工程项目资料管理与交接规范.docxVIP

工程项目资料管理与交接规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范工程项目资料的形成、收集、整理、保管、移交和归档全过程管理，确保项目资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，满足工程建设、运营维护及后续审计、归档的要求，依据国家相关法律法规及行业管理标准，结合工程项目管理实际，制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有新建、扩建、改建工程项目的资料管理与交接工作。参与工程项目建设的各相关单位（包括但不限于建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等）及项目各部门人员，均应遵照本规范执行。

1.3基本原则

工程项目资料管理应遵循以下基本原则：

真实性原则：资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、篡改。

完整性原则：资料应齐全完整，涵盖工程建设全过程的各个环节。

及时性原则：资料的形成、收集、整理应与工程进度同步，及时有效。

规范性原则：资料的格式、内容、签署、编号等应符合相关标准和规定。

安全性原则：采取有效措施，确保资料在保管和流转过程中的安全，防止丢失、损坏和泄密。

二、资料管理

2.1资料的形成与收集

2.1.1责任主体

各单位及项目相关人员是其职责范围内产生资料的第一责任人，应确保资料的及时形成与收集。施工单位负责施工过程中各类技术、质量、安全、验收等资料的收集；监理单位负责监理规划、实施细则、监理通知单、验收意见等监理资料的收集；建设单位负责项目前期文件、审批文件、合同、会议纪要等资料的收集；勘察、设计单位负责提供勘察报告、设计图纸、设计变更等资料。

2.1.2收集范围

资料收集范围应包括但不限于：

项目前期文件：立项批复、可行性研究报告、用地规划许可、环评批复等；

勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、图纸会审记录等；

招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同协议等；

施工技术文件：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录等；

工程质量文件：原材料/构配件/设备合格证及检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量评定资料等；

施工安全文件：安全专项方案、安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、事故处理报告等；

工程进度与造价文件：施工进度计划、工程量签证、工程款支付申请与审批、竣工结算资料等；

监理文件：监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理通知单及回复、旁站记录、平行检验记录等；

竣工验收文件：竣工申请报告、竣工验收记录、竣工图、工程总结等；

其他文件：会议纪要、来往函件、影像资料、电子文件等。

2.1.3收集要求

资料收集应及时、准确、完整，符合规范要求。原始凭证、记录应真实有效，签字盖章齐全。复印件应注明原件存放处，并由原件提供单位加盖公章或相关责任人签字确认。

2.2资料的整理与编码

2.2.1整理原则

资料整理应遵循分类清晰、层次分明、便于查阅的原则。按照工程专业、资料类别、形成时间或工序顺序进行系统整理。

2.2.2编码规则

资料编码应具有唯一性、系统性和可追溯性。编码体系可由工程代号、单位代号、资料类别代号、顺序号等组成。具体编码规则由项目管理部门统一制定并下发执行。各单位应严格按照统一编码规则对资料进行编号。

2.2.3组卷与编目

资料应按规定进行组卷，同一类别的资料组成一卷或多卷。每卷资料应编制卷内目录，标明序号、资料名称、编号、页次、形成日期、责任人等信息。案卷封面应注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等。

2.2.4规范性要求

资料用纸规格应符合国家标准，字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料。图纸应折叠规范，图标外露。装订应牢固、整齐，便于翻阅。

2.3资料的保管与维护

2.3.1保管条件

资料保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。纸质资料应存放在专用档案柜中，电子资料应存储在安全的计算机硬盘、移动存储设备或服务器中，并进行定期备份。

2.3.2保密管理

涉密资料应按照保密规定进行管理，明确保密级别，限制接触范围，建立借阅登记制度。

2.3.3维护与更新

对保管的资料应定期进行检查、清点和维护，发现破损、变质等情况应及时采取补救措施。电子资料应定期检查存储介质的有效性，防止数据丢失或损坏。资料内容发生变更时，应及时更新相关记录，并确保新旧资料的有效衔接。

2.3.4借阅管理

建立资料借阅登记制度，明确借阅范围、期限和审批程序。借阅人应爱护资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删资料。借阅结束后，应及时归还，管理人员应对归还资料进行核对。

2.4资料的归档

2.4.1归档范围

凡反映工程项目建设全过程、具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的资料均应归档。

2.4.2归档时间

工程项目竣工验收后，各相关单位应在规定期限内完成资