销单。

金额差异：若实际消费金额与报销金额不符（如凭证显示金额为120元，报销150元），需补充《差异说明》，经部门负责人签字确认后提交。

特殊情况处理：如遇紧急费用（如突发维修费），可通过电话向财务专员报备，事后2个工作日内补全手续。

（三）禁止行为

严禁虚构费用、拆分报销（将超限费用拆分为多笔低金额报销）、重复使用附件等行为，一经发觉将按企业《员工行为规范》处理，情节严重者追究责任。