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团队协作与沟通记录表模板

一、适用工作场景

项目推进会议：同步项目进度、解决跨节点问题、明确下一阶段目标；

任务分配与对齐：分解工作任务、确认责任人及时间节点、协调资源需求；

问题复盘与讨论：分析项目/任务中的卡点、总结经验教训、制定改进措施；

需求沟通与确认：对接业务需求与技术实现、明确交付标准、规避理解偏差；

日常协作同步：跨部门信息同步、临时事项协调、工作交接说明。

二、操作流程指引

步骤1：明确沟通目的与范围

沟通前确定本次沟通的核心目标（如“解决模块开发延迟问题”“明确Q3营销活动分工”），避免讨论内容发散；

列出需沟通的关键议题清单，保证覆盖所有必要信息。

步骤2：确定参与人员与时间

根据沟通议题邀请相关人员（如项目负责人、执行人、资源支持方、决策人等），避免无关人员参与导致效率低下；

提前与所有参与人确认沟通时间，预留10-15分钟准备材料，保证全员准时参与。

步骤3：实时记录沟通核心内容

沟通过程中指定专人记录，重点捕捉以下信息：

各议题的讨论要点（不同观点、争议焦点、共识结论）；

关键数据（如项目截止日期调整、预算变更、资源投入数量等）；

未达成一致的问题及待明确事项。

步骤4：提炼行动项与责任人

对沟通中确定的后续行动进行细化，明确每项行动的：

具体内容（避免模糊表述，如“优化界面”改为“调整首页按钮颜色及大小”）；

负责人（需为具体人名，用代替，如“由负责跟进”）；

截止时间（精确到日期，如“2023年10月20日前完成”）；

交付成果（如“输出最终版设计稿”“提交测试报告”）。

步骤5：同步记录与后续跟进

沟通结束后2个工作日内，整理记录表并同步至所有参与人员，确认信息无误；

定期（如每周例会）回顾行动项进展，对逾期未完成的及时跟进，保证闭环。

三、记录表示例

日期

时间

参与人员

沟通主题

沟通内容摘要

关键结论

行动项

负责人

截止时间

状态

备注

2023-10-10

14:00-15:30

、、、、*

项目V2.0版本需求对齐

1.业务方提出新增“用户数据导出”功能需求，原计划排期需调整；2.技术组反馈“支付模块接口联调”存在兼容性问题，需协调第三方配合；3.设计稿确认时间较原计划延迟3天。

1.“用户数据导出”功能优先级调整为“高”，需重新评估排期；2.第三方接口问题由*负责对接，2日内反馈解决方案；3.设计稿截止时间顺延至10月13日。

1.重新评估V2.0版本整体排期，输出调整计划；2.跟进第三方接口解决方案，同步测试组；3.督促设计组10月13日前提交终稿。

*

10月12日

进行中

2023-10-11

09:30-10:00

、

日常周进度同步

1.负责的“前端页面开发”完成80%，剩余登录模块待联调；2.负责的“数据库设计”已完成，待开发组确认。

1.登录模块联调需后端配合，今日14:00前完成对接；2.数据库设计稿由今日内审核并反馈。

1.前端今日完成登录模块联调；2.后端14:00前提供接口文档。

、

10月11日

已完成

四、使用要点提示

及时性与准确性：沟通结束后24小时内完成记录整理，避免信息遗漏或偏差；关键数据（如时间、负责人、成果）需经参与人确认，保证无误。

聚焦行动项：记录表核心是推动行动，避免过多描述性内容，每项行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

责任到人：行动项负责人必须明确，避免“多人负责等于无人负责”的情况；如需跨部门协作，需指定牵头人协调资源。

定期回顾：将记录表作为团队协作的“过程资产”，每周/每月回顾高频问题及未闭环行动项，持续优化协作流程。

保密性管理：涉及敏感信息（如未公开的项目计划、客户数据等）的沟通记录，需限定查阅范围，避免信息泄露。