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行政财务业务流程规范手册

前言

为进一步规范公司行政财务管理行为，明确各环节职责，提高工作效率，保障公司资产安全与完整，降低运营风险，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门及全体员工提供清晰、统一的行政财务业务操作指引，确保各项行政财务活动有章可循、有据可查，促进公司整体运营的规范化与高效化。

本手册适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的各项行政财务业务。全体人员均应认真学习、严格遵守，并在实际工作中自觉执行。

一、基本原则

1.依法依规、统一规范：严格遵守国家财经法律法规及公司内部规章制度，确保各项行政财务业务操作符合统一标准和规范。

2.预算控制、讲求效益：所有支出应在批准的预算范围内执行，力求以最合理的成本获取最大效益。

3.权责清晰、相互制约：明确各岗位在行政财务业务中的职责权限，形成有效的监督制约机制，防范操作风险。

4.效率优先、服务保障：在规范操作的前提下，优化流程，提高办事效率，为公司各项业务开展提供有力的财务支持和服务保障。

5.真实准确、及时完整：确保所有经济业务的原始凭证真实有效，财务信息准确无误，数据记录及时完整。

二、行政财务业务流程

（一）预算管理

预算管理是行政财务工作的龙头，所有行政费用支出均应纳入预算管理范畴。

1.预算编制：

*各部门根据年度工作计划及实际需求，于规定时间内编制本部门年度行政费用预算，内容应具体、详实，测算依据充分。

*预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，优先保障必要的、常规性支出。

2.预算审批：

*各部门预算草案经部门负责人审核后，提交行政财务部门汇总初审。

*行政财务部门结合公司整体战略目标及财务状况，对各部门预算进行审核、调整，形成公司年度行政费用预算草案，按审批权限逐级上报审批。

*经最终审批通过的年度预算，作为各部门年度行政费用支出的依据。

3.预算执行与控制：

*各部门应严格按照批准的预算执行，不得超预算、无预算支出。

*行政财务部门负责对预算执行情况进行日常监控，定期（如月度、季度）分析预算执行差异，并及时向管理层及相关部门反馈。

4.预算调整：

*因市场变化、政策调整或不可预见因素导致原预算无法满足实际需要的，可按规定程序申请预算调整。

*预算调整申请需详细说明调整理由、调整金额及对经营目标的影响，按原审批程序报批。

（二）费用报销

费用报销是员工因公发生费用后，凭有效凭证向公司申请支付的行为。

1.原始凭证要求：

*报销须提供合法、合规、真实、有效的原始凭证，如发票、行程单、付款凭证等。发票抬头须为公司全称，内容应清晰、完整，符合税务规定。

*原始凭证应保持整洁，不得涂改、挖补。如有遗失，应提供相关证明材料并经部门负责人及行政财务部门负责人审批。

2.报销单填写：

*报销人应如实、规范填写《费用报销单》，注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并粘贴好原始凭证。

*不同类型的费用应分别填写报销单，或在同一报销单上分项目列明。

3.审批流程：

*报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交部门负责人审核，部门负责人对费用的真实性、必要性进行审核。

*经部门负责人审核通过后，按审批权限逐级上报审批。

*行政财务部门对报销凭证的合规性、完整性、金额准确性及是否符合预算进行审核。

4.付款：

*审核无误的报销单据，由行政财务部门按公司规定的付款周期和方式（如银行转账、公务卡还款等）办理付款。

*原则上，费用报销应支付至报销人本人账户。

（三）备用金管理（如适用）

备用金是为满足部门日常零星开支需要，预先拨付给指定人员的周转资金。

1.备用金申请与审批：

*确有需要的部门，可由指定专人（备用金保管人）向行政财务部门提交备用金申请，注明用途、预计金额，经部门负责人及行政财务部门负责人审批后拨付。

2.备用金使用与报销：

*备用金仅限用于部门日常零星办公支出，不得挪作他用。

*备用金保管人应建立备用金台账，逐笔记录收支情况，并定期（如每月）凭有效凭证到行政财务部门办理报销手续，补足备用金。

3.备用金核销与收回：

*备用金保管人岗位变动或不再需要备用金时，应及时办理备用金核销和余款交还手续。

*行政财务部门应定期对备用金进行盘点核对，确保账实相符。

（四）大额资金支付

单笔或一定时期内累计金额较大的资金支付，需履行更为严格的审批程序。

1.支付申请：

*业务部门因采购、服务等需要支付大额资金时，应提交《付款申请单》，并附相关合同、协议、验收证明等支持性文件。

2.审批流程：

*《付款申请单》经部门负责人审核后，提交行政财务部门审核其合规